年次決算を楽にするための売上管理方法とは?毎月の売上管理業務のポイント

年次決算を楽にするための売上管理方法とは?毎月の売上管理業務のポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

売上管理とは、その名の通り売上を管理する業務のことです。しかし、売上をただ管理するだけの業務ではないことをご存じでしょうか。売上を管理をする目的は「売上目標を達成する」ことであり、そのために現在の売上記録や集計から様々な分析をする必要があるのです。

売上管理がしっかりできている会社は、売上目標を達成できる可能性が高くなるため、会社の生産性向上には欠かせない重要なポイントです。そこで本記事では、簡単に捉えられがちな売上管理について詳しく解説し、売上管理の注意点やポイントについて見ていきましょう。

売上管理の業務とは?

売上管理の業務とは一体どのようなものなのか、改めて見ていきましょう。一般的には会社の経理が行う業務であり、日々の売上を記録したり分析したりしています。分析は、過去と現在の比較や目標までの達成率、部門別や地域別、商材別、顧客別など様々な分野で細かく分析することが求められます。

売上管理をする主な理由は、「現在の会社の状態を把握するため」「分析をすることで早めに対策を行うため」で、売上管理が会社の行く末を左右すると言っても過言ではないほど、重要な判断材料となっているのです。売上管理は売上の記録をつけるだけの単純な事務作業に見えてしまいますが、実は大きな役割を担っていることがわかります。

売上管理の注意しておきたいポイント

売上管理が会社にとってどれくらい重要なものかについては、お分かりいただけたと思います。会社に役立つ売上管理の業務を行う際には、「管理データの正確さ」「管理する際の効率の良さ」「判断材料になるだけの具体性」が必要になります。これらを行うためには、どのようなことに注意したらいいのでしょうか。1つ1つ確認していきましょう。

ポイント 1 テンプレート作成

テンプレートとは「型に流し込んで同じものを作り出す」という意味があり、ひな形となるデータのことです。テンプレートを作成しておけば記入の仕方が一目でわかるので、記入という作業を効率的に行うことができるでしょう。

売上管理の担当が変わったり、新人や未経験者が担当することになったりしたとしても、わかりやすく覚えやすいテンプレートがあれば業務に支障が出ることを避けられます。

ポイント 2 ルール決め

売上管理は入力することが多い業務です。様々な人が入力作業をした場合、入力の仕方に違いがあったり、考え方が違っていたりする場合があり、正確なデータを収集できなくなってしまう恐れがあります。

それを防ぐためにも、入力業務に関してルールを決めておくことをおすすめします。記入方法はもちろんのこと、備考欄などはどんな風に使用するかも決めておくことで、誰でもわかりやすく見やすくなるでしょう。

ポイント 3 数値以外の項目作成

数値だけを記入するのではなく、それ以外の項目も作るようにしましょう。その日の天気や曜日、イベントなども数値と一緒に記入することで、売上分析が細かくできるようになります。

晴れや雨などの天候によって売り上げは左右されるのか、曜日によって違いはあるのか、イベントがあれば売上は上がるのかなど、市場調査や経営分析に役立つのです。これからの対策を立てる際にも貴重な判断材料となるでしょう。

ポイント 4 表計算ソフトの活用

数値の計算を人の手でやってしまうと、どうしてもミスが起こりやすくなります。また、時間も手間もかかってしまうので、表計算ソフトを活用するようにしましょう。

表計算ソフトを使えば数値を入力すると自動で計算してくれるので、時間と手間がかかりません。データの正確性も格段に上がるので、ITの力を借りるメリットは大きいでしょう。

ポイント 5 管理項目の把握

ただ数値を入力するだけでは、判断材料になるだけの具体性がなくなってしまいます。管理している項目とその特徴をしっかりと把握しておくことで、真に役立つ売上管理につながっていくでしょう。売上管理表にあると良い項目とその特徴をまとめました。

売上管理表にあると良い項目
  • 各項目の目標…目標を立てておくことで、現在の状況と見比べて分析することができます。
  • 売上目標の達成進歩…進捗状況を知るために必要な項目です。期間を毎月、四半期、年度と分けておくと、対策を立てやすくなります。
  • 仕入れた商品の原価…原価を記入しておくことで粗利益がわかります。売上高から原価を引いた額が粗利益であり、粗利益は商品やサービスの価値を示すものなので、経営分析に役立つでしょう。
  • 予算と消化状況…予算と経費の消化状況がわかれば、経費の無駄がないかどうか、妥当であるかどうかを知る手掛かりになります。
  • 曜日・天候…上記で説明しましたが、曜日や天候によって売れ筋が変わることはよくあります。一見関係なさそうに思えても、記入しておくことで傾向を把握することができるでしょう。

ITツールによる売上管理

売上管理システム(ITツール)とは売上管理に特化したシステムで、売上をさまざまな軸で集計・参照ができ、売上分析も自動で行ってくれます。その結果、業務効率が上がり、人的ミスも少なくなるというメリットがあるのです。

しかし、表計算ソフトやExcelとは違って導入には費用が必要になるほか、システムの操作方法を学ばなければならないので、導入し使いこなすまでのハードルが高いというデメリットもあります。

メリットやデメリットを考慮した上で選ぶ必要がありますが、大量のデータを処理することができることや業務効率の改善に繋がることを考えると、やはり売上管理システムを導入する方が後々会社にとって有益になると言えるのではないでしょうか。

ITツールを導入するメリット

メリットがあることはお伝えしましたが、具体的にはどのようなものなのかを1つ1つ確認していきましょう。

メリット 1 精度の高さと業務効率の向上が見込める

システムの場合は自動で計算や分析をしてくれるので、人的ミスが少なくなります。その分精度の高い正確な数値や分析ができるでしょう。また、人手が足りず記入するだけで精一杯だと分析が遅れてしまいますが、システムを導入し業務効率の向上ができれば、すばやく分析を行うことができます。

その結果、最新の分析結果をもとに経営判断をすることができるので、経営上のメリットが大きくなると言えます。

メリット 2 月次売上を素早く把握できる

業務効率の向上により売上の管理が速くなるだけではなく、月次決算(1ヶ月単位で行う決算業務)も素早く把握することができます。月次決算はその月の売上や経費を精算しなければなりませんが、システムなら自動でやってくれるのです。

その結果、売上予測を立てたり、売上がふるわない分野の改善に努めたりすることも素早くできるでしょう。

メリット 3 複数の売上をまとめて管理できる

複数の商品やサービスを抱えている場合は、それぞれの売上管理が必要になります。表計算だと1つ1つシートごとに管理しなければならないので作業が複雑になりますが、システムを使えばまとめて管理することができるので作業が簡素化されます。

売上管理を迅速かつ正確に!

毎月の売上管理方法と売上管理業務のポイントについて理解は深められたでしょうか。

毎月の売上管理を正確に行うことで、決算時の確認作業が削減できることに加えて、バックオフィス業務の効率化に期待できます。

売上管理について詳しく解説してきました。簡単な事務作業に思える売上管理ですが、データを有効に使うことで会社の経営にもつながる重要な業務なのです。これから先のことを考えれば、しっかりとした売上管理をすることが大切です。この機会に、ぜひ見直してみてはいかがでしょうか。

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