経理のお悩み解決!消し込みが終わらない…毎月の締め日の苦しみから解放される方法とは?

経理のお悩み解決!消し込みが終わらない…毎月の締め日の苦しみから解放される方法とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業は請求書を発行し債権を確定した後で売掛金の入金があるのですが、その入金額、入金予定日を把握し、来る日にあるべき入金がないことや、全額の入金がない場合に、次のアクション(入金の督促)を行うことが必要です。このチェック業務を「入金消込(けしこみ)」といいます。

入金消込の意味

企業は請求書を発行し債権を確定した後で売掛金の入金があるのですが、その入金額、入金予定日を把握し、来る日にあるべき入金がないことや、全額の入金がない場合に、次のアクション(入金の督促)を行うことが必要です。このチェック業務を「入金消込(けしこみ)」といいます。

入金消込のミス

この入金消込作業は人為的ミスが起こりがちです。たとえば、取引先の債権一覧表と銀行入金額との突合(とつごう)作業を行い、経理担当者が目で見て一致するものを消し込むのですが、同じ金額であるときに、違う取引先の債権を消し込むことなど起こり易く、また請求先に複数の債権があるときに、どれが消込対象か確認しながら消し込み作業をしないと正しく取引先債権の消し込みが行われず、そのまま取引先に入金督促を行うと、その取引先に大きな迷惑をかけます。

エクセルでの消し込み作業

債権数が少ないうちはエクセルで取引先の個別の債権を羅列し、その債権が入金日に入金があるのかを、個別に消し込むことで「入金消込」作業は完結できるのですが、その債権額をエクセルに書き出し、入金予定日や実際の入金日、入金額を記載していく作業は効率的でなく、記載ミスが起こりがちでお勧めできません。

エクセルでの消込作業は大変

エクセルでの管理方法

仮にエクセルで管理する場合するなら、債権(入金予定日、債権額、取引先)の一覧と銀行入金データをエクセル関数(vlookup関数など)などを使って自動突合することが多いかと思います。この場合の欠点はある取引先に複数の債権がある場合と入金額とに不一致がある場合に消し込みに時間がかかることです。

エクセル以外の管理方法

ではエクセル以外の管理方法はどういったものがあるのでしょうか。

会計システムで債権管理機能の仕組みがあれば、その債権管理システムを利用するのが簡単です。具体的には債権管理機能で計上される債権一覧に銀行入金データを取込むことで、エクセルでの転記作業の削減ができ、リアルタイムでの「未入金一覧」の作成や人為ミスの削減など良いことばかりです。

入金消込ツールの利用

会計システムに債権管理機能がない場合には、外付けでの入金消込ツールの利用が考えられます。これらの入金消込ツールには請求書の発行システムも実装しており、

請求書の作成・発行・受け取りが一つのシステムで一貫して行えるSaaS会社が提供するもの(サブスクリプションサービス)を導入すると、コストも安価で再発行や修正依頼時にデータを探しやすいです。

これらのサブスクリプションのサービスでは請求書発行・入金消込・売上計上を自動化することができるなど業務効率化が格段に向上します。

入金消込ツールの導入メリット(経営者編)

経営者からすると取引先の貸倒れのリスクを早期に把握して督促対応できることが大きなメリットです。貸し倒れ(債権の回収ができなくなること)が発生した場合に、話し合いや訴訟をして貸金を回収することが必要なのですが、仮に債権者が夜逃げなどで貸金を回収することができなくなったとしても税務上の費用になるには要件が厳しく、その状況になる前に債権を回収できるのが望ましいです。また、消込作業をシステム化するとこの作業の俗人化を避けることができ、この担当者が辞めたあとに経理作業が滞ることもなくなります。経営者からすると経理担当者の退職による業務の遂行が止まることは、大きな損失でもあります。

請求代行サービスの利用

自社で入金消込ができるツールを利用しない場合は外部アウトソースすること検討しましょう。請求代行サービスとは、外部の会社が入金確認・消込作業を代行してくれ、経理担当は請求金額と入金金額の突合・消込作業は不要となります。併せて請求書発行や郵送も不要になり効率化できます。請求書には紙の請求書を使うことは必要なく、今後は電子請求書を使うことが一般的になります。

電子請求書とは?

本来の電子記録保存法は、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めたものでした。電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく右の3種類に区分されています。

  1. 電子帳簿等保存:電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存。
  2. スキャナ保存:紙で受領・作成した書類を画像データで保存。
  3. 電子取引:電子的に授受した取引情報をデータで保存

2022年1月1日に施行された改正・電子帳簿保存法は以下が変更され各社で電子保存がしやすくなりました。

  1. 税務署長の事前承認制度が廃止
  2. 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備
  3. 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能です。
  4. タイムスタンプ要件、検索要件等についても簡素化されました。
  5. 適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等)が廃止されました。
  6. スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。

参考:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

これらの取り扱いで、中小企業等でもWeb請求書を導入しやすくなりました。背景としては、やはりコロナ禍の中でのリモート勤務の奨励が後押ししています。この結果として従来の紙保存の請求書を継続適用する意味はもう無いものと考えられます。

今後の入金管理の在り方

いままでの時代は請求書発行、債権管理、入金管理などのフローは経理マンの基本的なスキルのひとつであると考えられましたが、今後は人口の減少に備え経理に携わる人の減少も考慮しなければなりません。

時間もかかりミスも発生しやすい前時代の作業から脱却し、より人間的な価値を生みだす「仕事」を行うことが重要になります。作業はAIが代替することになるからです。

システムで代替できるものはシステム化しながら、人間は「より深く考える」仕事が重要視されるのですが、経理マンにとって「より深く考える」仕事とはなんでしょうか。

将棋の羽生名人が指す将棋は、AIも予測がつきにくいと言われています。AIは過去の経験を学習し次の方向性を導くのですが、そこには斬新なアイディアは存在しないかもしれません。

人間はそこにユーモアを交えて新たな創造を生み出します。それが仕事の価値かもしれません。今後の経理マンも会計基準等には準拠しながらも、創造力を付加して経営の羅針盤になるような働き方が求められるかもしれませんね。

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