中小企業の経理担当者は大変!業務改善はじめの一歩〜売掛金・前受金管理編〜

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業の取引において、頻出する勘定科目が「売掛金」と「前受金」です。これらの科目は事業の拡大に比例して、管理が難しく、煩雑になることも多いですが、業務の見直しをしたいと考える経理担当者の方も多いのではないでしょうか。

とくに、サブスクリプションビジネスをはじめとした事業では、売掛金や前受金の発生も多くなります。この記事では、中小企業の経理担当者が直面する、売掛金・前受金管理業務の課題を解決する方法を解説します。

売掛金・前受金とは

まず、売掛金と前受金の概要について仕訳例をまじえて解説します。

(1)売掛金

売掛金は、「サービスや商品の提供が完了しているものの、未回収の代金がある」場合に計上します。貸借対照表上では「資産の部」に表示される勘定科目です。

会計上、売掛金は売上(収益)を認識するタイミングで計上します(仕訳例1)。この時点では売上代金を受け取っていないため、後日、代金が入金されたら売掛金を消去します(仕訳例2)。

仕訳例1:A社へのサブスクリプションサービスの提供が完了した。なお、代金の100,000円は後日回収する予定である。

借方貸方
科目金額科目金額
売掛金100,000売上100,000

仕訳例2:A社に提供したサブスクリプションサービスの代金が、当社の銀行口座に入金された。

借方貸方
科目金額科目金額
現金預金100,000売掛金100,000

仕訳例2では、仕訳例1で計上した売掛金が相殺されています。この相殺処理のことを「消込」といいます。

(2)前受金

前受金は「サービスや商品の提供は未完了であるが、代金はすでに受け取った」場合に計上します。貸借対照表上では「負債の部」に表示される勘定科目です。

会計上は、代金を受け取った段階で前受金を計上し(仕訳例3)、サービスや商品の提供が完了したら、売上を計上して相殺します(仕訳例4)。

仕訳例3:B社より、サービス代金の1年分である120,000円(10,000円/月)を受け取った。なお、サービスの提供は来月から開始する。

借方貸方
科目金額科目金額
現金預金120,000前受金120,000

仕訳例4:B社に対する1か月分のサービス提供が完了したため、売上を計上する。

借方貸方
科目金額科目金額
前受金10,000売上10,000

※120,000円×1か月÷12か月=10,000円

前受金は仕訳例4のように、サービスの提供が完了したごとに按分して収益に振り替えます。

(3)売掛金と前受金の特徴

売掛金と前受金の特徴をまとめると、以下のとおりになります。両者は計上する際に混同されがちなため、注意して仕訳を行いましょう。

売掛金と前受金の管理手順

売掛金と前受金の処理は、基本的に以下のような手順で行われます。

(1)売掛金

  1. 売上の計上
  2. 請求書の発行
  3. 代金の回収
  4. 売掛金の消込

(2)前受金

  1. 請求書の発行
  2. 代金の受け取り
  3. 売上の計上
  4. 前受金の消込

上記のように、売掛金と前受金の処理は、手順に違いはありますが内容は似ています。また、売掛金や前受金は、そもそも請求書がなければ計上ができないため、正確な請求を行うことが求められます。

中小企業でよくある課題

中小企業の経理担当者が頭を悩ませる業務のひとつとして、売掛金・前受金管理はあげられ、主に以下のような課題があります。

中小企業でよくある売掛金・前受金管理の課題

  • 請求を誤ると自社や顧客に損害を与えることがある。
  • 支払期日が過ぎた売掛金を見逃す可能性がある。
  • 前受金の按分管理が面倒。
  • 手作業で消込を行うことが多いため時間がかかるほか、ミスが発生しやすい。
  • 一部のスタッフに業務が集中する、「属人化」が起こる。

上記に加え、サブスクリプションビジネスでは、顧客が契約期間やプランの変更をしたり、割引キャンペーンなどの開催で請求内容が変わったりすることがよくあります。そのため、管理がより煩雑になるでしょう。

システムを活用した業務の見直し例

多くの中小企業では、表計算ソフトで売掛金や前受金の管理をしていると思われます。表計算ソフトは誰でも気軽に使えるため、使われることが多いですが、顧客が増えるとともにソフトが重くなるほか、作業に手作業が介入するためミスが発生しやすいといえます。

表計算ソフトを使った売掛金と前受金の業務を見直し、担当者の負担を減らすためには、システムの導入をおすすめします。作業の多くを自動化できるため、迅速に処理が可能でミスも少なくなるでしょう。ここではシステムを導入した際に見直しが図れる点をピックアップしていきます。

請求の誤りの見直し

そもそもの請求が誤っていては、売掛金や前受金の正確な管理ができませんので、請求は正しく行う必要があります。

表計算ソフトを使っている場合は、請求データを手動でコピーして請求書のフォーマットにペーストし、発行フラグなども手作業で立てる必要が出てくるでしょう。

システムでは、定期的な請求を行う顧客の場合、自動的に請求書が作成されます。発行済みフラグが自動で割り振られるため、チェック漏れの心配もありません。

売掛金の支払期日チェックの見直し

売掛金の支払期日が過ぎた取引は、見逃してしまうと自社の資金繰りなどに影響を与えるため、ミスは許されません。しかし、実務では担当者の目視チェックに頼っていることが多く、気づいたときには回収不能となっていた、ということもありえます。

システムでは、請求書データと連携してチェックができるため、支払期日が過ぎた売掛金をすぐに把握できます。アラート機能も備えているため、担当者のチェックが漏れるという事態も避けられるでしょう。

前受金の按分管理の見直し

サブスクリプションビジネスなどでは、1年間分のサービス代金を前受金として受け取ることがあります。まとめて代金を受け取った場合でも、会計上は月ごとに収益を認識しなければなりません。按分を誤ると間違った財務諸表ができてしまうため、利害関係者に損害を与える可能性が出てきます。

システムで前受金管理を行うと、契約期間によって自動で按分され、収益に計上されます。毎月の定型業務となっていた手作業での前受金の振替処理が、システムの導入で簡略化が可能です。

消込作業の見直し

消込作業は、顧客が増えるほど件数も増加します。銀行口座の入金明細を参照して売掛金や前受金を消去しますが、ここでも手作業が必要なためミスの温床となるほか、時間も要します。

とくに、サブスクリプションビジネスではプランを豊富に用意していることも多く、顧客の出入りも激しいことから、消込作業は煩雑になりがちです。

システムでは、過去の入金消込情報と顧客データを紐づけできるため、多くの消込作業を自動化できます。

業務の属人化の見直し

表計算ソフトでの管理では、業務の効率化を図るために計算式やマクロを使うことになります。顧客数が増え、業務量が多くなると複雑化し、最終的には作成者にしか扱えないデータとなってしまいます。そのため、売掛金や前受金の管理は、業務が属人化しやすいといえるでしょう。

システムを導入すると、仕事の手順がより明確になり、業務が標準化されるため、属人化を解消できます。また、クラウド環境で使用できるシステムの場合は、経理担当者と営業担当者の情報共有も容易になるため、スムーズな部署間連携が実現できるでしょう。

まとめ

この記事では、売掛金や前受金の概要を説明したほか、業務見直しにはシステム導入が有効であることを解説しました。

売掛金や前受金の管理は、ミスが許されない業務です。経理担当者の負担を減らし、より正確・迅速な業務に見直すためには、システムの導入が一番の近道です。

中小企業であれば、計算式やマクロを活用した表計算ソフトでも対応ができますが、いずれは限界が訪れます。そのため、事業が小規模なうちからシステムを導入しておき、今後に備えておくことをおすすめします。

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