メリット大!見積書・請求書・入金消込などの手作業を自動化しよう!

メリット大!見積書・請求書・入金消込などの手作業を自動化しよう!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんは、見積書・請求書の作成や入金消込などの作業をどのように行っているでしょうか?

既に専用のシステムで自動化しているという方もいるかもしれませんが、多くの方は手書きやエクセルで見積書・請求書を作成したり、通帳を見ながら手作業で入金消込をしたりしているのではないかと思います。

しかし日本商工会議所の調査によれば、請求書等の作成業務は小規模な事業者ほど手書きの割合が多く、売上高が1千万円以下の事業者では約7割の事業者が手書きで作成しているという結果がでています。

このような結果となっている理由には大きく2つのことが考えられます。

見積書・請求書の作成業務でまだ手書きが多くなっている理由

1つ目は、「自社の業務に合った使いやすいシステムがないから」というものです。

例えば、過去にシステム化を検討したことがあっても、その時点では自社の使用に耐えられるようなものが存在せずに諦めてしまったとか、使用できそうなシステムはあったがコストが高すぎて導入できなかった等の理由によりシステム化をしていなかったというケースです。

しかし、近年では、クラウドサービスの普及に伴い、安価で使いやすいシステムが数多く提供されてきており、多くの選択肢の中から自社にあったシステムを選ぶことができます。

また、システム導入にあたって様々なサポートを受けることもできますので、システムに詳しくなくてもスムーズに利用を開始することができます。

もう1つの原因として考えられるのは、そもそも「使用することによるメリットを知らない」ということです。

多少、業務に不効率な部分があったとしても従来から行ってきた業務ですので、とりあえず仕事はまわっていきます。特に入金消込については、得意先によって支払条件等が異なることからシステム化するよりも、むしろ担当が個別に対応した方が早いと考えられている場合もあるかもしれません。

このような状況の場合、外部から営業でもされない限り、システム化の検討自体、行われていない可能性があります。

しかし、実際には見積書・請求書・入金消込などの手作業を自動化することにより、大きなメリットが得られます。

以下では、一般的なシステムを想定して自動化による具体的なメリットを説明していきますので、是非参考としてみてください。

見積書を自動化するメリット

手書きの請求書の問題点と電子化するメリット

見積書を手書きやエクセル等で作成している場合、システムにより自動化するとどのようなメリットがあるでしょうか?

通常、見積書を手書きで作成する場合には、社内で見積書を作成した後、上長の確認・承認を得てから郵送やFAX等で得意先に送付することとなります。

これに対して、見積書をクラウドサービス等によりシステムで作成する場合には、パソコンやタブレットを得意先に持参して、その場で見積書を作成することができます。

また、上長による確認・承認もシステム内で同時に得ることができるため、会社に持ち帰らなくても、商談中に速やかに見積の提案をすることができます。

もし、相手側で検討が必要ということであれば、その場ではとりあえず電子データを相手のメールアドレス宛に送信しておき、後日回答をもらうということもできます。

また、見積書を手書きしている場合の問題点として、その見積情報が営業担当しか知らない情報となってしまうことによって、担当不在時に他の社員がフォローできないということがあります。

これに対して、システムにより見積書を作成する場合には、社内で見積情報を共有することができますので、不在時のフォローや担当間での引継ぎをスムーズに行うことができます。

さらに、手書きで見積書を作成する際には商品名・価格の記載誤りが発生する可能性があります。これについても、あらかじめシステムに商品名や価格をマスタ登録しておくことで回避することができます。

得意先の要望に応じて、その場で柔軟に見積書を修正・再提案することもでき、契約締結までのスピードを向上させることもできます。

その他に、他のシステムと連携できることによるメリットもあります。

例えば、営業支援システムと連携することによって、得意先のニーズや営業による感触などを見積書と関連付けて記録しておくことができます。

また、次に説明する請求書を作成するシステムとデータを連携することで、請求業務を効率的に行うことができます。

請求書を自動化するメリット

請求書を手書きしている場合の最大の問題は、実際に受注・納品した商品とは異なる商品名・価格で請求書に記載してしまう可能性があることです。このような誤りが一度でもあると、得意先の信頼を失ってしまうことになります。

また、近年は電子帳簿保存法の改正等もあり、国が請求書等の電子化を推進している状況です。このような流れを受けて請求書の発行を電子データで行う企業も増えてきていることから、今後は得意先から電子データでの請求書発行を要請される可能性もあります。

請求書の電子化というと、少し難しそうなイメージがありますが、実は受領する側だけでなく発行する側でも様々なメリットがあります。

例えば、手書きで請求書を作成している場合には、郵送のための宛名書きや封入、投函等の手間が発生します。また、郵送料や印刷代等のコストも発生します。

これに対して、電子化された請求書は、電子メール等で得意先に請求書を送付することになるため、郵送の手間も郵送料もかからず、請求業務の効率化・費用削減につながります。

また、万が一災害等により請求書の控えが消失した場合にも、電子データのバックアップを適切にとってあれば、元通りに復旧することができます。

さらに、請求書のデータを次の入金消込のシステムと連携することにより、入金消込業務を効率化することができます。

入金消込を自動化するメリット

入金消込を手作業で行っている場合には一定期間ごとに銀行で通帳を記帳して、その記録に基づいて請求書の消込みを行っていることが多いと思います。

これに対して、システムを使用して入金消込を行う場合には、銀行の入金データをオンラインで取込みすることができます。このことにより、銀行まで記帳に行かなくても、随時、請求書の消込みを行うことができます。

また、日々、入金の情報を確認することができるため、未回収となっている請求についても速やかに把握することが可能となり、回収対応も迅速に行うことができます。

得意先の支払条件には、振込みと手形を混在させて支払いしてくるところや、現金や小切手の集金を求めてくるところ等、様々な形態があります。

また、複数の請求書を合算で振込みしてくる場合や、請求金額から振込手数料を控除して振込みしてくる場合等、請求額と入金額の間に様々な差額が発生する場合があります。

これらの対応がシステム上、難しかったことがシステム導入へのハードルとなっているケースもありましたが、近年のシステムでは、このような複雑な入金処理にも対応できるようになっています。

まとめ

以上、見積書・請求書・入金消込を手作業から自動化した場合のメリットについて説明してきました。それぞれの業務がシステム化されることにより、その業務自体が効率化されるだけでなく、データ連携により後ろの工程となる業務の効率化にもつながります。

近年では、使いやすいクラウドサービスがいろいろと提供されていますし、トライアルとして無料お試し期間が設けられている場合もありますので、是非、検討してみてはいかがでしょうか。

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