見積書の作成に必要な必須項目とは?請求書に変換できるシステムで効率的に作成・管理しよう

見積書の作成に必要な必須項目とは?請求書に変換できるシステムで効率的に作成・管理しよう

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

見積書は、領収書や請求書と同様に「取引が成立したことを立証するための書類」である「証憑」と言われる書類のひとつです。領収書や請求書と異なり、取引の価格や条件を示して、依頼主が発注するか否かを判断するために使われるもので、正式に仕事を受注する前に作成されます。

しかし、請求書と領収書と同様に、ひとつの取引に関わるお金や商品の動きについて、記録を残すための重要な資料です。そのため、見積書の作成にはいくつかのルールがあります。そこで、本記事では、見積書の作成に必要な必須項目と請求書等に変換できるシステム等の効率化についてご紹介致します。

そもそも見積書とは

見積書は、正式に仕事を受ける前に発行する証憑(しょうひょう)で、取引の価格や条件を示して、依頼主が正式に発注するか否かを判断するために使われる資料です。その多くはメールあるいは口頭で依頼があり、これを受けて提出されますが、正式に「見積依頼書」という書面に基づいて提出される場合もあります。

仕事の発注に当たっては、価格交渉を行う必要がある場合も多いのですが、例えばシステム設計などの請負や、弁護士、税理士などの士業といった、単価が一義的に決まっておらず交渉によって決まる業種では、この見積書によって交渉を行います。

ちなみに、注文書、納品書、請求書、領収書なども「証憑(しょうひょう)」と言われる書類で、帳簿などと同様に会社法や法人税法により保存しておくことが義務とされています。

商取引の流れ

商取引の流れは、見積もり、注文、納品、検収、請求、支払い、領収といった順で進むのが一般的で、それぞれの段階において証憑の発行がなされますが、見積書は取引の初っ端に発行されるものとなります。

見積書の作成方法

見積書の様式については、特に決められているわけではなく、各社それぞれの書式によります。また、依頼主により条件の検討や発注の可否についての判断に利用されるので、仕事の項目ごとに単価、数量、単位、小計、合計といった項目は最低限必要です。

見積書のルール

見積書を作る場合、いきなり詳細な計算書を示すのではなく、依頼主と受注者とで両方の認識が違っていないか確認しながら、段階的に完成させていくのが理想的と言えます。

最初に、ざっくりとした仕事の内容に対して、大まかな金額を示して依頼主に示し、先に進めてよいかを確認します。

次に、詳細な仕事の提案書や仕様書を作成し、その内容が誤っていないことを双方確認したうえで、具体の作成作業を進めていきます。言わずもがなですが、単価や数量などは正確に記入するようにしてください。

見積書の必須項目

見積書に記入すべき必須項目と、記入に当たっての注意事項について確認していきましょう。

見積書の作成例
  1. 提出先の宛先:依頼主の会社名、屋号を記載しますが、特に会社の規模が大きい場合、担当者の部署、名前まで書くことが望ましく、その際、会社名や担当者名の誤字がないよう、宛名に御中、様などの記載にミスが無いよう特に注意しましょう。
  2. 発行日:後で取引の時期が明確に分かるよう、何年何月といった表記から正確に記入しましょう。
  3. 番号/通番:必ずしも必要はありませんが、取引書類の管理のためにも記入が望ましい項目です。
  4. 提出者の会社名、住所、電話番号など:依頼主が見積書を受け取った際、その内容等について確認をする場合には、電話番号やメールアドレスなどが見積書に記載されていることが望ましいでしょう。
  5. 提出者の会社捺印:見積書として必要ではではありませんが、体裁としてはあったほうが良いでしょう。ただし、最近は捺印を省略するケースも多く、できれば確認しておきましょう。
  6. 有効期限:見積書を提出してから、時間が経ちすぎると市場価格の変動などからも見積もり金額の変更を余儀なくされることになります。有効期限を記載しておくことで、こうした問題を回避することができます。
  7. 見積り金額:本体価格と消費税分がわかるようにして、税込で記入するようにしてください。
  8. 商品名、業務名:依頼主に伝わるように、表紙部分などに明確に記入しましょう
  9. 「商品の数量」「商品の単価」「商品の金額」「小計」については、間違いのないように確認して記載しましょう
  10. 消費税など:一般的に消費税を切り捨てとして扱う場合が多いようです。
  11. 合計金額:7で記載した税込みの見積もり金額と整合しているかを確認しましょう。
  12. 備考:納品先(支社が複数ある場合など)や納期、その他の条件などを明記することで、依頼主との認識の相違でトラブルにならないようにしましょう。

見積書の内容を確認

当たり前のことですが、見積書を作る場合、その業務内容について正しく理解し、業務内容や納期までの期間について、よく検討することを第一にしてください。

例を挙げると、納品場所までの輸送距離によっては、送料の見積額に大きな差が出てくることに加えて、見積もり総額にも影響が出ます。納期が極めて短い場合は、作成以前に仕事自体が受注できないという判断をしなければならないかも知れません。

このように、仕事の内容や納期についての認識が異なっていた場合、仕事を受けてから実行の段階でトラブルになる可能性もあります。見積書を提出する前に、よくよく情報収集をしておく必要があると言えます。

見積書を提示する前に会社内でよく検討する

見積書を提出しただけでは、仕事を受注したわけでもありませんし、何らかの支払いがなされているわけではないので、会計上、税務上の処理が発生することはありません。重要なことは、現時点ではあくまで見積りの段階ではあっても、発注金額などの条件が合意されて、依頼主との契約となった場合には、提出した見積り金額で仕事を請負うこととなるということです。

ですから、その提出前に仕事の条件や見積り金額、納期などをよく検討し、社内の稟議、決済を済ませて提出するようにしてください。特に新規の取引先である場合には、信用調査などが必要となる場合がありますので、よく確認をしましょう。

見積書の類似書類

見積書の他にも、商取引に必要な証憑は多岐に渡っています。

請求書

請求書は、請負った仕事や納入した商品の代金を、取引先に請求する証憑で、請求書に記入する金額は、契約にあたって取引先と合意していた金額を正確に記入する必要があります。その他にも留意すべき点は多々ありますが、請求書の書き方を以下の記事で解説していますので、是非ご覧ください。

領収書

領収書は、請負った仕事や納入した商品の代金を受け取った場合に提出する証憑です。代金の支払いが銀行振込の場合は、銀行通帳に記録が残りますが、現金で支払いを受けた場合は証拠が残らないので、後々支払ったか否かが問題となる恐れがありますので、領収書は大変重要なものと考えられます。

見積書を作成する際の注意点

見積書は、受注する場合の条件や金額、納期を提示することで、依頼主との認識を共通にし、受注を実現するための資料です。このような観点から、その作成に当たって注意すべき事柄を2点ご紹介しましょう。

相見積もりを参考に

見積りを取るに当たって、複数の会社に見積書の作成を依頼し、その内容を比較して、特に金額の面でどこに発注するかを決めるための材料とすることを「相見積もり」といいます。この競争に勝ち残り、受注を獲得するためには、他社が見積もった金額や納期などの内容を自社の見積りに反映することがひとつの方法です。

取引先との認識確認

依頼主は、見積書の内容をもとに、提案内容や納期とともに、それがどのくらいの金額でできるのかを把握し、依頼先を特定します。ここで認識のずれがあると、いざ納品の段階となって大幅な手戻りが生じるなど、後々のトラブルの元となります。認識の相違を生まないためには、提案内容を分かりやすく明確に記載することが必要です。

見積書作成には「請求管理ツール」を活用しよう

請求管理ツールは、金額と依頼内容を入力することで、自動的に見積書を作成することができる、ツールです。さらに、請求書発行・入金消込・売上計上まで自動的に作成できるので、誰もが簡単に利用できる優れものです。

作業効率を向上させて業務全体の効率化を実現

見積書の作成に必要な必須項目と請求書等に変換できるシステム等の効率化についての理解は深められたでしょうか。

見積書自体は義務付けられているわけではありませんが、受注に至った場合、そこに記載された金額で合意されているということになりますので、発注者側の都合で金額を変更された時には十分証拠となりえるものです。

お互いに見積もりの内容を書面で残しておくだけで、トラブルを未然に防ぐ効果があるといってよいでしょう。このことからも、その内容をよく理解し、正確に作成するようにしてください。

請求書管理ツールを使えば、見積書などの書類の作成が効率的に行えますので、利用を検討してみてください。

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