掛売りとはどんな取引?請求書との関係性もわかりやすく解説

掛売りとはどんな取引?請求書との関係性もわかりやすく解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

「掛売り」は、企業間取引で使われる基本的な手段ですが、経理を担当している方でも、どのような取引方法なのかを正確に説明できる方は少ないのではないでしょうか。また、掛売りは便利な取引方法ですが、管理を適切にできなかった場合は、自社の経営に悪影響を与えてしまうおそれがあります。

そこで、この記事では

  • 掛売りとはどのような取引なのか
  • 請求書との関係性
  • 掛売りのメリット・デメリット
  • 掛売りの管理を効率化する方法

などをわかりやすく解説します。

掛売りとは・会計上の取り扱い

ビジネスにおいて「掛売り」とは、「取引を行った際、その場で代金の支払いを行わずに後日精算すること」をいいます。個人間取引における「ツケ」をイメージすればわかりやすいです。

掛売りは、企業間で取引を行う際によく使われる手段です。たとえば、自社が取り扱っている商品を他社へ定期的に販売している場合、その都度現金のやりとりをすると請求の業務が煩雑になります。掛売りを使うと、月ごとに請求書を発行し、一定期間の代金をまとめて受け取れることになります。

掛売りの発生時、会計上は、下記例1のように「売掛金」という資産科目の計上が必要です。なお、収益(売上)は、商品を引き渡した時点で計上する必要がありますので、売掛金の仕訳と同時に処理します。

例1:商品100,000円をA社に販売し、引き渡した。代金は後日、当社の口座に振り込まれる。

借方貸方
科目金額科目金額
売掛金100,000売上100,000

例2:例1の売上代金100,000円が当社の普通預金口座に振り込まれた。

借方貸方
科目金額科目金額
現金預金100,000売掛金100,000

例2では、例1で未入金分として計上していた売掛金100,000円が実際に入金されたため、現金預金勘定と相殺する仕訳を起こしています。なお、例2のように売掛金を相殺することを「入金消込」といいます。

掛売りと請求書の関係性

掛売りでの取引を行う際、必須ともいえるのが「請求書」の存在です。掛売りは、「請求書払い」とも呼ばれており、取引内容を証明する重要な書類となります。

請求書には、売上代金の明細が記載されているため、作成に間違いは許されません。また、請求日(引落日)の記載ミスなどがあれば、取引先に迷惑がかかるほか、自社の資金繰り計画などにも影響を及ぼします。そのため、取引先に請求書を発行する際は、慎重に処理する必要があります。

請求書発行時の留意点

掛売りでの取引では、請求書の発行が必要であることはすでに説明したとおりです。この項目では、請求書を発行する際に留意するべき点を説明していきます。

請求書発行時の留意点

記載するべき事項をおさえる

請求書には、明確なフォーマットは存在しません。しかし、国税庁のホームページには、請求書へ記載するべき事項の説明があります。

  • 書類作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

税法上は、上記の5項目をおさえておけばよいですが、実務上は、振込先口座や支払期限などの情報も記載しておく必要があるでしょう。

取引内容確定後、すぐに発行する

月末締めなどで取引を行っている際は、期日を迎えたらすぐに請求書を発行しましょう。取引先が多い企業では請求書の発行が遅れがちになるため、スムーズな事務処理ができるような体制づくりが必要となります。

適切に保存する

請求書は、取引が終了したら廃棄してよいという書類ではありません。税法において、法人の場合は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から「7年間」保存しなければなりません。なお、請求書の発行側は、「原本の控え」を保存する必要があります。

たとえば、2021年3月31日が期末日となっている法人の場合、確定申告の提出期限は2021年5月末となります。その時点から7年間保存するため、保存期限は2028年5月末までとなります。

また、請求書の発行は、紙媒体によるものが多いですが、電子帳簿保存法の要件を満たしている場合は、電子データでの保存が可能です。

掛売りのメリット

取引方法として掛売りを使う場合、以下のようなメリットがあります。

現金を使わないため、請求の手間が省ける

現金を使った取引の場合は、取引1回ごとに請求書を発行する必要があり、事務作業に時間がかかります。掛売りの場合は、ある一定期間(1か月など)の取引をまとめて請求できるため、業務の手間を省けます。

機会損失の発生を防止できる

現金だけでの取引では、取引先の手元に資金がない場合は自社の商品を売ることができません。しかし、掛売りを使うと相手の懐具合にかかわらず商品を販売できるため、売上の機会損失が発生することを防げます。

掛売りのデメリット

掛売りで商品を販売する場合、以下のようなデメリットや注意点があります。

代金が回収できないリスクがある

掛売りで取引をする際は、相手先に信用力があるかどうかを審査してから開始します。しかし、支払いの遅延や支払いを受けられなくなるリスクは完全に排除できません。代金を回収できなかった場合、「貸倒損失」という費用科目に回収不能分を計上することになるため、自社の経営に打撃を与えることになります。

回収できなかった際の手順をあらかじめ作成しておき、トラブルが発生した場合の対応策を準備しておく必要があるでしょう。

請求管理が煩雑

メリットの項目で述べたとおり、掛売りは一定期間の取引をまとめて請求ができます。請求作業は一度だけでよいため、請求業務は楽になりますが、期間中に行われたすべての取引を漏らさず計上する必要があります。

また、売掛金は、「入金消込」で相殺していきます。取引先が増えるほど複雑化するため、ミスが起こりやすい作業となるでしょう。

このように、掛売りには代金が回収できなくなるリスクや請求管理が難しくなるというデメリットがあります。しかし、適切な体制を構築しておくことで、デメリットの発生をおさえることができます。

掛売りの管理を効率化するには

企業間取引において掛売りは非常に便利な手段ですが、これまでの項目で説明したとおり、デメリットもあります。事業規模が小さなうちは、表計算ソフトなどで売掛金の管理や消込ができます。しかし、顧客が増えるにつれてデータ量も増加するとソフト自体が重くなるほか、手入力でのミスも起こりやすくなるでしょう。

さらに、消込を間違ってしまうと、請求漏れや二重請求などのミスが発生しますので、顧客からの信頼を失うことにもつながります。

そこで、効率的に売掛金の管理を行うためにおすすめなのが、システムの導入です。システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

  • 定期的に発生する売掛金を自動で集計する。
  • 請求書データから売上の計上や入金消込ができる。
  • 回収期日の過ぎた売掛金を一覧表示できる。
  • 売掛金の残高一覧がリアルタイムで集計できる。

このように、煩雑になりがちな売掛金の管理は、システム化することでスムーズに行えます。

まとめ

この記事では、「掛売り」という取引の概要や会計上の取り扱い、請求書との関係性、メリット・デメリットを紹介しました。

掛売りは企業間取引の基本的な手段で、上手に活用できれば事業の拡大にも大きく寄与します。しかし、代金が回収できないリスクや管理が煩雑になるという点も無視できません。

適切に売掛金の管理をするために、システムを導入することをおすすめします。自動集計や入金消込をスムーズに行えるような機能が備えられているため、業務の効率化が実現できるでしょう。

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