エクセルと請求管理システムはどちらを使うべき?企業の規模別に検討してみる

エクセルと請求管理システムはどちらを使うべき?企業の規模別に検討してみる

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

請求管理システムを大別すると、ERPシステムの標準機能あるいは追加機能として実装する、外部のベンダー等からソフトウェアを購入する、クラウドサービスを利用する、に分けることができます。

それぞれのシステムの使い勝手は利用者のシステム習熟度、関連システムへの連携具合、ということもあり、システムが持つ本来の機能を十分に活用しきれていないこともあります。いわゆる「オーバースペック」の状況です。

そのため、請求件数が多くない場合や、難しい請求内容が少ない事業では、担当者が請求管理システムを利用するよりも、エクセルで管理する方が作業しやすい(決して効率性が良いとはいえないケースもあります)と判断し、エクセルにより請求管理を続けていることがしばしば見られています。

大企業の場合

大企業の場合、会社全体での取引件数が数千件を超えるような規模になることは珍しくなく、作業負担が非常に重くなっているため、効率化がとても重要と認識されています。

そのため、経理の要望を満たすシステムを自社で開発することもありますが、自社開発のソフトウェアでは、メンテナンスコストが課題となる点や、社内開発リソースの都合等もあり、最近ではほとんどの企業が請求管理の外部サービス(外部ソフトウェアベンダーのサービスやクラウドサービスの機能を拡充)を利用する傾向にあります。 

中堅企業の場合

上場をしていない(上場企業グループに属していない)企業、あるいは会社法上の一定の大会社に該当していない企業(会社法第362条第5項に基づいた内部統制の整備が義務付けられていない)では、請求管理を担当する経理担当者の作業のしやすさを優先して、普段から使い慣れたエクセルを使うケースがよく見られています。

会社法第362条第5項では「大会社である取締役会設置会社においては、取締役会は、前項第六号(取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備)に掲げる事項を決定しなければならない。」と定めています。

なお、会社法上の「大会社」とは、最終事業年度の貸借対照表の資本金の額が5億円以上、あるいは負債の額が200億円以上の会社です(会社法第2条6号)。

このような法令上の要請があるにもかかわらず、属人化しやすい業務を特定の人物に依存する状況は、「業務の適正を確保するために必要な体制」とはいいがたく、システム化を積極的に進めて、業務上のミスを事前に防ぐ仕組みを構築すべきです。

中小企業・個人事業者の場合

例えば請求書の発行件数が概ね100件未満のような場合、システムを利用するよりも、エクセルを使って請求管理をするケースが極めて多くなっています。

例えば、エクセルに請求書のフォーマットを用意し、そこに日付、金額等を入力して印刷をすることで請求書の原紙としているケースも多々見られています。

エクセルを利用する背景として、経理担当者が総務や法務あるいは営業支援など様々なタスクをこなしていることが多く、いつでもどこでも作業することができるエクセルが便利であること、にあるでしょう。

また、ITの専門家や専属担当者がいない場合もあり、経理担当者がシステム面まで対応していくことが難しいという環境もその一因になっています。 

企業の規模別、利用することの多い請求管理方法

企業の業種別に大きな差異はない

請求管理は債権管理と同様とても重要な作業であり、請求管理が適切に運用されていることで、債権(売掛金)の発生および売上(あるいは繰延収益)の発生が、適切な時期に適切な額で処理されることになります。

ですが、実務として請求管理はあらゆる業種にとって必須の業務でありながら、あまり厳密に管理されていないこともあります。

これは、請求額が期日までにもれなく入金されたことをチェックし、取引先別に債権の滞留がないかどうかを日々管理することに、とても手間がかかっているためです。

エクセルを使って請求管理をする理由

大企業であってもエクセルを用いて請求管理を実施していることは少なくありません。その背景として、会計システムへのデータ入力と取引先への請求書発行システムが連携していないことにあります。

あるいは会計システムから請求書を発行する機能があり、その発行履歴などを確認することができるにもかかわらず、担当者の操作不慣れや、請求書発行機能の使いにくさから、CSV等により請求データをシステムからダウンロードし、担当者のエクセルで請求管理を実施しているケースもよく見られます。

エクセルで請求管理をするメリットは、誰もが容易にデータを見ることができる便利さと、システムの操作方法が分からない人でも取引履歴を確認することができる検証の容易さ、データを他部署に提供しやすい点等が挙げられるでしょう。

しかし、担当者がエクセル中上級者である場合には、作業の効率性をエクセルに求めてマクロ機能を組み込むことで、万一のときに誰もデータを修復できないリスクや、高度な関数を用いることで検証が困難になってしまうというデメリットもあります。

請求管理システムを使う理由

多種多様な事業がある中で、請求額が常に一定ということは珍しく、そのため毎月変動する請求額をもれなく管理することは非常に手間がかかるものとなっています。

取引先が数百社に及ぶようになると、請求発行業務に特化した組織にする事業者も見られますが、人の手で作業している以上は細かなミスや勘違いを完全に防ぐことは難しく、請求管理システムを導入することが検討されるようになります。

請求管理システムの導入メリットは、短期的には経理面での業務の効率化と、請求書の発行に伴うコストの抑制が、中長期的にはシステム運用による業務の安定化とデータ不正の防止が挙げられます。

コストの抑制とは、請求を紙で印刷し郵送で取引先へ発送している場合において、税法上の要件を満たすシステムを利用し、かつ、電子帳簿保存法の適用を受けることで、請求内容を紙に変えて電子データ(この場合は E メールに PDF 等の請求書を添付して取引先に送信)で対応することにより、人手の合理化と郵送にかかるコスト削減を見込むことが期待できます。

デジタルソリューション(DX)を見据えた場合

デジタルソリューションは非効率的な業務を、ITテクノロジーの活用により、業務を効率的にしていこうという取り組みです。

デジタルソリューションは経理業務にとって非常に親和性が高く、例えば付加価値を生まない作業をシステムに対応させることで、限られた人的資源をより重要な業務へ集中させることが可能になります。

例えば、請求管理システムを用いることで、全ての請求取引をすべて網羅し、所定の期日に請求の締め作業を行い、取引先へ請求データを送るまでを、ほぼ自動化させていることもあります。 

まとめ

請求件数が多い状況であるにもかかわらず、請求管理を使い慣れたエクセルで管理することには大きなリスクが伴うといえるでしょう。

例えば、売掛金の滞留が長引いていることに気づかず、引き続き取引を継続するようなことがあれば、将来の貸倒損失のリスクを高めるだけでなく、自社の資金繰りにも悪影響を及ぼす可能性があります。

商品の引渡し・サービス提供を終えているにもかかわらずその請求が漏れている場合では、売上収益と債権の未計上になり、業績に影響を及ぼす恐れもあります。

請求管理システムを使うことのメリットは、システム上の手続き(申請や承認プロセス等)そのものを担当者が変えることができない堅牢性、誰でも同じ水準で成果を出すことができる安定性、そして誰がどのような操作をしたのかの履歴が残されている点です。システムを操作する担当者の交代や引継ぎ時にも、サポートセンターのフォローがあるので安心です。

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