こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。
日々、企業間の中で請求書や納品書などの受発注に関わる取引は頻繁に行われています。特に売掛金に関する管理や回収などはしっかり行っていくことが大切です。ところが、日々追われる業務の中で、売掛金の管理が上手く出来ず頭を抱えている経理担当者や経営者も多いのではないでしょうか。
経営を支えていくためにも、どうしてもこの売掛金回収などを適切に行なっていきたいものです。
そこで本記事では、効率良く売掛金回収を行なっていくための管理方法についてご紹介していきます。
目次
そもそも売掛金とは？
売掛金とは、商品の支払いを後払いにすることを指します。この後払いを行うことでのメリットは以下の通りです。
- 商品受渡を優先できる
- １ヶ月まとめて支払いができる
- 銀行手数料などを節約できる
以上がメリットして挙げられます。特に嬉しいメリットとして１の商品受渡を優先できることです。企業間取引では常に商品サービスをスムーズにやりとりしなければいけないため、素早い対応が求められます。都度支払いではなく、１ヶ月ごとにまとめて支払いを行い業務の効率化が進んでいきます。
また、まとめて支払うこともできるため、銀行手数料などの節約にもつながります。売掛金回収をしていく上で、必ず得意先の経営状況を把握していきましょう。先方の経営が悪化し、回収が困難になる前に手を打つためにも、売掛金管理は優先的に行う必要があります。
売掛金管理フロー
売掛金管理の流れとして、売掛金台帳を作成していきます。これは未回収債権を把握が可能になりためとても大切な業務です。売掛金台帳を作成して、今後の債権状況を予測していき、事前の対策を講じることができます。では、実際の売掛金台帳を使った業務の流れについて解説していきましょう。
流れその1 売掛金台帳の作成
売掛金台帳は、エクセルやGoogleスプレットシートといった表計算ソフトで作成していきます。
会社独自にルールに基づいて作成することもあれば、インターネット上に存在するテンプレートを用いて作成できます。見た目も分かりやすく、入力しやすい形のフォーマットで作成することがポイントです。
入力する主な項目は以下のとおりです。
- 請求年月日
- 売上金額
- 当月発生売掛額
- 取引先会社名
- 繰越残高
- 入金予定日
- 入金日
- 当月入金額
以上の項目をもれなく入力していきましょう。
また、場合によっては税務調査が入ることもあります。その際には調査員が売掛金台帳を確認することもありますので、誰がみても分かりやすく入力していくことが大切です。入金予定日に入金がない場合には、未回収案件となり別途対応していきます。現場の営業職と連携して回収に取り組んでいきましょう。
流れその2 未回収債権の把握
日々債権回収していく中で、未回収案件はどうしても発生していきます。まずはどの案件が未回収なのかを確認していきましょう。
未回収案件が発生した場合には、内容を把握していきます。その上でどの程度金額が振り込まれていないのか、またどの程度遅延が起きているのか、売掛金台帳から判断します。それらが分かり次第、現場の営業部門と連携し先方の担当者と連絡を取っていきましょう。
なお、未回収案件については優先事項になりますので、督促状や内容証明書の郵送作業も発生もあります。手順をあらかじめしっかり確認していくことが大切です。
売掛金回収トラブルの対処法1 合わない原因とは
売掛金台帳を管理していく中で、金額が合わない、あるいは数字が合わないなどといった事務的トラブルが発生するかもしれません。どういったシーンで発生しやすいかを確認していきましょう。
- 売上金の計上漏れ
- 請求金額の二重計上
- 消込作業の漏れ
以上が考えられるケースですが、どれも作業漏れが起きてしまうと後々に重大なミスにつながりかねません。情報共有が正しく出来ず、経営上でも誤った判断が起きてしまう恐れがあります。
もし上記のトラブルが発生した場合も含めて、どのように未然防ぐための対策が講じられるかご紹介していきましょう。
売掛金回収トラブルの対処法2 事務的な作業で気をつけることとは
前述でご紹介した３つの漏れを未然に防ぐ方法は以下のとおりです。
- 日々売掛金台帳を細かく確認していく。
- 継続案件のものはコピペなどを行なって、手動入力を避けていく
- メールやチャットでのやり取りはグループで共有していく
- 管理システムの導入をしていく
以上のポイントについてそれぞれの対応策を細かく確認していきましょう。
１、日々売掛金台帳を細かく確認していく
日々、売掛金の取引は多く行われています。企業によっては前受金対応をしているところもあり、前受金を除いた請求が正しく処理できているかをしっかり確認していきましょう。
２、継続案件のものはコピペなどを行なって、手動入力を避ける
既存案件は金額が同様のことが多いものです。したがって、ここでは手動入力は避け売上データはコピペしていくことで、ミスのない効率よく運用ができます。
３、メールやチャットでのやり取りはグループで共有していく
メールやチャットで企業間やり取りをされている企業も多いことでしょう。やり取りは複数人で共有していくことで情報は正しく伝達されます。また、やり取りに顧客IDを指定して行うことで、後で確認することも可能です。
４、ITツールの導入をしていく
エクセルといった表計算で行うためには人手が必要になることに加えて、ミスが起きやすくなります。一方、ITツールを活用することで3つの対策が自動的かつ円滑に効率良く売掛金回収を行うことができるのです。
以上の対応策をご紹介しましたが、最も適している対応策はITツールの導入といえるでしょう。
なぜITツールの導入が最適なのか、ご紹介していきます。
効率的な管理その１ 売掛金管理の方法とは
売掛金管理を適切に行なっていくには、会計ソフトの導入もおすすめです。会計ソフトでは、人間が行うところの大半をシステムがしっかりサポートしてくれます。売掛金台帳や総勘定元帳などもしっかり整備されています。
エクセル管理では時間や労力がかかるところを、会計ソフトは効率良く時間短縮で作業が行える点がとても魅力的です。また、会計ソフトではCSV形式でデータをダウンロードして編集したり、加工したデータを会計ソフトにインポートもできます。
最近では、クラウド型の会計システムも誕生しています。パソコンへのインストールも不要で、ブラウザー上で記帳もできるのです。
効率的な管理その２ 売掛金はITツールで管理
売掛金回収などの管理には、ITツール導入を積極的に検討していきましょう。ITツールであれば、面倒な以下の作業を自動的に行なってくれます。
- 請求書発行
- 入金確認
- 消し込み作業
- 催促
これらを自動的に行う機能が搭載しており、AIが自動サポートします。また、売掛金残高や状況はダッシュボードでかんたんに確認。今どんな状況なのか、未回収案件があるのか、気になる状況を素早く把握が可能です。
さらに、請求書送付先の名義やイレギュラーな入金などがあれば、ITツールが自動的に判断・処理、AIが変更を行なってくれます。以上のように、経理担当者の面倒な作業を全てAIがサポートしてくれるので、従来の経理に関わる仕事量を半分以下に減らすことが可能です。
売掛金はITツールで効率良く管理
ここまで、売掛金回収などの効率良いコツをご紹介していきました。もう一度確認してみましょう。
- 売掛金台帳の作成とは
- 未回収把握方法とは
- 事務トラブルの解決方法とは
- ITツールの導入検討とは
以上の４つのポイントを解説していきました。その上で今回おすすめしたいのは４のITツールの導入です。従来の仕事量を大幅に減らしたり、効率の良い管理を行なっていくことができます。
ぜひ、売掛金回収の効率的な管理方法としてITツールの導入を検討していきましょう。
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