サブスクリプション型サービスで顧客が増えても管理のしやすい前受金管理の方法とは?

サブスクリプション型サービスで顧客が増えても管理のしやすい前受金管理の方法とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

昨今、サブスクリプション(サブスク)のビジネスは増大し、個人向けのサービスから企業向けのサービスまで幅広くなりました。新規事業として既存のサービスから派生させたサービスを構築し、サブスクリプションビジネスへ参入する企業も多くあるでしょう。そこでほとんどの企業が悩むのは前受金管理です。

今回インタビューをさせていただいた企業でも、既存のサービスに加えて新規事業としてサブスクリプション型サービスを開始したそうです。サブスクリプション型のサービスを開始したことにより経理実務で生じている問題をお聞きしたところ、やはり前受金管理に課題を感じているようでした。今回の記事ではインタビューの内容から、顧客数が増えても管理のしやすい前受金管理の方策を検討します。

前受金管理が煩雑なサブスクリプション

通常、サブスクリプションビジネスでは顧客が長期にわたってサービスを提供するようなプランを用意しています。長期間にわたる契約は、売上が安定的に確保できることやキャッシュフローの面から先に入金された代金を先々のサービス向上や新サービスの開発などにあてられる点にメリットがあるためです。

このような背景から、多くのサブスクリプションビジネスを行う企業は顧客から一年分・半年分など長期間のサービス利用料を先にまとめて受け取る形をとっています。サービスを提供していない期間にあたる分まで先に代金を受け取ることになるのです。このような場合、経理処理ではサービスの提供期間がまだなのにも関わらず利用料などの代金が入金された場合は、その該当する期間分の金額を前受金として計上する必要があります。そして、サービス提供されたタイミング(主に月ごと)に前受金から売上として振替を行うというのが一連の経理処理の流れです。このような計上の流れが必要となるため、長期にわたる契約がほとんどのサブスクリプションビジネスの業界では経理処理上で前受金が多く発生します。

企業が抱える課題とは

従来型ビジネスに新たにサブスクが加わり課題に

今回のインタビューで経理担当者が感じていたのは、前受金管理に関する課題でした。その要因としては、従来の業務システムの導入支援や業務用アプリの制作などの受託開発だけでなく、新規事業のサブスクリプション型サービスの提供を開始した点にありました。とくにサブスクリプション型のサービスのユーザーが増えたことで、会計処理全般が滞りやすい状況になっているそうです。とくに前受金の管理はその業務の煩雑さが目立ち、とくに改善したい課題となっているようです。サブスクリプションビジネスにおける前受金の管理は複雑になりやすく、手間がかかるものです。こちらの企業でも、サブスクリプションの事業を開始したことでその管理に悩まれているようでした。

現在の業務の流れ

それでは、今回のケースでは業務内容はどのような流れで行われているのでしょうか。

提供するサービスの契約内容は年額・月額プランがあり、請求書はすべてメールで送信するなど、一部電子化を進めています。ただ、前受金管理に関してシステムを使用せずエクセルで管理しているそうです。その他の請求書発行・入金管理・財務会計の業務では業務支援システムを利用し、契約管理は別の案件管理のシステムを利用しています。その他、財務会計の業務は会計管理システムで実施しているとのことでした。

それぞれのシステムは連携しておらず、前受金管理の業務では、契約情報を案件管理システムで確認し、請求した金額や入金された進捗などは業務支援システムで確認を行い、エクセルシートに反映していきます。今後、顧客からの入金決済方法を銀行振込だけでなく、カード決済の利用を可能にする構想もあり、入金確認の業務フローの変更・追加の可能性があります。これらも含め、前受金管理全体の業務が煩雑になる懸念もあるそうです。

顧客数が増えることで生じること

サブスクリプションのビジネスにおいて、顧客数が増大すると経理担当者としてはどのような問題が生じるのでしょうか。主に前受金管理の業務の視点から生理をしてみましょう。

人的ミス・ヒューマンエラーが生じやすい

エクセルでの前受金管理は、主に手入力で行い、一部には計算式を使用することもあります。計算式は同じ数式を繰り返し利用していたとしても、必要に応じて更新や変更を手作業で行うというイレギュラーな対応をすることがあります。作業量が増えるほどヒューマンエラーが生じる確率が高くなるでしょう。加えて、ミスがないかと心配し、よりチェック作業を入念にしてしまうことがあります。このような負のスパイラルで時間をかなり費やすことになるのです。

作業工数がかかる

今回のケースでは、複数のシステムを確認しながら前受金管理の作業をする必要があります。前受金管理をエクセルで行っているため、顧客数が増大すればエクセルへの入力作業や作業後のチェックが増えるだけでなく、データ量が増大することで作業中にエクセルシートがフリーズするなどのトラブルも発生することがあります。結果的に、より時間がかかってしまうという点は明らかに予想できます。

ただでさえ前受金の管理は煩雑なので、少しでも時間がかからない効率性やミスの生じにくい仕組みが必要です。また、経理処理上の観点から、前受金管理の内容は売上計上など経営数値につながることも重要なポイントです。これらの処理が正確でなければ会社の信頼を失うというリスクがあり、また、スピード感が求められる業務でもあります。このように考えると、顧客数が増えたとしても、ミスが頻繁に生じていたり時間がかかりすぎていたりするようでは企業としては問題視せざるを得ません。

顧客が増えても前受金管理をスムーズに行う方法とは

前受金管理の改善は、いかに確実にかつ時短で処理を行うことができるかにかかっています。今回のように顧客数が増大する中で簡便的にエクセル管理をしているケースでは、システム導入・自動化の検証が必要なパターンだと思われます。具体的には以下のような改善策があるでしょう。

現状利用しているシステムを活用しつつ前受金管理の専用システムを導入する

既存のシステムで出力できる内容を確認し、エクセルでの前受金管理の部分のみシステムを導入するという方策です。導入前に既存のシステムとデータを新たな前受金管理のシステムと連携できないか検討します。少しでも手作業での管理を減らしてシステムに任せることで、確実にミスが減ることやチェック時間の短縮などが実現できます。

前受金管理に強く、他の業務も包括しているシステムツールを導入する

今回のケースの解決には、前受金管理に強いシステムを導入することが欠かせません。可能であれば、前受金管理とその前後の業務フローを一括で管理できるシステムツールを導入することで、より効果的な改善が見込めるでしょう。以下のような機能があるツールを利用すれば、顧客が増えても管理がしやすいはずです。

契約案件ごとに請求額、前受金、売上計上額の算出までを一元管理できるシステム

契約情報(都度案件か継続案件か、継続案件の場合は対象期間の月数など)を事前に登録することで、前受金の期間按分や各月の売上へ振り替える金額を自動計算できる機能は経理処理上とても効率的です。

顧客あたりの前受金残高の自動集計機能を持つシステム

 前受金残高の自動集計だけでなく売上予測の推移を可視化できる機能があり、経営の観点でも活用可能です。

入金状況や契約終了時期が到来した時期などが視覚的にすぐにわかるシステム

契約継続へのフォローアップなど、営業活動やマーケティングにも役立つ機能です。

ミスや正確性を求める内部統制の観点からも、これらのシステム化はたいへん重要なポイントになります。サブスクリプション型のサービスで顧客が増えつつあるのなら、このようなシステムの導入は欠かせないでしょう。

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