請求管理システムを導入する際に企業が確認しておくべきセキュリティとは?

請求管理システムを導入する際に企業が確認しておくべきセキュリティとは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、DX(デジタルトランスフォーメーション)の動きが活発化しています。DXはもともと、ITの浸透が人々の生活をより良い方向に変化させるという概念のことでしたが、近年では「企業がデジタル化する環境に対応するための変革」という意味として使われています。

DXを進めていくためには、請求管理システムなどのITツールを利用する、業務工程を見直す、新しい事業に着手するなど様々な方法がありますが、忘れてはいけないのが「セキュリティ対策」です。デジタル社会においてセキュリティ対策は欠かせないものであり、特に企業では情報漏洩などの危険が伴います。DXを進める前に、それに伴うサイバーリスクやセキュリティ対策について知っておきましょう。

新しい働き方につきまとうリスクと対策について

DXを進めていくために、従来とは違った新しい働き方をするようになっている現代。働き方を新しくして効率や生産性が上がるのと同時に、従来では考えられなかった新しいリスクも発生しています。本章では、テレワークやクラウドの利用に伴うリスクとその対策についてご紹介します。

テレワークとクラウドでのセキュリティリスク

テレワークの場合

重要な会議や書類が見られてしまうリスク

コロナウイルスの影響により、テレワークの普及率は上がってきています。テレワークとは、情報通信技術を活用し場所や時間を有効に使うことができる柔軟な働き方のことで、Tel(離れる)とWork(仕事)からできている造語です。

在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務などの働き方があります。しかし、情報通信技術を活用するので、セキュリティ対策を講じなければそこから情報が漏洩してしまうリスクがあるのです。

例えば、テレワークで請求書を発行をする場合、クライアントの情報や報酬金額等を当事者以外の人に見られたりする可能性があるのです。それを防ぐためには、特定の人しか利用できないようにするなどの制限が必要です。

また、社内だけでなく社外の人たちと会議をすることもあるでしょう。その場合には、特定のメールアドレスやIDを持つ人のみが参加できるようにする、入室する際にパスワードが必要になるように設定するなど、制限をかけて情報漏洩を防ぎましょう。

個人が所有するパソコンやスマートフォンを業務に使用するBYOD

「BYOD」とはブリング・ユア・オウン・デバイスの略で、個人が所有している通信機器を使って業務をすることです。企業用のパソコンがあればいいのですが、ない場合には自分が持っているパソコンを使うことになります。

そうなると、アクセス先が広範囲になるために情報が漏洩する恐れが高い、会社が把握していない様々な場所に情報が保存されてしまう可能性がある、労務管理が複雑になりしっかり把握できない、などのリスクが伴います。

できれば企業用の通信機器を使うのがベストですが、費用などの面で厳しくBYODをする場合は、個人所有の通信機器にもウイルス対策ソフトをインストールしておくなどのセキュリティ対策をしておく必要があります。企業がセキュリティ対策の方針を決め、従業員全員に徹底することが求められるでしょう。

クラウドを利用する場合

パスワードやIDを厳重に管理する

クラウドとは、パソコンやスマートフォンなどの通信機器に対してインターネットを使いアプリケーションのようなサービスを提供できる形式のことです。クラウドを利用している会社は年々増加しており、これからもどんどん普及していくことでしょう。

クラウドを利用すればどこでも仕事ができるようになるなど、仕事の効率や生産性の向上に役立ちます。しかし、今までは会社内でのみ保管していたデータを持ち歩くことになるので、情報漏洩のリスクは高まります。情報漏洩を防ぐためには、クラウドを利用する際に必要なパスワードやIDを厳重に管理する必要があります。

特定されそうなパスワードやIDは避けて複雑にする、定期的に見直しをする、使いまわしをしないなど、管理体制を徹底しましょう。

履歴が残るようにする

クラウドは、パスワードやIDがあれば誰でも利用することができます。万が一情報漏洩が発覚した場合に、誰がいつ何を利用したのかがわかれば原因をつきとめる手掛かりとなるでしょう。

請求書の情報を誰がいつ利用したのかが分からない状況では不安定です。履歴を残すために台帳に記載していくという手もありますが、利用履歴を残し確認することができる機能がついているクラウドもあるので、しっかり確認しておきましょう。

様々なリスクに備えた対策とは?

ITを利用することで情報がデータとして管理されるようになり、ペーパーレス化などのコスト削減や、決まった場所でなくても仕事ができるなどの効率化、データを多く処理できることによる生産性の向上など、会社にとって役立つことがたくさんあります。

IT活用に前向きな会社も増えてきました。しかし、リスクへの対策をしておかなければ大変なことになる可能性もあります。基本的な対策について、1つ1つ確認していきましょう。

セキュリティ対策をしっかり行う

ITを利用することで様々なメリットがある一方、従来とは違ったリスクも高まるのでセキュリティ対策はしっかりと行わなければなりません。大切なデータがコピーされ情報が漏洩することなどがないように、不正アクセスやサイバー攻撃などに備える基本的なセキュリティ対策が必要です。

仕事で使用するパソコンやスマートフォンなどの通信機器はもちろん、アプリケーションやブラウザなども最新の状態にすることを心がけてください。古いままではセキュリティ対策が疎かになり、ウイルスなどが侵入しやすくなってしまいます。最新バージョンが公開されたらすぐに運用することが大切です。

どんな従業員でもITに対応できるような体制を整える

DX推進のためにITツールを利用しセキュリティ対策をしっかり行っていたとしても、それを使う現場の従業員が使い方をよくわかっていなければ情報漏洩などにつながる恐れがあります。ITの環境整備だけでなく、従業員がITを理解し操作できるようにする体制を整えることが求められます。

例えば、ITツールの使い方やルールをまとめ従業員に知らせる、仕事で必要となるITツールやサービスをまとめそれ以外は使わないようにする、苦手な人でもわかりやすいようなマニュアルを作っておくなど、従業員がITツールを使って起こり得るリスクを想定しながら体制を整えていきましょう。

万が一の場合に備える

請求管理システムを導入する際に企業が確認しておくべきセキュリティとは?

セキュリティ対策をしっかりと行い、従業員がITを使いやすい環境を整えていたとしても、情報漏洩などのリスクをゼロにすることはできません。操作するのは人ですから失敗することもありますし、ITがシステムエラーになってしまうこともあります。万が一の場合はどうすればいいのかを考えておくことも対策の1つと言えるでしょう。

情報が漏洩してしまった場合には、社会的信用を失ったり取引先や顧客に迷惑をかけてしまったりする可能性があります。その場合に会社は、事故の原因を調べて被害を把握する、弁護士に相談する、被害者へのお詫びや問い合わせに対応するなど、様々な対応が求められます。

どのように対応するのか、どのような順番で行うのかなど、万が一に備えて対策を考え、被害を最小限にとどめるようにしましょう。対応には費用もかかるので、万が一に備えた保険を検討することもおすすめします。

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