企業間取引をデジタル化しよう!取引先に「請求書をメールで送って」と言われたらどうする?

企業間取引をデジタル化しよう!取引先に「請求書をメールで送って」と言われたらどうする?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業間取引のデジタル化はコロナ感染症以前においては1割程度が対応してたものの昨今では3割程度が対応できていますが、この数字はまだまだ低くなっています。

今回は、これまで請求書を紙でやりとりをしていた企業が、請求書を電子化、デジタル化するためにはどうすればいいか具体例を元に解説していきます。

企業間取引のデジタル化

企業間取引のデジタル化はコロナ感染症以前においては1割程度が対応してたものの昨今では3割程度が対応できており、内閣官房IT総合戦略室の「デジタル強靱化社会の実現に向けて」ほかにおいては以下の方向性が示されています。

(1)働き方 「テレワーク等の更なる推進」へ
・テレワークが難しい業務、特に日本独特の書類の押印について、現物の紙で作業を止めて電子申請等にシフトをしていく。
・テレワークを推進するネットワーク等のインフラ環境を導入しやすいように支援する。
(2)行政の在り方
企業や個人が給付金、助成金を申請しても紙の申請のままだと、処理に時間がかかる。オンライン手続きの導入と拡大が求められてきた。
(3)相次ぎ法律制度の変更
生産性向上の必要性のため労働環境の変革(残業時間の上限規制、同一労働同一賃金、社会保険の適用拡大)が実施されている。これらがテレワークの推進に寄与しいる。

中小企業によるデジタル化

日本の総企業の大多数を占める中小企業のデジタル化はどこまで進んでいるのでしょうか?経済産業省によると生産性の高い中小企業はIT投資や設備投資等に積極的で、一人あたりの賃金が高い傾向にあることがうかがえるとあります。

IT利用の実態では、急激にクラウドサービスの導入が進んでいますが、この背景には安価で使いやすいクラウドサービスの登場で参入障が低くてきたことがあげられます。

ただし課題もありインフラのシステム化への期待などを想像できるリテラシーが不足してことが、デジタル化推進への参入を難しくています。

また、IT導入の決裁者が解決策としてIT化を選ばないという事態が6割を超えており、そう相談相手に適切な相談相手が見つけられないということもあり、金融機関などを含めた公的窓口の設置が求められます。

メールで請求書を送ってと言われたらどうする?

メールに請求書を添付することに法的に効力はあるか?

請求書はメールであろうが郵送であろうが、法的な決まりがありません。そのため、郵送でもメールでも問題もありません。コロナ前は郵送が大多数であり、現状はリモート勤務もあいまってメールに添付することが多いと思われますが、注意点として、メールに添付する請求書はエクセルやワードならば改ざんされる危険性もあるため、PDFにして送ることで、改ざんを防ぐことができるでしょう。

請求書に印鑑は必要か

印鑑を押すことにも法的効力はありません。しかし日本の会社には旧来から印鑑あること=正式なものと考える企業もまだまだ多いでしょう。

電子請求書への押印には多様な方法がありますが、プリントアウトしたものに実際に押印してPDFにする方法は、手間でしかないためオススメいたしません。代替手段としては電子印鑑でしょうが、こちらも先方から正式な扱いを受けないこともあります。一番よいのははじめから押印の登録が可能な電子請求書を使うことかもしれません。

電子請求書の法的効力

本来の電子記録保存法は、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めたものでした。電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく右の3種類に区分されています。

  1. 電子帳簿等保存:電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
  2. スキャナ保存:紙で受領・作成した書類を画像データで保存
  3. 電子取引:電子的に授受した取引情報をデータで保存

2022年1月1日に施行される改正・電子帳簿保存法は以下の点が変更され各社で電子保存がしやすくなりました。

1. 税務署長の事前承認制度が廃止されました。
2. 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備されました。
3. 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能です。
4. タイムスタンプ要件、検索要件等についても簡素化されました。
5. 適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等)が廃止されました。
6. スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。

出典:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

これらの変更で、中小企業等でも導入しやすくなった背景としては、やはりコロナ禍の中でのリモート勤務の奨励が関連しています。この結果として従来の紙保存の請求書を継続適用する意味はもうないものと考えられます。

このような法律的な背景を考えて、電子請求書システムを検討すると一体どのような方法があるのでしょうか。

電子請求書の導入

電子請求書にはどんなパターンがあるか

まず自社で作成したデータをクラウド上にアップロードしてから、相手会社でダウンロードしてもらう方法があります。この方法の中にも、受け取ったデータを一定期間保存できたり、相手会社がダウンロードしたかどうか把握できたりと、さまざまなサービスがあります。

また、請求書の作成・発行・送付が一つのシステムで一貫して行えるSaaS会社が提供するものを導入すると、再発行や修正依頼時にデータを探しやすいです。

電子請求書を導入する際に注意することは?

自社の電子請求書システムを他社に導入してもらうことになりますが、相手会社にセキュリティに対する不安を与えてはいけないので、情報漏えいが防止できるメリットを提示して安心させてあげましょう。

電子請求システムを導入した業務効率化

電子請求システムを導入するメリット

電子請求書システムを導入すると以下の点が効率化されます。

郵送料、文書作成、封入の稼働コストの削減

ここでのメリットは単に労働コストの削減に留まらず、社員が従来していた「考えなくてもすむ単純労働」から「自ら考えて経営の意思決定に寄与する知的労働」への変化を促すことになります。知的労働はこれからの日本社会に必要な働き方かもしれません。

経理仕訳起票の削減

請求書発行には「売掛債権の発生訳」と発生した債権が入金した際に計上する「債権入金の仕訳」が必要となりますが、電子請求書発行システムを導入すると、これらの仕訳が自動起票になることが多く、人間の稼働が大幅に削減できます。

不正防止の観点

紙の請求書では社員の不正が発生する余地があります。不正が顕在化したときに社会的な損害が大きくその後の企業経営に大きなダメージがあるため注意しなければならなりません。

不正の方法はいろいろありますが、

  • 社員が架空の会社を立ち上げ、そちらから請求があった場合には自社はその不正に検知できない。
  • 自社の社員が懇意の会社に請求するよう依頼し、その一部をキックバックしてもらうように依頼する、などなど多種多様です。

これらのことを考えると、電子請求書を導入するのにはメリットの方が多いでしょう。

また昨今の政府の電子化推奨を受け、契約書等の書類についても電子化が進んできており、電子請求書だけでなく併せて電子契約書の導入も進んできています。電子契約も併せてSaaS化製品を導入すると、契約に紐つく請求、計上、入金と一気通貫の処理が可視化され、経営の効率化、事務の簡素化、内部監査の効率化、不正の防止とメリットしかないため、ぜひとも電子化導入の追い風が吹くうちに積極的な導入進めていきましょう。

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