売上の集計業務を最適化!手書き管理からITツール管理への切替方法とポイント解説

売上の集計業務を最適化!手書き管理からITツール管理への切替方法とポイント解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、人手不足やコロナウイルスの影響もあり、働き方改革が進められています。従来の働き方を変えて効率化し、生産性を上げることが求められているのです。その中で、今回は「売り上げの集計業務」に焦点を当てて、集計業務の効率化をするにはどうすればいいのかを解説していきます。効率的なツールを利用することで、集計業務が大幅に改善されるでしょう。

集計業務とは?

集計業務とは、その名の通り「数を寄せ集めて合計する」という業務になります。何か新しいことを始める時や何が問題なのかを考える時などに、売り上げや顧客の年齢層など、様々なデータを集計して分析することが必要になります。集計された数字をもとに様々な決定をすることになるので、大切な業務です。

どのような集計業務があるかというと、売り上げを集計する「売上データ集計」、顧客の年齢や立場などの属性や何が購入されているかを集計する「顧客・購買データ分析集計」、営業活動である訪問から注文を受けるまでのパイプラインを改善するために様々なデータを集計する「パイプライン集計」などがあります。

集計業務はなぜ効率化する必要があるか

働き方改革が加速する中で、業務を効率化し生産性を上げることはどのような職種や業務でも求められています。在宅勤務やテレワークができるようになる、残業の時間が減る、人手不足の解消になるなど、効率化は様々な問題を解決する鍵となります。

効率化を目指してDX化(デジタルトランスフォーメーション)は、今後もますます進んでいくことでしょう。集計業務は、物事を進めていくうえで根拠となる大切な業務ですので、省くわけにはいきません。しっかりと集計をしつつ、効率的に業務を行うことができれば仕事全体の効率にもつながるので、その必要性は高いと言えます。

エクセルで効率的に売上の集計業務をするには

複数店舗の売上をエクセルで管理する場合

ここでは、複数店舗の売上をエクセルで管理する場合に、売上管理表をどのように作成すれば良いのかを考えていきましょう。店舗別、商品別の売上データを集計するとします。まずは、エクセルで店舗ごとに売上集計を行い、店舗別の売上台帳を1つのフォルダーに集めましょう。そして、集めた売上台帳を1つのエクセルにまとめます。まとめた売上台帳のデータから、店舗別、商品別に分けて集計すれば、複数店舗の売上を管理する売上管理表ができるでしょう。

では実際に、どのような方法でデータをまとめ、作成すれば良いのでしょうか。おすすめの方法を見ていきましょう。

複数のエクセルデータをまとめる方法

複数店舗のエクセルで作成した売上台帳を1つにまとめる場合、方法は3つあります。

1つ目は、地道にコピペをする方法です。集められたデータを1つ1つコピペしてまとめるので、地道な作業となります。店舗数が少なかったり、データをまとめる回数が少なかったりする場合は、この方法が一番楽です。

2つ目は、VBAでマクロを組み作業を自動化する方法です。VBAを使えば自動でデータをまとめることができますし、その都度様々な処理を追加できるので、使い方さえわかればデータをまとめるのが簡単になり、使いやすいように改善することもできます。

3つ目は、エクセルに内蔵されている機能「Power Query」を利用する方法です。Power Queryとは、データの取り込みやデータの整形、加工などの作業を自動化してくれる機能で、設定をするだけで利用できます。エクセルのメニューからデータ、新しいクエリーと進み利用してみましょう。

の状態によって合う合わないがありますし、2つ目の方法ではやり方がわからないと難しい、複雑になってしまい他の人が使えなくなるという恐れがあります。3つ目の方法なら、特別な知識は必要なく、店舗が増えても問題ないのでおすすめなのです。

まとめたデータから売上管理表をエクセルで作成する方法

売上管理表を作成する方法は2つあります。

1つ目は、エクセルの機能であるピボットテーブルを使用する方法です。ピボットテーブルという機能は、店舗別の集計や項目の入れ替えなども簡単にできるので、効率的にデータの分析を行うことができます。また、関数を使う必要がないのでわかりやすいという特徴があります。

2つ目は、エクセルの計算式を使用する方法です。この場合は関数を使って集計する必要があります。ピボットテーブルでは項目の入れ替えや集計を変えることは簡単ですが、計算式の場合は設定や修正をその都度しなければなりません。そのため、手間がかかったり、集計ミスが起こりやすくなったりしてしまいます。

売上管理表をエクセルで作成するなら、ピボットテーブルがおすすめだと言えるでしょう。

集計業務で起こりやすい問題とは?

集計業務をしていると起こりやすい問題があります。この問題を解決するためにも効率化が必要となるのですが、どのような問題があるのかを先に確認しておきましょう。

集計データが増加しエクセルでは限界を迎えてしまう

エクセルで集計データを管理している会社の場合、表を作ったりデータを入力したりなどの集計業務を全てエクセルで行っていることが多いです。しかし、近年のデジタル化によって集計するデータが増加しており、手作業では時間がかかってしまうという人の限界に直面しています。また、エクセル自体もデータ量に限界があるので、人もエクセルも限界を迎えてしまうという問題があるのです。

エクセルでメンテナンスを繰り返すとデータが消失する可能性がある

エクセルで集計業務を行う際、マクロを組んで利用している場合が多いです。作業を自動処理させることで、エクセルの作業を効率的にしているのですね。しかし、マクロを組んだうえでメンテナンスを繰り返していると、エラーが発生する可能性が高くなり、実際にエラーが頻発しています。その結果、せっかくの集計データが消失してしまう可能性も高くなっているのです。

集計業務が特定の人しかできなくなってしまう

エクセルで集計業務をしていると、特定の人しか作業ができない状態になってしまう場合が多いです。エクセルは共有性が乏しく、複数人で作業をしたり同時に更新したりということができないからです。その結果、担当者がいないと作業ができない、担当者がいなくなると業務が進まないなどの問題が起きてしまいます。

ITツールを活用する

ITツールとは、エクセルデータを活用できることに加えて、サブスクリプションサービスの請求書発行・入金消込・売上計上を自動化する請求管理ツールなどをいいます。

ITツールを活用することで、売上の集計業務の他に売上の請求・入金消込・前受金管理が一元管理でき、すべて自動で集計してくれます。売上集計業務の多い企業は、エクセルよりも手書きの管理から全自動化できるITツールがおすすめです。

手書き管理からITツール管理へ

売上集計業務の効率化方法について理解は深められたでしょうか。

近年の動向から、働き方改革はこれからもどんどん進んでいくことでしょう。効率化や生産性を上げるためにはどうすればいいのか、考えていかなければなりません。集計業務は、どんな時代でも分析するために重要な業務ですので、効率化を図ることでよりよい会社経営につながっていくはずです。

ご紹介したエクセルの売上集計方法はもちろん、ITツールの活用も集計業務の効率化には大きな手助けとなりますので、ぜひ検討してみてくださいね。

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