帳簿の作成業務を効率的に!手書きからシステムを利用した帳簿作成への切替方法・ポイント

帳簿の作成業務を効率的に!手書きからシステムを利用した帳簿作成への切替方法・ポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

昨今、様々なサービスがSaaS等により提供されており、これらのサービスを利用することで帳簿の作成業務についても大きく効率化を図ることが可能となっています。

しかし、その一方で日本商工会議所の調査によれば、売上高1千万円以下の事業者の約5割が、帳簿の作成をソフトウェアやExcel等を利用せずに、手書きによって行っているという結果がでています。

そこで以下では、従来の手書きからシステムを利用した帳簿作成への切替方法・ポイントについて解説していきます。

システムを利用するメリット

まず、システムに切替えすることによるメリットについて説明していきます。

ここでは、特にSaas等のクラウドサービスを利用した場合のメリットについて解説していきます。

業務が効率化される

システムでは、仕訳をデータ入力する際に必ず貸借が一致しているかどうかがチェックされるので、集計した結果、貸借が合わないということは起こりません。

また、総勘定元帳や現預金出納帳、決算書等の帳簿・書類は自動的に作成されますので業務の効率化を図ることができます。

さらに、勘定科目の残高について調べたいときにも、残高の内訳が仕訳とリンクしているため簡単に取引内容を確認することができます。

災害対策になる

帳簿を手書きによって作成して保存している場合、万一、自社が火災や地震等の大きな災害により被害を受けた時に、保存している帳簿等が消失してしまうリスクがあります。

しかも、この場合には原本が失われることになってしまうため、元通りに復旧することがほぼ不可能となってしまい、事業を継続していく上で大きな負担が発生することになります。

これに対して、クラウドサービスを利用している場合には、このような災害による被害を受けても外部のサーバーにデータが保存されているため、データが完全に消失してしまうリスクを回避することが可能です。

また、災害に限らず自社のパソコンが故障した場合にも、パソコンに保存されているデータが消失してしまうリスクがありますが、クラウドサービスであればパソコンにデータが保存する仕組みとなっていないことから、パソコンを交換・修理すれば元通りにデータを利用することが可能です。

業務負荷が分散される

また、会社によっては複数の支店や営業所を設けて事業を行っている場合があります。手書きで帳簿を作成している場合は、支店等で発生した書類等を一定期間ごとにまとめて経理部門に送付して、一括して処理する体制となる場合が多いと考えられます。

全ての支店や営業所が締め日付近に集中して書類等を送付すると、結果として経理部門は短期間に事務負担が急増することとなり、残業して業務せざるを得ない状況となります。

これに対して、クラウドサービスを利用すれば支店ごとに書類発生の都度、データを入力することも可能となりますので、上に記載したように締め日ごとに経理部門の負荷が大きくなるという事態を避けることが可能です。

情報を共有できる

さらに、クラウドサービスを利用するメリットとして、経営者をはじめ、経理以外の部門でもリアルタイムに財務情報にアクセスすることが可能となることが挙げられます。

必要な情報を適時、共有することができるようになるため、迅速な経営判断が可能となります。

手書きからシステムへの切替方法・ポイント

以上、システム導入によるメリットについて説明してきました。ここからは、実際に手書きからシステムへと切替えする際の、具体的な方法とポイントについて解説していきます。

ここで、システムについては一般的なものを想定していますが、実際に導入する際には作成される帳簿等が自社のイメージする要件を満たしているかどうかを確認しておく必要があります。

勘定科目の設定

手書きからシステムへの切替えにあたって、最も重要なものの1つが勘定科目の設定になります。

特にポイントとなるのが、勘定科目と補助科目の設定です。システムによっては、補助科目の設定ができないものもあるため、どのシステムに切替えするかを決める際の重要な検討事項となります。

基本的には現状の勘定科目と補助科目をそのまま使用できるようなシステムに切替えすることになると思いますが、これを機会に、より実態にあった勘定科目体系に見直すという選択もありえます。

例えば、水道光熱費という勘定科目に、電気代、水道代、ガス代という補助科目を設けて管理している場合、実態としてそこまで詳細な情報を必要としていないのであれば、システムへの切替えのタイミングで補助科目を廃止してしまうという考え方もあります。

逆に、今まで勘定科目に補助科目を設けずに、内訳をエクセル等で管理していた場合に、システムへの切替えを機会として補助科目を導入し、システムで管理するということもあるでしょう。

また、勘定科目の設定に伴い消費税区分の設定も必要となります。例えば、軽減税率が適用されることが多い科目であれば、初期設定を軽減税率にしておくことによって、誤入力を減らすことができます。

消費税区分を適切に設定しておくことが、申告書の作成を誤りなく行うことにもつながりますので、大切な設定項目となります。

業務フローの整理

また、経理部門としての業務フローもシステム化に伴って影響を受ける場合があります。

例えば、導入するシステムによっては、担当が仕訳をデータ入力した段階では勘定残高に反映させず、上司が確定処理をすることによって初めて勘定残高に反映させるような権限設定をすることができるものがあります。

このような機能を利用するのであれば、仕訳の都度、上司が仕訳の内容を確認するような業務フローになりますが、このような業務フローが不要であれば、担当が仕訳をデータ入力した段階で勘定残高に反映させる設定とすることもできます。

取引先の登録

売掛金や買掛金等の管理のために、取引先の登録も必要となります。現在管理しているものがあれば、それらを全て登録しておくというのも1つの方法ですが、長期間取引を行っていない取引先であれば、代表者変更等により口座名義が変更となっている可能性もあります。

そこで、必要最低限の取引先だけを登録しておき、必要に応じて内容を確認しながら追加していくという方法もあります。

特に、システム上の取引先情報によって振込データを作成する場合には、取引先の登録を慎重に行う必要があるでしょう。

自社口座の登録

自社口座を登録しておくことにより、通帳の記帳を行わなくても入出金の履歴を取込みして仕訳することができるシステムもあります。

従来、通帳を確認しながら売掛金の消込みを行っていた場合には、システム化により通帳記帳の作業が不要となるほか、リアルタイムで入金を確認できることにより、未入金の取引先への対応を早期に行うことができるようになります。

まとめ

以上、手書きからシステムを利用した帳簿作成へ切替する際の方法とポイントについて解説してきました。システム化することにより、業務効率化につながるほか、災害対策にもなる等のメリットがあります。

また、実際にシステム化する際には、勘定科目や業務フロー、取引先名簿を実態に合ったものに見直す機会ともなります。システムには様々な種類があり、一定期間、無料で体験できるものもありますので試しに使用してみるもの良いかもしれません。システム化を検討する際には、是非、参考としていただければと思います。

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