請求業務から前受金管理までを効率化!システム導入で一元管理のススメ

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業活動のスピード感が加速していくなか、あらゆる業務で常に効率化が求められる時代になりました。経理業務でもさまざまな作業でムダをなくせないかと考えている担当者が多いかと思います。業務量が少ない時期はエクセルなどの身近なツールでこなせていたことも、事業の拡大やサービスの特性によっては効率の悪い業務になっていたり、不便を感じていたりするのではないでしょうか。

昨今増えているサブスクリプション型のサービスや、それに近い契約体系をもつ事業を行う企業では、どのような課題があるのでしょうか。今回のインタビュー先はクラウドメールサービス・コンサルティング企業の経理担当者です。担当者が日々の業務で感じているお悩みを聞き、おススメの改善策を検討します。

商材としてのクラウドメールサービスの特徴

クラウドメールサービスはインターネット環境があればどこでも利用でき、多くのサービスがデバイスを問わないなど、その利便性から広く普及しています。具体的な機能、たとえば、アドレス帳の管理機能、迷惑メールのフィルター機能、海外からのアクセス制限やウイルスチェック・メール暗号化などのセキュリティ体制は提供する企業ごとに特色があります。

今回のインタビュー先の企業では、大きく2つのサービスを提供しています。まずひとつめは、クラウドメールサービスです。メールサーバーを社外のクラウド上におき、ハードのサーバーを持たずにWEBブラウザ上からメールの送受信ができるサービスを提供しています。顧客に対し、継続的なサービスに対する利用料を請求します。そしてもうひとつのサービスが、そのメールサービスの導入や改善のコンサルティングサービスを行う事業です。クラウドメールサービスの利用開始時などに顧客に対してより良い活用方法を提案しコンサルティングを行います。この場合は単発的なサービスとして提供し、コンサルティング料を請求することになります。

サービス内容は継続的な利用を前提とした契約体系がほとんどで、その契約期間は年間契約などの長期のものになります。お金の流れとしては、年間や月額の利用料を請求して顧客から入金されることになりますが、年間利用料が一括で入金されることもあり、経理処理にも注意が必要です。今回の事例を参考に、実務における課題を整理し、どのように改善していくのが良いのかを検討していきます。

現行の請求業務・前受金の業務内容

ここで、インタビュー先の現行業務の詳細をお聞きしました。大きな流れは以下の通りです。

  1. 契約情報(契約期間、継続か単発か、年額請求か月額請求か、入金予定期日など)の把握
  2. 請求月に請求書を発行・送付を実施(年に1回発行、もしくは毎月・単発での発行)
  3. 顧客からの入金の確認(入金予定のモレや金額誤りがないかなど)
  4. 入金のうち前受金に該当する部分があれば、期間按分を行い前受金として認識
  5. 入金予定のモレや金額誤りがあった場合は営業担当や顧客へのフォロー
  6. 年額のうちどこまで入金済みかの進捗管理
  7. 売上計上なとの会計処理

継続案件のクラウドメールサービスは契約体系が大きく2つに分かれており、それにより請求のタイミングも異なります。まず、直接取引の場合は年間契約で年額一括払いとし利用料の年額分がまとめて入金されます。そして代理店経由の場合は年間契約ですが月額請求としているため顧客から毎月利用料が入金されます。また、契約開始のタイミングによっては年間の契約終了時期が変わってきます。このようなことから、契約が直接取引か代理店経由なのかを区分づけし、契約期間などの情報を把握する必要があります。

さらに、その契約情報をもとに請求業務や、その請求に基づいて顧客からの入金された内容の確認を行う、といった業務が生じます。入金されるものの中には、単発のコンサルティング料もあれば、年額一括払いでサービスの完了期日が到来していない期間分も含む利用料が前もって支払われている前受金にあたるものなどが混在しているのが特徴的です。そのため入金があったらその入金がどのような契約のもと支払われたのか、内容確認や照合が必要になります。合わせて入金予定から入金が遅れていないか等のチェックも行うなど、ほとんどの作業で契約情報から確認を行います。

経理担当者としては入金確認後に売上計上などの処理を進めるのですが、今回のケースではとくに請求業務、そして入金時の契約情報の確認や前受金の管理がネックになっているようです。

エクセルによる請求業務・前受金管理が限界

今回のケースでは、請求書業務から前受金管理までをエクセルで行っているそうです。現在は、直接取引分が数十件ほど、代理店経由の顧客が数百件にのぼります。案件数が増多く、エクセルの更新作業やチェックに時間がかかるようです。エクセルによる請求業務・前受金管理が限界のため、業務フローやツールを改善することがいちばんの課題です。

今回のようなお悩みを持つ企業の多くでは、手作業でエクセルに転記しているケース、またはシステムやツールが複数あるためにCSVデータによるシステム間の連携作業を行っているケースなどが見受けられます。エクセル上でのデータを更新する・転記するなどの管理をする過程では、手作業によるミスが発生する可能性が考えられます。他のシステムからの連携作業を行っている場合も、データを出力し別のシステムにインポートを行う、しかもエクスポートしたデータに少し手を加える必要があるなど、実は時間がかかっていることがあります。とくに今回のケースではエクセル管理に限界があり、企業としてもリスクがあるため、少しでも改善して余裕を持って正確な業務を行う体制づくりが必要です。

ポイントは既存の手法やツールから脱却する考え方

従来の手法やツールに慣れている場合、新たな手法で改善することに慎重になる担当者も多くいるかと思います。今回の事例で言えば自分が必要な情報をエクセルに入力し、可能な限り表を作りこみ、一覧化して情報として保有しておくことが最も得策だと思えるかもしれません。ですが、一度、今使っているツールにだけに頼らない、もっと利便性の良い方法やサービスがあるのではないかと調査し検討することが大切です。自分の感じる不便な点やミスが生じやすそうな作業、ムダに感じる重複した処理などがないか、現行の業務を再確認しましょう。そして、その作業を効率的に行える手法やツールについて、常日頃からアンテナを張る事が重要なポイントになります。

請求管理・前受金管理をシステムで一元化するのがおススメ

契約管理・請求書発行・前受金管理を効率よくする案として、これらの課題にマッチした専用システムの導入があります。請求書の発行業務だけに特化したシステムもあれば、前受金管理や債権管理に長けるツールなどさまざまです。そのなかで、契約情報から請求金額を把握し請求書を発行・送付、さらには前受金管理まで一元的に管理できるシステムが存在します。とくに今回のようなケースでは、この一元管理ができるシステムの利用はたいへん有用でしょう。

これらのサービスはクラウド上で提供されるものが多く、サブスクリプション型の事業や前受金が多く発生しやすい事業でよく利用されています。請求管理・前受金管理をシステムで一元化することで経理担当者の助けとなる可能性が大いにあるのです。

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