エクセルで請求管理を行う方法とメリットとは?脱エクセルの時期はいつ?

エクセルで請求管理を行う方法とメリットとは?脱エクセルの時期はいつ?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サービスを立ち上げたばかりで顧客がまだ少ない、バックオフィスにかけられる費用が少ないなどの際の請求管理はまずはエクセルやスプレッドシートで行うことが多いでしょう。

今回はどのようにしてエクセルやスプレッドシートで請求管理を行えばいいか、そして請求管理システムに切り替えるポイントはいつかについて解説していきます。

エクセルで請求情報を管理するポイント

エクセルで請求管理を行う場合のポイントは、請求情報を一覧でき、請求書にリンクさせやすいエクセルを作ることです。請求書には、請求先の氏名または会社名・自社の情報・発行日・取引内容・取引金額が必須になります。これら必須項目の他にも、請求書番号・請求内容・振込先・振込手数料・振込期限なども記載する場合があります。また、サブスクリプションビジネスの場合は、契約期間も重要です。契約開始月、請求月、契約期間(「3年間」「24か月」など)、終了予定月を入力できるようにします。

なお、請求書番号は、請求が発生したごとに採番するものです。同じ金額で、毎月継続的に請求が発生する場合には、特に請求書番号が重要になります。何月分まで請求書を送付したか、また何月分の入金を受けたかなどの混乱を避けるためです。顧客の側も毎月同じ金額を支払うため、どの月の分まで支払処理したか把握しやすいように番号を振るとよいでしょう。契約管理番号や契約書番号などがあれば、それらと紐付けた採番をすると参照しやすくなります。

これらの情報を盛り込んで、請求書番号をA列で入力し、B列に取引先、C列に請求内容・・・というような、一覧性の高いエクセルをつくりましょう。また、検索・参照しやすくするため、表記ルールを決めておくこともポイントです。英字の入力に半角と全角のどちらを用いるか、また法人格の入力(「株式会社」か「㈱」か)などのルールをあらかじめ統一しておくと良いでしょう。

エクセルで自動化できることは?

取引先や請求書の送付先住所について、都度入力するのでは手間がかかります。多くの企業では会計ソフトで管理するために、各取引先に「取引先コード」が設けられています。このコードを活用して、「取引先マスターシート」を作っておくと便利です。請求管理シートに、取引先コードの番号で取引先情報を参照できるV Lookupの式を入れておきましょう。コードを入れれば会社名と送付先が自動で出てくるようにすると、請求書発行の業務も効率化することができます。

また、契約の種類がそれほど多くなく、パターンが定まっている場合は、プルダウンメニューで請求内容を選択できるようにしましょう。例えば「導入費用」「年間保守料」などを登録しておくと便利です。

エクセルで入金管理を行う際はデータの更新スピードが重要

エクセルで請求管理を行う場合に重要になるもう一つのポイントは入金管理です。入金日と、入金額を入力する列も欠かせません。入金データを確認したら、どの分の入金を受け取ったのかを確認し、正しい請求の行に入力します。

サービスを提供が完了する前に受け取った入金の場合は前受金となり、すでにサービスを提供し売掛金を計上している分の入金であれば売掛金の回収になります。これらは会計処理に直結する重要な情報ですので、入金データと請求データをスピーディーに、正確に紐づけられるようにしておきましょう。

なお、入金予定日を入力しておくと資金繰りに活用することができます。入金予定日でフィルターしたり、ピボットテーブルを作っておけば、いつ・いくらの入金が予定されているのかを把握することができます。

エクセルを利用するメリットとは?

エクセルを利用するメリットのひとつは、複雑な導入設定や高度なスキルが必要ないことです。エクセルは法人向けのパソコンにはあらかじめインストールされていることが多く、すぐに使い始めることができます。またビジネスシーンに浸透しているツールであるため、使い慣れている人が多いことも強みです。

また、担当者にあわせてカスタマイズすることができるのが、エクセルのメリットです。エクセルでは関数とマクロを組み合わせたり、担当者の好みに合わせたレイアウトに変更することが容易です。また、業界独自の取引形態や、自社で使用頻度の多い形式に特化したカスタマイズが可能です。担当者が作業しやすく、またビジネス環境に最適化した活用がしやすいのがメリットといえます。

脱エクセル!エクセルでの請求管理の限界はいつ?

各担当者がカスタマイズしやすい、というのがエクセルのメリットではありますが、その反面、属人化しやすいというデメリットがあります。特定の人でなければ使い方がわからないマクロや、更新方法がわからない関数が組み込まれてしまうと、その人が異動した場合、また何らかのアクシデントでファイルが破損したときに対応できなくなります。つまり請求管理業務そのものがブラックボックス化してしまうのです。こうした状況は業務を遂行していくうえで大きなリスクとなります。

また、契約件数が増えるとエクセルでの管理は限界を迎えてしまいます。データの量が府増加すると、エクセルの集計関数の動作が重くなったり、フリーズしてしまいます。マクロで自動化してあるエクセルであっても、新規契約の請求情報を最初に入力する作業はどうしても手作業になります。そのため、契約が急増した場合に特定の人の業務負荷が急増することになります。そのような状況ではミスが起こりやすくなり、またミスを発見することも難しくなるでしょう。顧客に請求書を送った後で、顧客の指摘でミスが発見されるような事態も起こりえます。修正や再処理には多くの時間を要するだけでなく、顧客の信用を損なうことになりかねないのです。

エクセルで請求管理をする場合、ファイルが更新されるたびに必ずすべての内容が更新されているか確認する必要があります。集計式の計算対象範囲に新規で追加した最終行が含まれていなかった、ピボットテーブルの更新を忘れていた…、という失敗はよくあるのではないでしょうか。エクセルの集計で前受金の残高を集計したり、入金額や仕訳の計上額を計算している場合には特に、このようなヒューマンエラーの影響が大きくなってしまいます。

エクセルで限界がきたら請求管理システムを検討しよう

エクセルでの請求管理が限界を迎える前に、請求管理システムの導入を検討しましょう。エクセルのメリットである導入ハードルの低さやカスタマイズしやすさは、本当にエクセルでなければ実現できないのでしょうか?同程度に導入の容易なシステムや、機能を拡張できるシステムがあるかもしれません。現状の業務の負荷や今後の展開を考慮すると、システムを導入するメリットが大きい可能性があります。

また、エクセルでマクロを組んだり、数式をアップデートするには、一定の知識と経験を要します。直感的に、わかりやすく操作できる請求管理システムを用いると、このような障壁もクリアすることができます。業務の可視化を進めることができるので、その業務を理解できる担当者が増え、業務シェアを進めてフレキシブルな体制をつくることができます。そうしておくと繁忙期やトラブル発生時に対応できる強い組織づくりができます。

請求情報の管理だけではなく、請求書発行まで一貫して自動化できる請求管理システムを使うと、請求管理業務だけではなく、請求書の発行・送付業務も大幅に効率アップできます。エクセルで請求管理をする場合、入金消込や前受金管理、売上の計上をフィルターやピボットなどで集計します。その際に入金情報や売上の計上についての情報が正しく入力されていなければ、正しい会計処理はできません。またフィルター掛けやピボットの作成の際にも抽出条件のミスが起こりえます。前受金管理や入金管理、売上計上まで一元管理できるシステムを導入すると、このようなミスを防ぐことができます。

まとめ

エクセルには導入しやすい、カスタマイズしやすいなどのメリットもありますが、属人化や業務負荷の増加に耐えられないというデメリットもあります。請求業務がパンクしてしまう前に、請求管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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