e-文書法と電子帳簿保存法の違いとは?成立の背景から要件まで徹底解説

e-文書法と電子帳簿保存法の違いとは?成立の背景から要件まで徹底解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年では、SaaS等によるソフトを活用することにより、小規模な事業者であっても大きな手間や費用をかけずに帳簿書類を電子データで作成することができる環境が整ってきています。

このような背景もあり、e-文書法や電子帳簿保存法によって、事業者が作成する文書の多くについて電子データによる保存が認められるようになっています。

しかし、現実にはこれらの制度の利用が進んでおらず、その原因の一つにはe-文書法や電子帳簿保存法が、そもそもあまり知られていないということがあるようです。

そこで、以下ではe-文書法と電子帳簿保存法のそれぞれについて丁寧に説明することで、e-文書法と電子帳簿保存法の違いをやさしく解説していきます。

2.e-文書法と電子帳簿保存法の成立の背景

それぞれの法律の具体的な内容について説明する前に、成立の背景について見ていきましょう。

まず、最初に成立したのは「電子帳簿保存法」です。高度情報化・ペーパーレス化が進展する中で、会計処理の分野でもコンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及してきており、経済界をはじめとする関係各界から、帳簿書類の電子データによる保存の容認について、強い要望がありました。これらの要望に応える形で創設されたのが電子帳簿保存法となります。

ただし、電子帳簿保存法が対象としているのは、国税庁が管轄する国税関係帳簿・書類のみであり、さらに当時は電子データとして作成した文書だけを対象にしていたため、紙文書をスキャンしたデータは認められていなかったこともあり、あまり普及しませんでした。

しかし、国税に関する法律以外にも文書の保存が必要とされる法律は多数あります。そして、それらの法律について個別に電子データによる保存が認められるよう法律を改正するのは非常に困難であるといえます。

そこで、全ての法律について横断的に電子保存を認めるものとして、「e-文書法」が成立したのです。

3.e-文書法

3-1.e-文書法とは

e-文書法とは、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称となります。

この法律では、民間事業者等に対して法令で課せられている書面(紙)による保存に代わり、電子データによる保存を行うことを容認する法律となっています。

多くの法律に横断的に適用される影響の大きな法律ですが、実は、法律自体は非常にシンプルなものとなっており、わずか9つの条文から構成されるものとなっています。

3-2.e-文書法の保存要件

e-文書法によって電子データを保存する場合には以下の4つが保存要件となっています。

①見読性

電子化文書に記載された事項に対し、パソコンのディスプレイ等により必要に応じて速やかに整然とした形、かつ、明瞭な状態で表示し、書面が作成できること

②完全性

電子文書に記載された事項に対し、滅失、破損、改変、消去の抑制措置を講じること。また、それらの有無や内容を確認できること

③機密性

電子文書に記載された事項に対し、許可されていない者からのアクセスを抑止する措置を講じていること

④検索性

電子文書に記載された事項に対し、必要な程度で検索が出来るよう、情報を体系的に構成する措置を講じること

e-文書法の具体的な適用要件については各府省で定めているため、実務上、具体的な保存方法等について不明な点は、各法律を所管する府省に確認する必要があります。

4.電子帳簿保存法

4-1.電子帳簿保存法とは

以上で説明したとおり、e-文書法自体は抽象的な法律であり、書面による保存に代えて電子データによる保存ができると規定されているだけで、詳細な保存方法についてまで規定されているものでもありません。

これに対し、電子帳簿保存法は対象となる範囲や保存方法について、具体的に規定されています。

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

所得税法や法人税法では、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その「帳簿」と取引等に関して作成・受領した領収書などの「書類」を一定期間保存することとされており、これらの帳簿・書類が電子帳簿保存法の対象となっています。

なお、電子帳簿保存法は創設から現在まで段階的に改正されていますが、以下では最新の税制改正を反映した2022年以降の制度内容について記載していきます。

4-2.電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法は主として以下の3つの制度から構成されています。

  • 国税関係帳簿書類の保存制度
  • 国税関係書類のスキャナ保存制度
  • 電子取引情報の保存制度

各制度で保存対象となる帳簿書類や情報が異なり、適正で公平な課税の確保に必要な条件も異なることから、制度ごとに具体的な保存要件が定められています。

(1)国税関係帳簿書類の保存制度

この制度は、仕訳帳や総勘定元帳のほか、現金出納帳・売上帳・仕入帳・売掛金元帳・買掛金元帳等の帳簿書類を対象としています。

これらの書類を保存義務者がパソコン等を使用して電子データとして作成・保存した場合には、書面でなくとも国税関係帳簿書類の保存として認められることとなります。

(2)国税関係書類のスキャナ保存制度

この制度は、請求書・領収書のほか、契約書・納品書・見積書・注文書等、取引相手から受け取った書類や自己が作成して交付した書類の写しを対象としています。

この場合、書面である原本との同一性が担保される必要があることから、電子データとしての保存には事前に税務署長の承認が必要となるほか、一定の要件を満たす必要があります。

要件のうち主なものは以下のとおりとなります。

  1. 入力期間の制限
  2. 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
  3. タイムスタンプの付与
  4. ヴァージョン管理(訂正又は削除の事実及び内容を確認できること)
  5. 入力者情報の確認

(3)電子取引情報の保存制度

所得税及び法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下、その電子取引の取引情報に係る電子データを保存しなければなりません。

電子データとしての主な保存要件は以下のとおりです。

  1. 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
  2. 見読可能装置の備付け等
  3. 検索機能の確保
  4. 次のいずれかの措置を行うこと
  • タイムスタンプが付された後の授受
  • 授受後「最長約2月以内」にタイムスタンプを付す
  • データの鄭製作所を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  • 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

5.e-文書法と電子帳簿保存法の違い

以下では、e-文書法と電子帳簿保存法の違いについてまとめていきます。

5-1.法律の管轄が違う

e-文書法は法律を横断的に関連付けたものであり、内閣官房が管轄する法律となります。ただし、具体的な保存方法については、各府省で定めており、各府省が管轄となります。

これに対し、電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法等の国税に関する法律を対象としており、国税庁が管轄しています。

e文書法内閣官房が管轄(具体的な保存方法は各府省が管轄)
電子文書保存法国税庁が管轄

5-2.対象となる文書が違う

e-文書法が対象としているのは「保存が義務付けられている全ての文書」となります。これに対し、電子文書保存法が対象としているのは「国税関係の帳簿・書類」となります。

このような違いを会社の組織に関連付けて考えると、e-文書法が会社の総務部門と深く関係している一方で、電子帳簿保存法は会社の経理部門と関係しているといえます。

e-文書法保存が義務付けられている全ての文書
電子文書保存法国税関係の帳簿・書類

まとめ

以上、e-文書法と電子帳簿保存法の内容と違いについて解説してきました。

保存文書が電子化されることで大量の文書が廃棄可能となり、保存スペースの有効利用が可能となります。

また、制度を導入する際には、その文書は本当に保存が必要なのか?保存期間は適切か?等について改めて見直すことになると思われます。

重要な文書が不要な文書の中に埋もれてしまわないよう、保存文書のスリム化を図る良い機会となるかもしれません。

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