経費削減に繋がる!クラウド型の請求書発行システムを導入すべき理由とは?

経費削減に繋がる!クラウド型の請求書発行システムを導入すべき理由とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

SaaS事業やサブスクリプションサービスは提供している企業にとって、継続的な売上が確保できる、新規ユーザーが獲得しやすい、利用者のデータを分析・活用できるなど、良い面があり提供しやすいサービスです。

一方で、個々のユーザーによって料金体系や契約期間が異なるため、請求書発行業務にかなりの負担がかかるという一面もあるでしょう。サービスをはじめたばかりの企業であれば、請求書をエクセルやWordなどで作成し、紙に印刷し郵送する、あるいはPDFにしてメールで送付といった方法で個々に対応し、大変な思いをされているのではないでしょうか?

経費削減あるいは業務効率化を含めた効果を、どのようにして得るのか悩んでいる方もいるはず。もし請求書の発行が自動でかつ、一括で郵送もできる仕組みがあれば業務時間削減につながるのではないでしょうか。

本記事では請求書における業務の現状を整理し、解決方法と理由を紹介しています。現状を把握し、情報を整理することで、経費削減と業務効率化のために取り組むべき点が理解できるでしょう。

経理部門における負担は請求書発行業務が多い

経理部門において、請求書発行業務に負担がかかっていると感じている人は多いようです。

「経理部門が行う業務の中で、手作業の多い業務は何ですか?」という株式会社ラクスが実施したアンケート調査において、以下の回答結果があります。

1位:請求書などの帳票発行作業(57.2%)
2位:経費精算書のチェック(52.0%)
3位:領収書原本の保管、管理(43.2%)
※複数回答可

2020年1月ラクス実施 企業の経理業務担当者250人に対するアンケート調査結果より

請求書以外の帳票も含まれているかと思いますが、請求書発行業務は一般的な企業においても大変だと感じているのでしょう。とくに利用者1人1人に対応が必要なサブスクリプションにおいては、一般的なサービスを提供している企業に比べ、膨大な数の請求書を発行しているに違いありません。発行枚数が多ければ、その分業務量も多くなり、1人にかかる業務負荷は多くなります。

サブスクリプションにおける請求書発行・郵送業務は、買い切りのサービスよりも作業が大変です。その原因を整理していきましょう。

請求書発行が大変な理由

請求書発行業務に負荷がかかっている理由にはサブスクリプション特有の料金体系が大きな要因と言えます。順番にご紹介します。

毎月請求書を発行する必要がある

サブスクリプションでは従来の受注1回につき請求1回という方法ではなく、受注1件に対し、契約が続く限り毎月請求書を発行します。基本的にはユーザーが解約しない限り、毎月請求書を発行する業務が発生し続けるわけです。また、締め日も異なる場合もあるため、締め日の確認にも気を配らないといけません。

料金体系が複雑

サブスクリプションの料金体系の多くは「月額基本使用料+オプション(月額またはスポット)」です。オプション料金は利用料に応じた従量課金や、サービスをさらに便利に利用するために追加した機能の料金が該当します。月額だけでなく特定の月に発生する(スポット)ものがあるため、金額計算が複雑になります。さらに、月中から契約をした場合は日割り計算もしないといけなので、金額算出作業にも多くの時間を割いてしまうのでしょう。

請求金額が固定ではない

ユーザーが契約するプランや期間の変更など、サービスの利用状況によって料金が変わるものが多く、毎月の請求金額が固定とは限りません。当月の請求金額を調べるためには契約の変更履歴をチェックし、請求金額を計算する必要があります。利用ユーザー数が多いほど、数あるリストの中から契約の変更履歴を確認していく作業は大変ではないでしょうか。

サブスクリプションの料金体系の特徴から、利用ユーザーごとに請求内容が異なることが請求書発行作業において負担がかかっている主な原因と言えます。特に上記作業をエクセルなどの手作業で管理しているとなれば、時間が膨大にかかる上、計算ミスや請求漏れが発生し、お客様に迷惑をかけてしまう恐れもあることでしょう。

請求書郵送における手間

郵送業務もかなりの作業時間を費やしているのではないでしょうか。一般的に手作業における請求書1通の郵送作業は以下になるかと思います。

  1. 請求書の作成
  2. 請求書の期間や金額などの内容確認
  3. 請求書の印刷
  4. 請求書宛名のラベル印刷
  5. 請求書折作業・封入と宛名ラベル・切手貼り
  6. 郵便局への持ち込み・投函

あらためて見ると、従業員1人あたりの工数は多いと感じたのではないしょうか。利用ユーザー数によっては3~4人で2日かけて行っている企業もあるようで、実際相当な人件費がかかっていることがうかがえます。

さらに、切手代・封筒代・ラベル代・郵送料などのコストも発生します。利用ユーザーが少なければ耐えうる金額かもしれませんが、数1000人以上となってくると経費を圧迫する支出になるでしょう。

経費削減を図るなら、請求書に関わる業務を見直す必要があると、おわかりいただけたのではないでしょうか。請求書発行・郵送業務においては手作業をやめ、負荷を減らすことができれば、コスト削減はもちろん、人的ソース不足の解決にもつながります。また従業員本人が実感でき、効果も客観的に目に見えやすく上層部へのアピールにもつながるため、優先的に改善すべき業務でしょう。

導入すべきはクラウド型の請求書発行システム

どのように改善すべきか、その解決方法として、SaaS事業型の請求書発行システムの導入をオススメします。その理由が次の3点です。

  1. 圧倒的なコスト削減
  2. 請求漏れや誤請求の防止
  3. 多様な働き方が可能

順番に解説をしていきます。

1.圧倒的なコスト削減

請求書が自動作成されるシステムを使えば、入力や内容確認に費やしていた時間が不要になります。さらに一括郵送ができる機能を備えたものもありますので、封入や投函作業などの手間がなくなります。大幅に業務工数がカットされ、残業代や光熱費などの経費削減につながります。

また、人手不足で簡単な封入作業にも、管理職の方に手伝ってもらったり、他部門から応援を回してしてもらったりと、臨時的に対応してきた企業もいらっしゃるかもしれません。しかしシステムを導入すれば、経理部門の人員だけで対応が可能で、人的コストも削減できます。社内全体に効果があり、大きく貢献できるのではないでしょうか。

2.請求漏れや誤請求の防止

エクセルなどの手作業での管理だと、どうしても人為的なミスが生じます。とくに請求書郵送業務はお客様にかかわることですので、何としても間違いは避けるべきです。実際、人の目による確認不足、台帳の更新不足、ラベルの貼り間違い、あるいは応援者など不慣れな人が行うため、誤りが発生してしまうのでしょう。

請求書の自動発行・一括郵送機能を利用すれば、毎月の請求業務における送付漏れや誤請求の防止強化につながります。

3.多様な働き方が可能

SaaS事業(クラウド)型を利用することで、在宅ワークやコワーキングスペースでも業務が可能になります。さらにデータ中心の運用になるため、ペーパーレス化の推進にもつながるでしょう。とくに経理部門は紙媒体が多く、リモートワークが浸透しにくい部門でもあります。SaaS事業型のシステムを利用することで、社員ひとりひとりにあった働き方が実現できるのではないでしょうか。

また、情報を社内で共有しやすく、管理がしやすいというメリットもあります。緊急事態における対応や社内の働き方改革の推進にも一役担うでしょう。

まとめ

サブスクリプションサービスを提供する企業にとって、料金体系の特徴から請求書発行業務に膨大なコストを費やしてしまっていることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

解決策としてはSaaS事業型の請求書発行システムを導入。請求書発行の自動化と一括で郵送できる機能を利用することで、内容チェックや印刷・投函などの手作業が大幅に短縮されます。さらに人為的エラーを防ぎ、個々の多様な働き方にも対応できるため、経費削減と業務効率化が実現できるでしょう。

サブスクリプションサービスを提供している企業は自社の将来のためにも、SaaS事業型の請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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