前受金管理に重点を置いたシステム導入の検討ポイントとは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業の取引に関するお金や数字の管理のなかで複雑になりやすいのが前受金管理です。とくに事業内容の性質から前受金が多くなりやすい事業であれば、事業拡大とともに管理件数のボリュームは増大するでしょう。さらに、そもそも前受金の管理方法が手作業中心で業務フローが煩雑という場合は、その管理に時間をより費やすことになります。そのためシステム活用で効率化をしたいと考える担当者も多いはずです。

この記事では、前受金が多いというセキュリティシステムSaaSを提供する企業へのインタビューから、前受金管理に重点を置いたシステム導入を検討する際のポイントを紹介します。

経理担当者が注意したい前受金管理

SaaSで前受金が発生しやすい背景

前受金は顧客へサービスの提供が完了する前に受け取ったお金を指します。会計上は負債科目になり、その後サービスの提供の完了が到来すれば、負債から収益へと振替えられ、売上計上をします。経理担当者はこの振り分けるために受け取ったお金をどう処理するかを判定し、管理をするのです。

SaaSをはじめとするサブスクリプションビジネスにおいて発生しやすいのがこの前受金です。サービス提供より前に顧客からの入金がされることが多いビジネスモデルだからです。経理担当者はその前受金関連の作業が多く、その内容が売上にも影響するので注意して管理をしなければなりません。

受け取ったお金の精査が必要

SaaSなどのサブスクリプションでは継続課金が基本のサービスや契約内容が自動更新の形式をとります。資金回収が安定的、長くサービスを利用してもらえる、といった売り手側のメリットがあります。その一方で受け取ったお金がどのようなものなのかをしっかりと確認することが経理担当者としては肝になります。仮に契約プランの種類を多く設けているサービスの場合、請求とそれに対する入金の内容が、サービス提供前の「前受金の受け取り」なのか、すでにサービス提供が完了している分であれば「売掛金の回収」なのか、そして、月ごとなのか・数ヶ月ごとなのか・年間分なのか、プランや顧客によって変わってくるからです。

このように前受金管理は経理担当者にとって注意が必要な業務のひとつです。

前受金が多い企業の今後の課題

今回インタビューをしたセキュリティシステム(入退室管理システム、録画管理システム)を提供している企業では、長期的なサービス提供を前提にしていることもあり、月額課金でありながら年額の一括請求をしている(「年払い」を依頼している)そうです。契約は自動更新で、顧客からの申し出がなければ継続的にサービスの提供を行います。そのため前受金が多くなりやすいものの、まだ顧客数が少ないことから業務負荷はそこまでではないようです。そのような状況ですが、社内では今後の事業拡大を見据えて、顧客数の増加にともなう前受金管理の増大に対応し得るよう、経理まわりのシステム導入の検討が課題とのことでした。

現在の業務:さまざまなツールとエクセル管理

ここで、今回の企業の現状の業務フローを確認してみました。こちらの企業では販売管理は自社システムとエクセル管理とを合わせて行い、請求書発行するシステムとして自社の専用のシステムを利用しています。前受金管理はエクセルでその都度行い、期間按分などの算出や入金確認もエクセル上で管理しているようです。さらに全国の各拠点で入金管理の対応をしており、拠点ごとに複数の口座を持っています。入金情報を各拠点から集め、そこから入金内容の精査をするという工程になっています。

使用しているツールがバラバラで手作業も入り、前受金の管理はとても手間がかかる作業という印象です。

年払いは前受金管理が複雑になりやすい

先述の通り、適切な前受金の管理のためには、その受け取った金額の精査が必要です。とくに今回の企業のように年間分の利用料を先に一括で支払ってもらう(年払い)場合は要注意です。

まず担当者は入金されたお金が「売掛金の回収なのか、前受金の受け取りなのか」を判断しなければなりません。ただし年払いの場合は「一部は売掛金の回収、残りが前受金の受け取り」というケースもあります。そこで、以下のようなポイントで確認を行い、必要に応じて入金された金額を区分し、それぞれの金額を算出します。

確認ポイント

  • 入金金額が何ヵ月分にあたるものか
  • どの期間に対応している金額なのか(以下の1 か2 に区分)
  1. 売掛金の回収→サービスの利用期間が経過している分
  2. 前受金の受け取り→サービスの利用期間が完了していない分(将来の期間に当たる分)

このように、年払いの場合は特に前受金管理が煩雑になりやすいのです。

システム導入で問題を解決する際のポイント

このように今回の企業は前受金管理の煩雑さになりやすい事業内容で、そこには①さまざまなツールとエクセル管理の限界、②年払いが多いことによる管理の手間、という2点が要因として存在しているようです。担当者はこの2つをクリアしつつ、将来的に事業が拡大しても対応できるシステム導入の検討を進める必要があります。

実際にシステム導入を検討する際はどのような点に注意すれば良いのでしょうか。ポイントは以下のとおりです。

現状の業務フローを整理する

業務の流れを整理し、ムダやシステム化しやすい箇所を洗い出します。販売・契約の段階から請求・入金後の前受金管理などを同じシステム内でリンクさせて管理できるシステムや、前受金管理と売上計上の管理が一括で処理できるシステムなど、業務フローごとで分かれてしまっていたツールをまとめることも可能です。どの業務がまとめて管理できるようになれば楽になるのか、自社の事業の特徴を踏まえて検討すると良いでしょう。

システムの機能の詳細を検討する

類似するシステムをいくつかピックアップし、システムの機能を比較検討します。今回のケースでは、前受金管理の機能が充実している、複数口座の入金情報をCSVなどのデータでインポートできるなどの機能があるものを探すと良いでしょう。また、各拠点の複数の担当者が確認を行うのであればデータを更新・変更したときにログが残る、入金状況の進捗が見やすく可視化される、といった機能があると便利です。運用をイメージしながら優先したい機能を事前に決めると選定しやすくなります。

将来的に発生しそうな取引があれば、その運用も事前に検討する

新たな取引が始まるのであれば、業務フローや経理処理などの運用を整理してシステム化できる部分を事前に精査します。それも踏まえてシステム導入すれば、新たな取引が始まってからシステムが合わない、というリスクを押さえることができます。

導入後のコスト算出などの事前準備

現在の管理コストと、今後契約社数が増えた場合のコストを計算して、何社を超えたら経理システムを導入したほうがいいのか予定を立てます。それにより、システムの導入時期の見当づけを行い具体的な準備の計画を立てることができます。

なるべく早い段階で自社に合った前受金管理や販売管理を楽にできるシステムを検討し、運用方法を決めておくことが大切です。システム導入をすることで契約が激増しても耐えうるバックオフィスを構築し、もともと多い前受金のボリュームが増えても対応可能な体制を整えることができます。

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