SaaSビジネスで注意したい請求書関連業務のポイント

SaaSビジネスで注意したい請求書関連業務のポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

請求書の発行は、収益を得るために必要な業務のひとつです。請求書の発行回数の多いSaaSビジネスを行っている法人において、重要性はとりわけ高いものとなります。

では、SaaSビジネスにおける請求書関連業務では、どのような問題点や業務のポイントがあるのでしょうか。この記事では、SaaSビジネスの特徴と従来型ビジネスとの違いを踏まえ、解説していきます。

請求書の発行フロー

法人が収益を得るためには、請求書を発行して、代金を回収しなければなりません。また、請求書を残しておくことで、取引上のトラブル防止につながります。したがって、どの法人であっても請求書の発行は必ず行うべき業務となります。

SaaSビジネスに限らず多くの事業において、請求書にかかわる業務は、基本的に以下のような流れで行います。

1.請求内容の確認・確定顧客に引き渡した商品と金額を確認し、請求内容を確定させます。
2.請求書の作成システムや表計算ソフトなどを使って、請求書を作成します。
3.印刷・封入・発送作成した請求書を印刷し、封筒に入れ、発送します。Eメールで送る場合もありますが、紙媒体の請求書がほとんどのようです。
4.入金の確認請求書の発送後、顧客が代金を支払ったか確認します。
5.会計への反映入金が確認できたら、会計仕訳を作成します。

SaaSと従来型ビジネスの違い

この項目では、SaaSビジネスの請求業務へ触れる前に、従来型ビジネス(売り切り型)との違いを確認します。以下の表では、SaaSと従来型ビジネスの違いをまとめています。

SaaSビジネスと従来型ビジネスの比較表


SaaS従来型(売り切り型)
料金体系プランにより異なる固定
請求内容の変更あり(プランの変更など)なし
請求サイクル 代金回収タイミング定期的その都度
顧客との関係性中・長期にわたることが多い原則として短期(その場限り)

上記の表からわかるとおり、SaaSビジネスにおける料金体系はプランによって異なります。定額課金や従量課金のスタイルでサービスを提供していたり、月の途中でプランをアップグレードしたりすることもあるため、毎月一定の請求額ではありません。また、請求書の送付やサービス代金の回収は定期的に行います。

従来型のビジネスは、商品の価格が固定されてることが多いため請求額の大きな変動はないといえます。また、基本的にその場限りの取引となるため、請求サイクルなどはその都度です。

さらに、顧客との関係性も、SaaSと従来型ビジネスには違いがあります。SaaSは一度契約をしたら、数か月から数年単位の期間でひとつの顧客とつきあうことになります。従来型ビジネスも定期的な取引がある場合は長期間にわたるつきあいとなりますが、基本的には短期的な(その場限りの)関係性です。

したがって、SaaSビジネスは、「売ることがゴール」ではなく、「売ることがスタートライン」というビジネスであるともいえます。

このような、SaaSと従来型のビジネスモデルの違いは、請求業務にもあらわれてきます。次の項目では、請求書関連業務におけるSaaSビジネス特有の問題点を確認していきます。

SaaSビジネスの請求書関連業務が抱える問題点

請求書関連業務のうち、SaaSビジネス特有の問題点として、

  • プランや課金形態によって請求金額・時期などが異なるため、顧客管理が煩雑になる。
  • 契約期間中に契約内容(プラン)が変更される。
  • 顧客によって、請求書を発行するタイミングが異なる。
  • ひとつの顧客と複数契約をしていると、入金額が合算される。
  • 定期的に請求書を発行する必要があるため、請求件数が多い。

などがあります。

また、請求書に関する業務の全般的な問題点として、以下のものがあげられます。

  • 請求業務が特定のスタッフに集中し、引継ぎが困難。
  • 紙媒体で請求している場合、請求書の作成・印刷・発送に時間がかかる。
  • 請求の漏れや二重請求をするリスクがある。
  • 請求書と入金額の突き合わせに手間がかかる。

などがあります。

請求書に関連する業務は、慎重・丁寧に行う必要があります。なぜなら、万が一請求漏れや二重請求が発生した場合は、法人の信頼性を損なうことにもつながるためです。

しかし、上記で説明したとおり、SaaSビジネスの請求書関連業務は、顧客管理が煩雑であったり、契約期間中にプランの変更があったりします。そもそも請求書を送る頻度が高いため、ミスが起こるリスクも高いといえるでしょう。

また、請求業務は内容の確認はもちろん、請求書の印刷や封入、発送など人の手で行わなければならない工程も多くあるため、担当スタッフの負担も大きくなります。

このように、SaaSビジネスにおいて請求書を作成し、管理していくためには、従来型のビジネスよりも気をつけるべき点が多くあります。では、SaaSビジネス特有の課題を含め、請求書に関連する業務のリスクを減らし、効率化するためには何をすればよいのでしょうか?

請求書にかかわる業務のポイントは「自動化」

業務を効率化するためのポイントは、「自動化」です。自動的に処理できる工程を増やせれば、請求件数が増加しても、スタッフの数を変えずに対応できる可能性が高まります。

自動化をするために、まず思いつくのが表計算ソフトの計算式やマクロと使うことです。表計算ソフトは、法人のパソコンであれば、標準装備されているため誰でも使うことができ、業務へ手軽に導入できます。

しかし、表計算ソフトは、データ量が多くなるほど重くなります。また、複雑な計算式やマクロを組んだ場合、中身がブラックボックス化して、作成した本人にしか操作できないということもあるでしょう。さらに、表計算ソフトは、複数のスタッフが同時にデータ編集をすることに向いていません。

そこで、提案したいのが、請求業務に特化したシステムを使うことです。システムは、クラウド環境で使用するものが多く、以下のようなメリットがあります。

  • 定期的な請求は、自動的に請求書を作成する。
  • イレギュラーな請求にも対応できる。
  • 顧客情報も同時に管理することで、請求データとの紐づけが可能。
  • 請求書の印刷や封入が不要になり、ボタンひとつで一括郵送できる。
  • 複数契約の合算された入金額でも管理が容易。
  • 複数のスタッフで管理できる。

システムでは、継続課金などの定期的な請求は自動で請求書が作成されます。また、契約期間中にプランを変更するなどのイレギュラーがあった場合でも、前月の請求額との自動比較を行うため、請求漏れを防げるでしょう。

顧客情報と請求データを紐づけて一元管理もできるため、ひとつの顧客が複数の口座を持っている場合も、簡単に対応できます。さらに、クラウド環境で使えるシステムの場合は、営業スタッフと請求担当スタッフの情報共有にかかる時間を減らせます。

システムの導入で業務を自動化させ、これまで請求作業に使っていた時間を別の業務に割り当てれば、事業の拡大にも寄与できるでしょう。

まとめ

SaaSビジネスの請求書にかかわる業務は、従来型のビジネスと比較すると非常に複雑で、ミスが発生しやすい環境でもあります。業務の効率化をするためのポイントには、「自動化」があり、システムを導入することで実現できます。

お金にかかわる、請求書に関する業務でミスをすると、法人の信頼度にも悪影響を及ぼします。顧客とのつきあいが長くなりがちなSaaSビジネスではなおさらです。リスクを可能な限り抑え、スタッフの負担軽減と効率化にもなる手段として、請求書の管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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