無料期間やプラン変更にも対応したい!入金消込作業の改善案とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

ここ数年でSaaSやサブスクリプションサービスを提供する企業が増えています。一見、サブスクリプションの請求は同じ内容の繰り返しで経理処理は単調なものに思われますが、実際は複雑で手間のかかる作業になっている企業が多いのをご存知でしょうか。とくに、入金消込はその企業のサービス内容や請求タイミングにより複雑になりがちです。経理担当者が口座の入金情報からどの契約のどの期間に対応した入金なのかをすぐに判別できないことが背景としてあり、それに悩む企業も多いのが現実です。

今回お話をうかがった広告運用サービスのSaaS企業も入金消込の作業を効率化したいと考える企業のひとつでした。さらにその要因には、定額制だけではないサービス体系、無料期間やプラン変更などの事情が絡み合っているようです。この記事では詳細を確認しつつ、少しでも入金消込をスムーズにする方策を検討します。

入金消込の作業を少しでも簡略化したい

もし仮に、月ごとに定額の請求が発生する契約内容であれば、金額が同じであったとしても毎月同じ作業が発生します。請求の件数が増えれば増えるほど、同じような処理を繰り返し行うことになり、費やす時間は増えるでしょう。加えて、こちらの企業では定額制のサービスだけではなく従量課金制や無料期間のあるサービスなど、さまざまな請求パターンがあります。そのため、入金消込の作業はより複雑になり、手間がかかってしまうのです。これこそがこちらの企業の課題であり、今後の請求件数の増加に備えてクリアしておきたい懸念事項とのことでした。

無料期間やプラン変更が複雑化をまねいている

今回のケースでは、利用月のなかで利用したサービス内容を計算し、翌月の月初めに請求額を確定して請求する(翌月支払い)ということでした。ただ、請求内容が決して定額制ではなく、以下のように複数のパターンあるそうです。

請求のいろいろなパターン

  • 無料期間があるケース(キャンペーンなど)
  • 月中利用開始のケースがある
  • サービスにより従量課金制、月中退会の可能性がある
  • プラン変更あり(一定金額+従量課金)

申込み後の一定期間は料金が無料になるキャンペーンや、月中でも申し込みやプラン変更・退会ができる仕組みがあると、このように請求パターンが複雑になります。ユーザーにとって気軽に利用できるというメリットがありますが、請求額の算出・確定や入金消込の作業を複雑にしている要因といえます。この契約数が伸びるほどその複雑さは増すでしょう。このような場合はシステム化などによる手作業の削減が有効です。

入金消込の作業をシステム化でスムーズにする

ユーザー数や請求件数が少ないうちは表計算ソフトなどを利用して手作業で管理することも可能かもしれません。しかし、事業規模の拡大の見通しがあるのなら、料金の支払いに関する確認作業は適切に行うことが重要です。少しでも対策を講じて将来的なトラブルを防止するのが得策です。

最近の請求書管理に特化したシステムなどでは、機能が充実し、入金消込や売上管理などに役立てるものが増えています。以下に、今回のケースで有効な機能の例をピックアップします。

<例>

定期的な売り上げの入金消込を自動化

額制のサービスに関しては、同じユーザーから一定の期日に同じ金額で入金されます。システム化をすることでこれらのスケジュール管理を行い自動で消込作業をしてくれるのです。

複数のサービス料をまとめて入金されても大丈夫

複数の契約(請求)情報からユーザーごとの未入金額を自動集計できるので、入金消込がスムーズです。

請求や入金データの連携、活用が可能

会計システムなどのデータをインポートしたり、ユーザーごとに集計した売上金額をCSVデータなどでエクスポートをしたり、他の経理処理に役立てる機能があります。

このようにシステム化を実現することで入金消込がスムーズになり、さらに他の経理処理が効率的に進められる可能性が大いにあります。ムダを少しでも省くことで他の業務や営業活動に時間を費やすことができ、事業全体の貢献にもつながります。手作業や限られた人員での煩雑な業務には、どうしても限界があります。事業拡大の前段階でシステム化を検討し、業務体制を整えてみてはいかがでしょうか。

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