請求サイクルが複数ある企業の請求業務を改善するシステムとは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

法人が売上を計上するためには、請求書の発行が必須の業務です。請求書の作成を担当する部署としてはルーチンワークであり、少々煩雑な業務ではあります。しかし、ミスをすると法人の信頼度を落としてしまう可能性もあることから、請求書発行業務はきわめて重要です。

この記事では、ソフトウェアの受託開発・医療機器製造販売企業を取材しています。インタビューで見えてきた請求書発行業務で抱える悩みや課題を踏まえ、改善案を提案していきます。

請求書発行業務に存在する課題・悩み

今回は、ソフトウェアの受託開発・医療機器製造販売企業を取材しました。同社では、システム導入に関するコンサルティングをはじめとした複数の事業を行うなど、幅広い分野で業務を行っています。

請求書の発送サイクルは、顧客の半分以上が毎月請求、その他は数か月ごと、1年ごとです。顧客によって請求のタイミングが異なるため、請求書の作成を担当する経理部署の負担が大きくなっていると予想できます。

取材をして詳しくお話を聞いたところ、請求書発行業務に関する以下のような悩みや課題ががあるそうです。

  • 毎月、請求書の金額確認に時間がかかる。
  • 請求漏れが数回発生した。

現在の請求書発行業務

同社での請求書発行業務は、以下のような流れで行っています。

  • 各担当部署が請求金額をまとめて、経理部署が請求書を作成・発行する。
  • 請求書は、受発注管理システムで前月の請求書コピーを編集し、作成している。
  • 請求書は印刷し、スタッフが封入して郵送している(一部メール送付あり)。

前述のとおり、同社と取引をしている顧客への請求書発行サイクルは、毎月請求が半数以上、その他は数か月ごと、1年ごとです。月ごとに請求している顧客が多いことから、請求書の金額確認には時間を要しています。

また、請求内容が大きく変更されたタイミングで請求漏れが発生し、毎月請求するべき代金を請求し忘れていたこともあるそうです。

請求書の作成は前月のコピーを編集していることから、金額の入力間違いをはじめとしたケアレスミスの発生も懸念されます。また、請求書は紙媒体がほとんどであるため、作業に長い時間が割かれるほか、スタッフの負担が大きいです。

請求書発行業務の改善案

請求書発行業務はルーチンワークではありますが、ミスをすると自社の信頼度を落とす可能性もあります。ミスを減らすための一案として、請求書の自動発行システムの導入があります。

システムは、クラウド上で使用できるものがほとんどであるため、経理スタッフ以外の営業スタッフも利用できます。また、以下ような機能が備えられており、請求書発行業務に割く時間やコストを減らせます。そのため、請求書の件数や種類が多い法人にとって大きな武器となります。

請求書発行システムの機能例

  • 定期的な請求では、あらかじめ周期を設定すると請求書が自動で作成される。
  • 定期請求の内容を変更した場合、自動でアラートを表示する。
  • 顧客ごとの請求金額を一覧で確認できるため、売上の計上ミスが発見しやすくなる。
  • クラウドで使用できるため、契約内容の変更などの情報共有が容易となる。
  • 印刷や封入が不要で、ボタンひとつで複数の請求書を一括で郵送できる。

上記で例をあげたとおり、自動で請求書が作成されるほか、アラート機能も備えられているため、金額の間違いを防止できます。また、クラウド上で使用できるシステムであれば、他部署のスタッフ同士の情報共有が容易であるため、契約の変更時に請求漏れが発生するリスクを減らすことが期待できます。さらに、請求書の封入・送付もボタンひとつで可能です。

このように、システムの導入は業務の効率化やリスク抑制に大きなメリットがあります。請求書発行業務で悩みや課題を抱えている場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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