複数サービスを提供するSaaS企業でスムーズに請求書発行を行うポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

請求書の発行業務は、守備範囲が広い経理業務の中でも、手間がかかる作業の1つです。

取引先が増えると、発行に要する手続きも増えるため、人手が足りない経理組織ではいかにして発行業務を合理化し、かつ作業品質を維持できるかが課題となっています。

この記事では、取材させていただいたSaaS企業による、請求の発行に関する課題と、その解決方法を説明いたします。

同社の請求書発行業務に関する流れと課題

こちらの企業では、自社販売商品として、マーケティング支援サービス、案件管理ツール、その他多数のサービスを提供し、数千社に及ぶ得意先に向けて大量の請求書を送付しています。

また、同社では請求書を発行するまでに、複数のシステムを利用しています。売上管理は会計システムと連携しているものの、売上の入金管理、請求書の発行に関するシステムは、他の会計システムから独立しているため、情報連携に関する課題にもつながっていました。

請求書の送付タイミングは、同社がクライアントに提供するサービス契約毎に違うため、月に複数回、決まった日に売上情報を請求書発行システムに連携しています。

データ連携後は、請求書発行システムから、紙による請求書と電子メールに添付するためのPDF請求書が出力されます。

担当者は、全ての請求データが紙あるいはPDFで出力されたことを確認した後、 郵送あるいはメール添付で請求書を送付します。

課題 1:請求書の送付に手間がかかっていること

請求書の送付方法は得意先の要望に応じて、郵送あるいはメールによっているため、事前に出力方法を設定しておく必要があります。

また、提供しているサービスの締め日が異なることもあり、月に複数回ある請求書の発行日に向けて、準備しなければならないことに煩雑さを感じています。

課題 2:システム間の情報連携とデータ確認にも手間がかかっていること

請求データの訂正や請求書の再発行時に、それぞれのシステムが保持するデータが正しく反映されいるかどうかを、都度確認しなければならない状況にありました。

複数のシステムを利用しているため、引継ぎを想定した作業手順やツールの簡略化も考える必要があります。

課題を解決するためのシステム面での改善案

常に変化する環境へ適応するため、恒常的に人手を追加するだけでは、業務の非効率化や不安定化につながるだけでなく、請求書の発行漏れや送付先誤りなど、あってはならない問題が頻繁に起きかねません。

今回のケースでは、システム面の改修や新しいシステムの利用により、業務の改善を目指すことが望ましいでしょう。

(1)システム間のデータを直接連携する仕組みを構築する

売上情報の登録がある会計システム、請求管理システムおよび入金管理システムまで、全ての取引情報を直接連携させます。

多くの企業では、互換性のない情報をCSVファイルによりデータ連携することが見られていますが、既存システムに拡張性を持たせて、FTP(File Transfer Protocol)等で大量のデータを共有しましょう。

ただし、バッチ処理によりデータをまとめて連携する都合上、各システムにおいて全てのデータ処理を事前に完了させておく必要があり、スケジュール管理が重要になります。

(2)請求書発行機能を強化する仕組みを構築する

既存のシステムの改修が困難である場合や、相当の期間が経過した古いシステムを利用している場合、Webサーバーを利用した請求書発行機能に強いソフトウェアを利用する、あるいは請求書発行機能に特化したクラウドサービスと既存のシステムをAPI(Application Programming Interface)接続することで、抜本的な解決を期待することができます。

クラウドサービスを利用するメリットとして、様々な業種に対応する拡張性があるため、必要に応じたサービスを選択できることもあります。

これにより、企業側で新サービスを提供する場合や、請求の締め日を変更しても、容易に対応できますので、経理担当者の作業の合理化が期待できます。

また、業務効率の観点からは、クラウドシステムがメールに請求書データを送付する機能を実装していれば、作業の手間を大幅に削減することが可能です。

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