サブスクリプションビジネスの立ち上げ時における請求管理システムの選定ポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションビジネスは昨今、業界を問わず人気が高まっています。「所有」から「利用」へと需要がシフトする中、新たにサブスクリプション型ビジネスを開始する企業が増えています。サブスクリプション型ビジネスを立ち上げるにあたっては、バックオフィスの業務設計がカギとなります。

この記事では、今後サブスクリプション型ビジネスを立ち上げようとしている企業へのインタビューで見えてきた請求業務の課題と、改善策についてご紹介いたします。

請求業務の課題

今回インタビューした企業は情報通信システム機器の開発・販売を行っています。現在、サブスクリプション型ビジネスの立ち上げを検討していますが、人員が限られているため、バックオフィス関連の業務をシンプルに設計しておきたいと考えています。

想定される業務

この企業はBtoBビジネスを行っており、請求は基本料金+従量課金で構成されます。また販売代理店への支払も発生します。

そこでバックオフィスでは日常的に下記の業務が必要になります。

  • 正しいタイミングでの売上計上
  • 請求書の発行と送付
  • 入金確認と入金伝票の起票
  • 入金と売掛金または前受金の消込
  • 販売代理店への販売手数料の計上と支払

また決算期には、監査法人や税務申告のために顧客ごとの前受金・売掛金残高の一覧が必要になる場合があります。

サブスクリプションビジネス立ち上げにおける請求業務の課題

正しい請求額の把握

顧客ごとに売上を正しく把握し、計上することはサブスクリプション型ビジネスの根底を支える重要な業務です。また、この企業では、販売代理店ごとの販売状況を把握し販売手数料を適切に計上し、支払を行う必要があります。

そのためには、案件ごとの契約内容が社内で十分に共有されていなければなりません。また、請求情報・入金状況について、営業部門とバックオフィスの間でのシームレスな連携が不可欠となります。

請求書の発行と送付業務

継続的に請求が発生するサブスクリプションビジネスにおいて、毎月の請求書発行は大きな業務負荷となります。契約件数が増えるほどその負担は増すでしょう。手作業で請求書の発行と送付を行う場合、印刷や郵送に時間が取られます。

今回取材した企業では、立ち上げ期であるサブスクリプションビジネスに振り分けられる人数は限られており、請求書発行業務の効率化が重要です。

立ち上げ期のビジネスにおける業務フローの構築

立ち上げ期のビジネスにおいては、当初から業務フローをシンプルに設計することがカギとなります。最初に構築された業務手順は、特にバックオフィスにおいては長く踏襲されていくことが多く、後になって変えることは難しくなります。そのため、スタートの段階で、シンプルで効率の良い業務フローを作り上げることが重要です。

改善するには

請求管理を一気通貫できるサービスを利用する

これらの課題を解決する方法の一つに、請求書発行・入金消込・売上計上を一気通貫で自動化できるシステムを活用するというものがあります。サブスクリプションビジネスに対応した請求管理システムを利用することで、請求書発行・郵送処理を自動化できます。

また、このようなサービスを活用すると、売上・前受金や売掛金などを自動的に集計できます。別途スプレッドシートなどを用いて手作業で情報更新する手間がなくなり、情報を一元管理することが容易になります。

請求管理システムの選び方

このような企業では、サブスクリプション型ビジネスに特化した請求管理システムの導入を検討すると良いかもしれません。また、少数精鋭で業務を回していく組織では、自動化できる機能の多いシステムを選びましょう。請求の発生から売上計上、請求書発行業務まで、多岐にわたる業務をどこまで自動化できるのか、よく確認して検討しましょう。

特に、毎月安定して売上を計上できる、というサブスクリプションの強みを最大限活用するためにも、売上計上関連の業務の自動化は重要なポイントです。顧客ごとの収支の分析や、キャッシュフロー予測にも使えるシステムもあります。今後のビジネスの展開に沿ったシステムの導入を検討しましょう。

まとめ

拡大を続けるサブスクリプション型ビジネスにおいて、バックオフィスの業務の効率化は、今後の事業の成長を左右する重要なポイントになります。サブスクリプションサービス向け請求管理システムを導入し、バックオフィスの業務を自動化できるよう検討してみてはいかがでしょうか。

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