請求書の枚数増加に備える!システム活用で請求業務を効率化しよう

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

経理担当者の多くが煩雑だと感じる業務のひとつに、請求書の発行や送付、入金確認などの「請求業務」があります。ただ、請求業務に煩雑さを感じていても、そこまで処理件数が多くなければ現状のままで良いと考える担当者は多いでしょう。また、既存の業務手順を変えてシステム導入することを面倒だと感じる担当者もいるかもしれません。特に立ち上げから間もない企業では事業が軌道に乗るまで取引の案件数が少ないケースがみられます。ただ、事業が拡大したときはどうでしょうか。経理業務への負荷が増えることも考えられます。

今回のインタビューでは、この先の請求業務の増大に備えたいという金融データプラットフォーム企業の経理担当者にお話を聞くことができました。実際の請求業務のフローをお聞きしながらその準備に最適な方法を考察します。

現状の課題とその背景

今回インタビューを受けてくださった企業は、金融・財務関連のビッグデータを活かした証券レポートの配信や金融・財務関連のドキュメント制作、システムインテグレーションサービスなどのさまざまなコンテンツを提供しています。

現状は取引先がそこまで多くないものの、先々の事業拡大に伴う経理処理の業務負荷を見越した対応をしたいということでした。その中で課題としてあがったのが「請求業務」です。最近は請求書の自動作成サービスが増えていることを耳にし、興味を持っているそうです。とはいえ、自社がシステム導入をするほどの規模なのか、まだ早いのではないか、検討するには何を整理したらいいのか、と二の足を踏んでいるようでした。

現在の業務手順を確認!

ここで、現在の業務の流れを改めて確認しましょう。こちらの企業の場合、現在、請求書の発行は3ヶ月や半年に1回程度です。件数は少なく、請求書はエクセルで作成し、ワークフローのツールで2段階承認のうえ発行しています。請求書が紙ベースのため承認された請求書を出力し、手作業で封入して郵送で発送しているそうです。また、請求に付随する作業として、入金消込や売上管理があります。こちらの企業では、入金消込はエクセルで目視による消込作業を行い、売上管理は別の財務管理システムを使用して処理を行っています。

今回のケースでは手作業の箇所があり利用ツールもさまざまなため、各業務がぶつ切りの印象です。作業ごとにチェックや見直しの時間を確保し、業務全体の正確性へ不安が残る部分があります。このまま請求書の枚数が増えてしまった場合、各工程に時間がかかり過ぎ、請求金額のミスや発送モレなどのリスクがあります。

今回のお悩みを解決する方法とは

それでは、どのような方法で請求書の枚数増加に備えることができるでしょうか。以下にその方策をあげていきます。

まずは紙ベースの請求書、手作業での送付をやめる

もし請求書をデータ化してメール送付へと変更したら、発送作業の時間の削減だけでなくペーパーレス化が実現できます。いきなりすべての業務工程を変えることができないときは、少しでも手作業部分を減らしてみてはいかがでしょうか。

請求書管理システムを利用する

担当者が興味を持っていた請求書の自動作成システムの利用はおすすめの方法です。金額入力など同じ作業を繰り返すような部分や送付先情報の管理、発行日付の更新など、ちょっとしたことを自動化することで効率的になります。多くのサービスがクラウド上のサービスで共有しやすかったり請求書をデータ送付できる機能があります。ユーザーにとってさまざまなメリットがあり有効です。

システム化するときのポイント

請求書の枚数が少ない段階から使い始めてみる

たとえ請求書の枚数が少ない段階でも、枚数が増加する前から利用してみると良いでしょう。システムのしくみや利点などを知りながら業務を改善していくことができます。システム利用のために請求業務の流れを確認することでムダな作業の発見ができるかもしれません。

将来的なリスクに対応できるシステムを選ぶ

請求書管理システムには、定期的な請求書の情報を登録して自動作成するしくみや、ワークフロー・承認機能、チェック機能などが充実しているものが登場しています。また、システムによっては案件ごとに入金消込や売上管理などが可能だったり、その取引の進捗に応じた情報をリアルタイムに確認・集計できたりと、機能が充実したシステムもあります。処理件数が多くなるほど一括のシステムでどこまでできるかが効率化のポイントです。単なる手作業部分の自動化だけでなく、先述の将来的なリスクにも対処できるシステムを選ぶことで先々の不安も解消できるのではないでしょうか。

請求書の処理件数が少なくても自動化することでのメリットは多くあります。ぜひこの記事を参考に、現在の業務の整理や請求書管理システム関連の情報収集から始めてみてください。

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