こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書の作成から印刷・送付までの業務は手作業で行うと膨大な時間と労力を要します。全社的にテレワークを実施しながらも、社員が請求書発行業務のためだけに出社するケースもみられます。請求書発行業務はどの企業にとっても頭を頭を悩ませる問題です。
本稿では取材先企業における業務上の課題とその解決策を探ります。本稿が、請求書発行業務に悩む全ての企業にとって課題解決のためのヒントになれば幸いです。
取材先企業の業務上の課題
取材させていただいたのはWebサイト構築サービスのSaaS企業（以下、A社）です。A社の提供するサービスは、Webサイト構築サービス・受託開発・ サーバー運用です。幅広くWebサービスを提供するのがA社の特徴といえます。
A社が、現在抱えている業務上の課題は月額課金サービスの請求書発行業務を自動化することです。以下では現在の業務フローを確認し、どのような解決策があるのか検討します。
現在の請求書発行業務の流れ
A社ではクライアントごとに請求の締め日を設定して請求内容を確定させます。そして、請求金額を記載した請求書を紙で発行して郵送します。A社の顧客数は数百社にのぼります。顧客ごとに請求書の発行が微妙に異なり、請求書発行のスケジュールが一定に定まらないのは大きな問題です。
請求書を発送した後、経理担当者は入金額と請求額をつき合わせて入金確認を行います。支払いの確認ができた場合には入金伝票を作成します。しかし、金額が一致しない場合や期日を過ぎた請求分の入金がなされていない場合は、相手方に確認しなければなりません。電話での確認となる場合が多く、時間と手間のかかる作業です。
ここまで無事に完了すると、経理担当者は会計処理を行います。A社では財務会計システムと会計管理システムを各々利用しています。
まず入金金額の仕訳を行うのです。具体的には、システム上で売掛金を減らして現金を増やす処理を行います。
次に、過去の取引と入金金額を確認し、処理の完了したものを入金リストから消し込んでいきます。消し込み作業は目視によるチェックが基本となるので特に慎重さが求められます。入金確認や消し込みの際は不注意によるミスが起きがちです。
しかも、A社では財務会計システムと会計システムを利用しており、手入力で作業を行っているために二重管理となっています。これは業務フローとしては非効率的な過程です。
業務上の課題を解決するための施策
具体的な施策として次の2つが考えられます。
第一に、月額課金サービスのスケジュールを登録して、決まった日程で請求することです。請求書発行のスケジュールをシステムに登録すればミスは劇的に減るでしょう。
第二に入金確認を自動で行ってくれるシステムを利用することです。現状では入金確認と消し込みを手作業で行っているためにトラブル発生の温床となっています。システムを導入すればヒューマンエラーを排除できるのです
まとめ
システムの導入は業務効率化のために有効な施策ですが、いったんシステムを導入するとその後入れ替えるのは容易なことではありません。自社に最適なシステムを導入するためにも十分に比較・検討することが大切です。必ず複数社のシステムを検討して決定するべきです。
請求に関わる一連の作業は正しくできて当たり前の業務といえます。しかし、顧客の増加に伴って複雑さも加速度的に高まります。システムの導入による業務効率化は考えるべき経営上の選択肢です。本稿が請求業務をシステム化する上での参考となれば幸いです。
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