定額課金だけじゃない!従量課金や一括請求など複数パターンの請求業務を自動化しよう

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、ビッグデータを活用したサービスが増え、さまざま業界で目にするようになりました。金融業界でもそのムーブメントが巻き起こっています。主なサービス内容は、さまざまな金融サービスから収集されたデータを属性等のデータと紐づけ、ユーザーの傾向を分析できるようなサービスです。これらの多くはネット上でサブスクリプションやSaaSと呼ばれるサービス体系で提供されます。

このようなサービスでは経理上の課題や難点はあるのでしょうか。今回インタビューさせていただいた企業の事例から、その課題とその課題を解決する自動化のシステムについて解説します。

定額や従量課金、請求頻度の違いが複雑

今回インタビューさせていただいた企業は、金融情報データサービスを提供しています。この企業で課題になっているのが主に以下の2点で、請求業務がスムーズでないと感じているようです。

  • サービスの提供内容によって請求頻度が異なる
  • 請求金額(サービス料)の算出方法が一律ではない

請求頻度は、数ヶ月ごとのものもあれば毎月サービス料が発生するものがあります。また、その請求金額は毎月定額になるものもあれば、従量課金制のサービスがあり、それらが混在しているという特徴があるそうです。同じ企業が提供するサービスや契約体系により請求パターンが複数あるということは、他のサブスクリプション・SaaS事業の企業でもあり得るのではないでしょうか。

さらに、このような課題もあがりました。

  • 前受金の管理、売上計上が大変

この業態のサービスでは、基本的にサービス提供のタイミングよりも先にユーザーから料金を入金してもらう形になります。そのためこちらの企業のように、前受金の管理や売上計上の業務に課題感をもつ企業は少なくありません。

現行の業務の流れ

こちらの企業では、現在、以下のようなフローで請求業務を行っているそうです・

  • 自社システムから請求情報をCSVデータで抽出
  • 上記のCSVデータをもとにデータベース管理ソフトで請求書を作成
  • 請求書を紙で出力する(請求書は郵送にて送付)
  • 請求情報から仕訳データをエクセルで作成し、会計システムにインポート

自社システムの利用という背景から、データを抽出し、請求書発行は別システムで行う必要があるなど、手間がかかっている印象です。これに加えて、入金の実績確認(入金消込)、売上計上などの処理が必要になります。このような煩雑な業務は経理担当者としては少しでも効率化したいものです。

複雑な請求業務を自動化して解決しよう

請求業務は単純に見えがちですが、工程が複雑になりがちで、場合によってはミスが発生しやすくなる業務です。手作業が多かったり、管理しにくいツールを使っていたりすると、より非効率になります。そこで有効なのは、このようなサブスクリプションやSaaSサービスにおける経理上の課題に特化した請求システムだとご存知でしょうか。次のような機能があり、今回のお悩みを解決してくれるかもしれません。

  • 定期的に発生する請求書を、設定したスケジュールで自動発行できる
  • 定額制でも従量課金制でも請求情報を一括で変更できる
  • 請求情報と合わせて前受金(入金状況や売上計上の集計機能)の管理ができる
  • 請求書を電子メールで送付できる
  • クラウド上のサービスで営業担当などと情報共有がしやすい機能がある

案件ごとに請求や前受金・売上の管理ができるシステムがあれば、発注時点の契約情報や支払い条件と見比べながら毎回チェックするような時間も削減できます。できる限りシステムで自動化することがポイントです。時間やコスト、担当者の負荷を削減する手段としてシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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