コンサルティング企業の入金消込を効率化する方法

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

入金消込は、企業の債権管理の観点から非常に重要な作業ですが、他の業務に比べて優先順位が低くなる傾向にあります。

このため大企業であっても、消込み処理を人の手で対応していることがあり、経理業務の非効率性につながっています。

近年は高価なシステムを導入しなくても、よりリーズナブルな価格で消込業務を効率化できるクラウドサービス等があり、費用対効果を検討してみることが大切です。

取材対象企業の入金消込業務の悩み

取材をさせていただいた企業は、SaaS事業の支援、その営業支援、および映像コンテンツ制作を手掛けています。

同社の悩みは、売掛金の入金消込にとても手間がかかっていることです。 

消込にあたって特に何とかしたいと考えていることは、振込元の会社名と振込名義が違うこともあり、照合に手間がかかっていることです。

現在の入金消込業務の流れ

同社の入金消込業務の流れは次のとおりです。

まず、自社で利用している請求書発行システムからエクセルファイルによる債権情報を出力します。

そして、月に複数回、銀行にアクセスして取引情報CSVをダウンロードします。

エクセルファイル上で、Sumif関数などを使用して、取引情報CSVデータの「顧客名」と「入金額」が完全一致となったデータをまず消し込みます。

完全一致とならなかったデータは、債権情報に誤りがないか、請求書発行システムのデータを見直しています。

入金消込業務に関する背景

  • 入金消込業務は、担当者がたった1名で、消込方法はエクセルファイルの機能(関数等)を利用しているものの、原則として目視によっています。
  • 消込件数は月に数百件あり、その入金時期は毎月25日から月末に集中しています。
  • 同社のコンサルティングサービスは主に定額課金によっていますが、クライアントの追加依頼に応じて、上乗せして課金することがあります。
  • エクセルファイル上での入金消込の結果を、手動で会計システムに登録しています。

改善案

同社が認識している課題は、担当者が1名で消し込みをしているため、人為的なミスが発生しやすいこと、全ての消し込みを終えるのに数日間かかっていることがあります。

入金消し込み業務は債権管理の上で非常に重要ですが、数百件を超えるクライアントからの入金取引がある状況では、入金消し込みをシステム化して、業務の効率化を図ることが望ましいでしょう。

入金消込システムの導入による改善を検討しよう

請求書発行システムの債権情報を、入金消込システムと連携することで、システム上で消込処理ができるようになり、入金消込後のエクセルファイルをシステムにフィードバックさせる等の大幅な手間の削減が可能になります。

また、この入金消込システムが少なくとも、銀行情報CSVファイルをシステム内に取り込むことができる機能が望まれます。

これにより、入金消込システムで、銀行情報に基づいてほとんどの取引を消し込み処理することが可能になります。 

銀行情報との連携時は、セキュリティ面からも、API(Application Programming Interface)接続にすべきです。

最近では、クラウドサービス型の入金消込システムが、安価で提供されていますので、自社で利用したいサービスの有無、将来の拡張機能を考慮して、検討することをお勧めします。 

入金口座・入金時期の変更を検討しよう

現状は、入金用の銀行口座にて全ての入金管理をしているため、入金時のクライアント名に表記ゆれ(全銀データ仕様)や略称がある場合、どのクライアントからの入金なのか、判別が難しくなっています。

これを解決するためには、クライアントごとに入金専用の口座番号を設定できる「仮想口座(バーチャル口座)」を用います。

これにより、この仮想口座の番号がクライアントを識別する番号になりますので、確実な判別が可能になります。

また、現状は、入金時期が下旬から月末にかけて集中しているため、入金消し込み業務を非常にタイトな期間で実施しなければならなくなっています。

売上債権情報の確定が月初から数日間でできるのであれば、入金時期を顧客のステータスに合わせて分散させることも一案です。

資金繰りの都合を除外すれば、月末締めの40日後払い(翌々月10日)や45日後払い(翌々月15日)のように、消込業務を毎月の中旬頃に終えることができるよう、契約の見直しを検討します。

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