こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書発行業務は単純作業ですが、手間がかかるものです。しかも内容に誤りがあると会社の社会的信用にも悪影響を及ぼします。最悪の場合は訴訟リスクにつながる可能性もあります。
本稿では取材対象企業の悩みにフォーカスして請求書発行業務のシステム化を解説します。請求書発行は経理担当者の頭を悩ませる業務といえます。本稿が業務効率化のヒントになれば幸いです。
取材対象企業の請求書発行業務の悩み
今回インタビューさせていただいたのは経営コンサルティング・事務代行企業（以下、A社）です。提供しているサービスは経営コンサルティングと事務代行です。現在抱えている業務上の悩みは、①請求漏れをなくしたいことと、②見積もりを作った段階で請求書まで連続的に作成したいというものです。
現在の請求書発行業務の流れ
改善案を考える前提としてA社の現在の業務フローを確認します。請求書の発行枚数は毎月約50枚程度です。請求書はエクセルで作成して紙に出力した後、担当者の手作業によって取引先へ郵送します。顧客数は数百社にのぼります。顧客数は今後、増加していくことが見込まれます。
作業は手作業で行い、目視によってチェックしています。郵送コストも考えると今後は請求書を電子化してメールで送りたいと考えています。郵送料は思いの外、大きなウェイトを占めます。コスト削減策として期待するところです。
またA社では提供するサービスの性質上、前受金を受領するシステムをとっています。前受金とは顧客へのサービスの提供は終了していないものの、予め受領している金銭です。しかもA社の場合5年間分の前受けがあります。
このため既に受領している前受金についてサービスの提供に合わせて正確に会計処理していかなければならないのです。
悩みを解決するためのシステム面での改善案
A社の現在の業務フローを踏まえると改善案としては次の3つが考えられます。
第一に、請求漏れやミスが起きないように定期的なスケジュールで請求書を発行・送付できるシステムを利用することです。ミスが発生している原因としては、手作業で請求書発行を行っている点を指摘できます。このためWEB請求書発行システムを活用して、販売管理システムから出力した請求データを取り込むだけで請求書を発行できるようにします。請求書発行のを自動化です。現在は様々なシステムがあり、これを導入することが解決への近道となるでしょう。
第二に、見積書から請求書までを一つのシステムで管理することです。現状では請求書発行はエクセルで行うなど、一貫したシステムの活用がなされていません。システムがバラバラであると、一方のシステムから別のシステムへ手作業や目視で入力するようになり、ミスが生じる温床となるのです。
見積もりの算出から請求書発行までを同一のシステムで行うことで正確な処理が可能となります。
第三に、前受金も同じ流れで管理できるシステムを利用することです。サービスの提供状況に応じて前受金の会計処理を行っていると思わぬ抜けや漏れが生じるものです。顧客数が数百社にのぼれば、なおさらそのリスクは高まります。会計処理も請求管理のフローに位置づけて同じシステムで処理すると業務効率は大幅にアップするでしょう。
まとめ
請求書発行業務は単純作業ですがミスが許されません。正確にできて当たり前というのは経理担当者にとっても苦しいところです。顧客が増えてくると複雑さも比例的に増大します。そうだとすれば会社の社会的信用を守るためにもシステム化は急務の要請です。本稿が業務効率化の参考となれば幸いです。
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