ソフトウェア保守提供企業における請求書発行業務の改善策とは

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプション型ビジネスを行う上で、請求関連業務の効率をあげることは避けては通ることができない重要なテーマです。

サブスクリプション型ビジネスにおいては、顧客ごとに異なる支払サイクルや料金体系に対応した請求書を、ミスなく発行する必要があります。継続請求ですから、契約が増えれば増えるほど、業務負荷も増えるというのもサブスクリプション型ビジネスならではの特徴といえるでしょう。ですから、請求業務の効率をあげることが生産性向上への大きなカギとなるのです。

この記事では、流体解析ソフトウェアを提供する企業へのインタビューで見えてきた請求業務の課題と、改善策についてお届けします。

請求業務の課題

今回インタビューした企業の顧客数は、数百社にのぼり、毎月、請求書の郵送を手作業で行っています。

年額で請求しているため、前受金管理業務が発生しています。また、顧客の指定したフォーマットで請求書を発行する必要もあります。

手作業で行う郵送作業の煩雑さ

毎月、手作業で郵送を行うというのは大きな業務負荷です。事業規模が大きくなればなるほど請求書の発行枚数は多くなります。請求書の印刷や封入、宛名ラベル貼り、切手貼りに多くの時間が取られます。また封筒や切手の購入・在庫管理などの付随業務も発生します。

手作業にはミスが発生するリスクもあります。一度ミスが発生すれば、作り直し、再送付といった負荷が増えますし、場合によっては顧客の信用を失うことにもなりかねません。

前受金管理

前受金はサブスクリプション型ビジネスの経理業務において重要な科目です。

今回取材した企業では、年額で請求を行っています。まず年間分を一括して請求し、前受金を計上します。その後、月ごとのサービスの提供状況に合わせて売上を計上し、前受金を取り崩していく必要があります。

つまり、総額を12分割し、当月売上を除いた11ヶ月分を前受金として、サービス提供の終了まで毎月、月割額を仕訳しなくてはなりません。そのため、年間一括した請求書が増えるたびに前受金管理の手間が増えていきます。また、顧客との契約の内容によって個別の対応が発生する可能性もあります。

なお、経理部門では顧客ごとの前受金の残高を把握しておかなければなりませんし、自社の適用している会計基準に沿った一貫した処理が求められます。

決算期には、各勘定の残高と未履行のサービスを明示する資料を作成する必要があります。計上のずれや誤りがあった場合には、差異の原因の把握や残高の再照合と修正仕訳にさらに大きな手間が割かれることになります。

このため、日々の計上を迅速かつ正確に行える業務フローの構築が不可欠となっています。

請求書発行業務の効率を改善するには

請求管理システムによる作業の自動化

上記の課題を解決するには、サブスクリプション型ビジネスに対応した請求管理システムを利用するという方法があります。定期的なスケジュールに沿って請求書発行から郵送処理までクリックひとつで行うことができ、請求業務を自動化できます。

手作業による封入・郵送といった煩雑な業務から解放されるだけでなく、データベースを活用することで前回の請求内容を参照するといったことも簡単に行うことができます。

また、毎月の繰り返しの単純作業を自動化することができれば、その分のリソースをより価値の高い業務に振り分けることが可能になります。

前受金の管理にもシステムを活用

前受金を請求情報と同時に管理できるシステムを用いることで、前受金管理業務の負荷を減らすことができます。

請求書を発行する際に、請求項目ごとに計上月や分割期間を設定し、毎月の前受金や売掛金を自動的に集計します。そのため、別途エクセルで前受金や売掛金を管理する手間を削減できます。随時、定常的に前受金・売掛金の残高を把握することが容易になります。

またこういったツールを活用すると顧客ごと、サービスごとの集計や分析も可能になります。売上予測や資金繰り、経営戦略の策定にも役立てることができるでしょう。

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