SaaSの請求業務のミス削減と売上管理を両立する方法

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

SaaSサービスはパソコンにソフトウェアをインストールする必要がない手軽さから、ここ数年で幅広いサービスが提供されています。その一方で、企業側では経理業務などの管理面では不慣れな処理で苦戦するケースが見られるようです。

このように急速に事業が拡大した企業にとって、経理業務や経営管理の視点ではどのような課題があるのでしょうか。この記事ではシフト管理のクラウドサービスなどを提供するSaaS企業の事例をもとに、それらの問題解決法を検討します。

課題は請求ミスの懸念や売上予測の管理

今回はシフト管理システムの提供を中心に展開している企業のお話をお聞きしました。経理担当者の話では、以下のような課題があるということです。

  • 全顧客の請求データを1枚のエクセルシートでの管理のため、誤請求のリスクが高い
  • 請求データの作成や内容調整が手作業のためデータロストや修正モレの可能性がある
  • 将来的な売上予測を確認できるようにしたい

課題は大きく分けて、請求業務におけるミスの懸念と、業績や売上予測を可能にしたいという2点でした。とくに請求データの作成や管理が手作業という点が不安材料となっているようです。

現行業務の流れ

顧客数が数百社あるというこちらの企業において、請求業務はどのような流れで進めているのでしょうか。経理担当者の話をもとに現行のフローを整理しました。

まず、請求データを手作業でエクセルにて作成します。その際、数字の調整や変更が入るケースもあります。このエクセルシートの作成や修正が正しく処理されないことでミスが生じるやすいとのことです。次に、請求のエクセルデータを会計システムにインポートをします。これによりエクセルシートのデータが会計システムに反映されるのです。

現行のフローでは、エクセルシートの作業でのヒューマンエラーが一番気になる点のようです。会計システムにインポートをしている手順のため、数字上のミスがあった場合は元のエクセルデータ・会計システムのデータのどちらもが更新されなくてはなりません。このミスのリカバリ作業が効率的でないとも言えます。

また、売上の予測は別で管理している異なるシートへの手入力で実施しているとのことでした。請求書で発行した金額を、別シートにさらに手作業で反映しているのです。これは経理担当者としても作業が二度手間で非効率と感じるでしょう。また、手作業のフローが入ることで数値反映時の正確性に懸念が生じます。

請求業務のミス削減と売上管理の両立を実現するには

今回のケースでは、ツールとその活用時のフローを見直し、手作業の部分を減らすことがポイントになります。特に請求業務では手作業を減らせるようにシステム活用をメインに検討すると良いでしょう。

有効なシステムの機能

  • 定期的な請求業務を発行スケジュールの設定と合わせて実施できる機能
  • 毎月の請求の修正処理や修正ログの管理が行いやすい機能

さらに、売上管理や業績の予測にシステムを活用するのであれば、以下のような機能も有用です。上記の機能と合わせて活用できれば、現在は別管理の売上数値を請求データと合わせて一元管理でき、効率的です。

合わせて検討したいシステムの機能

  • 年間契約と月次契約を分けて請求データを入力管理できる機能
  • 案件ごとの請求の進捗管理ができ、そこから売上の確定値・予測値を集計できる機能

経営管理面の視点で考えると、売上に関する正確な数値が見られる状況か否かは重要なポイントです。リアルタイムでの売上実績や将来的な売上予測を把握し、次のアクションを起すことでより業績向上へとつなげられます。請求業務のミス削減や売上管理を充実させたい場合は、このようなツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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