煩雑な売上管理を楽にしたい!経理担当者の要望を解決する方法とは

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

昨今のコロナ禍におけるリモートワークが推奨されているように、企業におけるクラウドサービスの利用は益々その存在感を増しています。自社で資産を持たなくてもよい、ネットに繋がる環境であれば作業の場所を選ばない、といった時流に沿った大きなメリットから、導入するまたは導入を検討されている企業が数多くおられます。

一方で、クラウドサービスを提供している企業様は、その煩雑な売上計上業務に頭を悩ませています。取引先企業が多いと売上の管理も大変です。見積書、請求書の発行、入金の消込、前受金の売上への振替。どれも間違わないことが前提の業務であり、経理担当者に責任が重くのしかかります。今回はそのような経理担当者の悩みをどのように解決したら良いのかご紹介します。

現在の売上計上のお悩み

今回は製造業向けのクラウドサービスを取り扱う企業にお悩みをお聞きしました。こちらの企業では製造業向けのクラウドサービスを主力として提供しており、売上も好調です。業績が好調なことは喜ばしいことですが、自社のシステムが売れれば売れるほど憂鬱になる社員がいました。そう、経理担当者です。

売上と一口に言っても単純に販売に応じて経理計上すれば終わり・・・ではなく、契約金や前受金として受け取ったお金を、役務の提供に合わせて売り上げに振り替える作業等、作業は山積みです。そればかりか見積書、請求書の作成・送信と入出金管理も行う必要があり、それらは全て別の会計システムにより管理されていました。

システムが連携していないため、各データをファイル出力してエクセルで加工し、手作業による管理をしていたのです。ただでさえ忙しい経理の仕事は、決算期になると税務申告も加わって忙殺されます。人の手によるチェックがもたらす小さなミスは、会社にも経理担当者にも大きなダメージを与えていました。

現在の業務の流れ

こちらの企業では売り上げが好調であるため、その請求書発行数は毎月数百枚にのぼります。

契約締結されたら販売管理システムに情報を入力し、そのデータを出力して会計システムと請求書管理システムに入力、売上管理は期間損益計算による振替の仕分けを会計システムに入力することにより行いますが、その期間損益の計算の基になるものはエクセルファイルです。

エクセルのマクロを組んで運用する計画もありましたが、詳しい社員が身近におらず、結局は手作業による管理を強いられていました。

経理担当者の悩みの解決策

煩雑な売上管理にお悩みの経理担当者におすすめなのが、サブスクリプション業務を管理するツールです。ツールを導入することにより、請求書発行、入金消込、売上計上を横断的にカバーすることができます。

振込名義を確認しながら一つ一つ確認し、膨大な時間を取られていた入金消込は、銀行のCSVデータのインポートにより自動化され、振込手数料の負担や間違いによる請求額と入金額の不一致データのみ確認すればよくなります。

前受金と役務提供後の売上の振替処理も、請求書作成時点で計上月や分割計上の期間を設定することにより自動的に集計されます。

エクセル頼りだった月次決算も、月次売上(MRR)をシステムが算出してくれるため、格段に時間が短縮されます。

請求書の発行もそれまでの印刷と封入作業がボタン一つでできるようになります。印刷物のみならず、メールによる請求書にも対応しており、最近取引先からの依頼が増えてきたデータでの請求書発行にも対応しています。

何とか業務をやりくりし、他のスタッフと協力してクリアしていたような状況でも、サブスクリプションツールの導入後は余裕を持った業務が実現できるでしょう。

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