システム保守における請求管理の業務効率化のすすめ

請求書の発行と送付、入金確認と消込などの請求管理業務は、単純作業のわりに手間がかかり、経理担当者にとって大きな負担です。特に取引先が何十社、何百社と増えるに従って負担も比例的に増大します。このため、事業の成長とともに優先的に効率化が求められる業務といえます。

請求管理業務に関する悩み

今回、取材させていただいたのはソフトウェア販売企業です。専門業界向けソフトウェアの販売を中心に事業を拡大させる一方で、請求管理業務に関する悩みを抱えています。

現在の悩みは2つあり、①請求書をメールで送りたいということと、②請求書発行と入金消し込みで利用しているエクセルをなくしたいということです。以下では、現在の業務の流れに照らしてどのように悩みを解決するべきか解説します。

現在の請求業務の流れ

まず請求の締めを行います。現状では月ごと、一年ごとの保守契約が中心となっており、契約内容に応じて基準日を設定しています。

次に請求書の発行・送付です。請求書発行業務は複数の帳票エクセルを利用して手作業で行っています。内容に間違いがないか、経理担当者がひとつひとつ目視で確認します。請求書を発行するタイミングは、ソフトウェアの更新時で1年に1回です。作成された請求書は取引先に郵送されます。請求書は遅くとも支払期日の2~3週間前には送付するようにしています。このように請求書発行は期日に余裕をもって行っているものの、目視によるチェックに依存しているため請求書の発行ミスも起きています。

最後に入金確認と入金リストの消込を行います。入金方法には銀行振込とクレジットカード決済があり、経理担当者は顧客の選んだ決済方法に合わせて入金確認を行います。取引先ごとにエクセルで作成したリストを用意し、実際の入金情報と照合するのです。ここで入金確認がとれた場合は入金情報を消し込みます。消し込みはエクセルを使って手作業で行いますが、非常に労力を要する業務です。入金確認のミスは会社の信用問題にも発展しかねず、手の抜けない作業です。それにも関わらず手作業で行っているためミスが発生してしまっています。

請求書発行業務の課題に対する解決案

解決案としては次の2つがあります。第一に、WEB請求書発行システムを活用することです。こうすると請求書が予め設定されたスケジュールに従って発行され、自動でメール送信されます。請求データを取り込むだけで簡単に請求書発行を自動化できるのです。大幅な負担減を期待できます。もっとも、顧客の中には紙媒体による請求書発行を希望するケースも考えられます。しかし、そのような心配は不要です。というのも、基本は電子発行として特定の顧客だけに書面で対応という処理に対応するシステムもあるからです。

第二に、自動消込を行うシステムを利用して手作業を削減することです。請求管理システムには自動消込機能を持つものも多く、金融機関と連動して毎日自動で消し込みを行います。WEB上でいつでも入金情報を確認できたり、売掛金や入金を一元的に管理できるのです。

まとめ

請求管理業務は請求の締めから始まって入金消し込みが行われるまで、経理担当者にとって気の抜けない負担の大きな業務です。特に取引先が増えてくると請求管理コストも増えてしまいます。人的リソースを増やさずに対応するためには、システム化は検討すべき選択肢です。

請求管理業務をトータルでサポートするシステムの導入は業務効率化の上でも重要なポイントといえます。本稿が請求管理業務の効率化の参考となれば幸いです。

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