月額課金サービスの請求業務を効率化して手作業を削減する方法

請求業務は経理担当者にとって会社の売上など経営数値に関わる重要な業務です。しかし業務の実態はエクセルなどを使用して手作業で発行・管理をしている企業がまだまだ多いようです。とくに、事業の規模が拡大した企業では、急速に処理件数が増えることで担当者の負荷が高まるケースをよく耳にします。今回インタビューをした店舗予約システムの運営・提供を行う企業の経理担当者の話でも同様の悩みが見られました。

正確性が求められる請求書発行業務が手作業中心のままでは、企業として管理上のリスクが大きいと言えます。また、経理担当が相当の時間数をかけていることが多く、従来の作業手順が非効率なのかもしれません。今回は、この企業の事例をもとに請求書の発行業務やその管理方法の効率化を検討します。

事業の拡大傾向と請求業務の課題

今回インタビューをさせていただいた企業は、店舗予約システムのサービスを提供しています。昨今ではインターネットやスマートフォンが幅広く普及したことから、さまざまなツールで手軽に店舗の予約ができるようになっています。店舗側も予約管理が効率化できることから市場は拡大し、様々な機能やサービスが拡充されています。このような業界で事業の拡大のスピードに対して、今回の企業の事例では請求書発行が手作業から脱却できずにいました。具体的には次のような課題感があるようです。

  • メンバーが少なく、兼任して請求書発行・送付や入金確認作業をしている
  • 毎月の請求書を手作業で作成・メール送信するのに手間がかかる
  • 請求件数が増え、請求書の送付や入金の状況を把握しきれない

業務が増大したことで担当者の負荷がかかり、従来通りのツールや方法では限界があるようです。このままでは請求書発行のモレやミスなどのリスクがある状況です。

現行の請求業務の流れ

こちらの企業では、毎月の請求業務は手作業でエクセルを利用して作成し、PDF形式で保存してメール送信しているとのことです。契約は半年ごと・一年ごとのものがあり、その請求情報の管理なども手作業でしているとのことでした。発行後は、スプレッドシートを活用し送付状況の記録と入金消込みの作業をしています。従来の方法を継続しているようで、時間と手間がかかっているようでした。最近では人員も確保できないまま請求処理の件数が増えてしまい、管理しきれていないというのが現状のようです。このような業務フローが担当者の負荷の要因となっているのです。

手作業を削減し請求業務を一元管理する方法とは

業務の処理件数が少なければエクセルやスプレッドシートでも問題なく処理できるでしょう。事業が拡大し、業務量が増えたのであれば業務フローやツールの見直しをすることは重要です。このような課題を解決するには、可能な限り手作業を削減することがポイントになります。とくに今回のような事例では、以下のような機能を持つシステムの導入を検討するのが有効でしょう。

  • 定期的な請求書発行をスケジューリングして自動送付できる
  • システムからボタンひとつで請求書を一括送付できる
  • 請求書発行から入金消込までの契約ごとの一元管理が可能

また、請求書の発行や送付作業のように、業務が単純なものであったとしてもヒューマンエラーはつきものです。システム化をするなら請求業務を一元管理できる機能に加え、発行忘れのアラート機能などのミスを防ぐサポート機能が充実したものを選ぶと良いでしょう。確認作業にかかる時間が削減され、より効率的になり担当者の負荷を軽減してくれるはずです。

このようなメリットが得られるのであれば、システム化を検討したいという担当者も多いでしょう。請求書発行業務の効率化のひとつの策としてシステムによる一元管理を検討してみてはいかがでしょうか。

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