こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
製造業のバックオフィス業務といえば、どういったものを思い浮かべますか？
一般的にバックオフィス業務とは、人事や総務、経理といった会社の中の間接部門のことを指します。製品の製造部門や販売部門といった、会社の利益を直接生み出す部門ではありませんが、製造部門や販売部門の仕事を背後から支える大事な役割を担っています。
数ある業種の中でも製造業は、製品を作って販売することをビジネスとしています。
したがって製造業の場合は、総務や経理といったバックオフィス業務以外にも、製品の品質管理や工程管理、従業員のシフト管理といった業務もバックオフィス業務に含まれます。
製造業のバックオフィス業務の1つに保守契約の前受金管理があります。この前受金管理、実はとても時間と労力がかかる業務なのです。
保守契約とは
ここでは製造業の保守契約について説明します。製造業の保守契約とは、製造業が製品を作って顧客に販売した後、製品が故障したり、不具合やトラブルが発生したときに、保守や修理などを提供する契約のことです。
保守契約を締結すれば、顧客から一定の保守契約料を受け取ることができます。その代わりに、契約期間内は、故障や不具合が発生する度に、保守や修理サービスを提供しなければなりません。具体的な例としては、コピー機やエレベーター等の保守や修理サービスの提供が挙げられます。
保守契約は、たいてい継続的なサービスです。そのため、製造業側としては、契約期間には安定した収益を確保することができます。
しかし、1点注意しなければならない点は売上の計上時期です。保守契約の料金を受け取ったときは、一旦前受金勘定として処理するため、いきなり売上勘定には計上しないのです。
前受金とは
先ほど出てきた「前受金」とは、一体どのような勘定なのでしょうか。
前受金とは、顧客へサービスを提供する前に受け取るお金のことです。前受金は、会計上の負債科目として計上します。前受金を受け取った段階では、顧客に対してサービスがなされていないため売上には計上しません。サービスの提供を完了したタイミングで、「売上」といった収益勘定に振り替えます。
保守契約は、お金を受け取ってから、サービスの提供をすることがほとんどです。サービスを提供する前に契約料を受領しているので、受領したお金は、前受金として処理しなければならないのです。
保守契約の前受金管理は手間がかかる
大事なことは、前受金から売上勘定へ振り替えるタイミングです。振り替えるタイミングを間違えると、一定期間における利益の額が変わってきてしまいます。利益が過大になったり過小になったりすると、財務諸表の貸借対照表や損益計算書の数字を誤り、法人税の納税額も誤ってしまいます。そうすると税務調査で加算金を課せられたりする可能性もあります。
製造業の保守契約では、前受金の管理を慎重にする必要があるのです。
そういった事情の中、保守契約の顧客数が多いと、さらに管理が大変になります。
どの時点で前受金勘定から収益勘定に振り替えるのか、1つ1つ顧客ごとに管理をしなければなりません。エクセルで管理すると大変です。
前受金管理をシステム化しよう
では、保守契約の前受金管理をもっと効率化し、ミスを防ぐためには、どうすればよいのでしょうか。
一番良い方法は、保守契約の前受金管理をシステム化することです。
前受金管理をシステム化するメリットとしては、前受金の計上漏れや収益へ振り返るタイミングのミスを防ぐことが挙げられます。前受金から収益への振替が自動的に行われるため、年度における利益の誤りが無くなります。
このように保守契約の前受金管理をシステム化すれば、業務の効率化が進み、製造業のバックオフィス業務が大幅に改善されます。
特に保守契約を締結している顧客が多い製造業にはメリットが大きいです。普通にエクセルを使用して管理していると多大な時間と労力がかかります。それを自動化することにより、時間と労力を削減することができるのです。
まとめ
製造業の保守契約の前受金管理は手間がかかり、顧客数が増加するほど管理が煩雑になります。その分ミスをする可能性も高まり、顧客に迷惑がかかる場合があります。
業務効率化、そしてミスの低減を目的として、前受金管理のシステム化を検討してみるのがいいと思います。
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