製造業の保守契約における電子帳簿保存法の要件と概要を解説

製造業の保守契約は多様で、かつ契約数が膨大になることが多く、契約管理がとても煩雑になります。

そのため多くの企業では、契約管理の仕組みを構築し、顧客に対する保守契約のサービス内容のチェックをしながら、保守範囲が十分かどうかを検討して顧客へ契約のアップグレードを提案し、収益の拡大に努めています。

このような複雑な保守契約を一元管理するため、多くの企業では契約情報・顧客情報を自社データベースで管理していますが、顧客との契約では紙の契約書を用いていることが一般的です。

電子帳簿保存法に基づき、この契約書を電子化する「スキャナ保存」においては、これまで厳しい要件が要求されていましたが、今回の改正により、様々な緩和措置が講じられました。

電子帳簿保存法の目的とは

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿書類の保存負担を軽減する目的で導入されました。会計データや関連書類を電磁的記録等(電子データ)により保存することを容認しようとするものです。

これにより、従来は、帳簿書類や領収書等は「紙」で保存することが原則としていたところ、一定の条件を満たせば、電子データにより保存することが可能になりました。

実務面えは、契約書類も電子化が容認されることになるため、クラウドサーバー等を用いたオンライン上で、契約書類を作成し、取引先へ送付し、あるいは受領することができるようになりました。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法の対象は、法令上「国税に関係する帳簿書類や領収書等」としており、これらは大別して「帳簿書類」「決算書類」「取引書類」に区分されています。

「帳簿書類」は主に会計データに関する情報で、総勘定元帳、仕訳帳、売上帳、売掛金元帳等のことです。

「決算書類」は決算書や棚卸表等です。

「取引書類」は契約書、領収書、見積書、請求書等のように、「帳簿書類」のエビデンスとなる情報です。

電子帳簿保存法の要件と「令和3年度税制改正大綱」による電子帳簿等保存制度の見直し

ここでは、契約書に関係する主な見直し点を説明いたします。

(1)税務署による事前承認を廃⽌

これまで紙の契約書を電子データとする「スキャナ保存」については、事前に税務署用へ承認申請が必要でしたが、令和4年1月1日以後に行う、スキャナ保存からはこの事前承認が廃止となりました。

(2)スキャナ保存要件の緩和

  • スキャナで読み取る契約書類について自署が不要になります。
  • クラウドサーバー等の利用によりタイムスタンプ付与が不要になります。
  • 「適正事務処理要件」について、相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等が廃止されました。
  • タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約2か月と概ね7営業日以内とされました。

(3)不正対応の明確化

スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。スキャナ保存した電子記録に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が 10%加重される措置が整備されました。

電子帳簿保存法に対応するシステムを利用しよう

契約書類の電子化により、その作成、相互確認、締結までをオンライン上で完結できるようになるため、書類の紛失防止、契約締結がスピーディーになるメリットがあります。

引継ぎ等で担当者が変更になっても、契約書を容易に検索できるようになりますし、契約更新時期の前にあらかじめ顧客に向けて次の契約に向けて交渉する準備も容易です。

また、電子データを社内共有化し、関連部署で顧客情報の連携ができれば、契約の背景、契約内容を一元管理でき、業務効率の向上が期待できるでしょう。

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