前受金の取り崩しが煩雑な保守契約の売上管理を改善する方法

機械設備の保守サービスやソフトウェアの契約使用など、いわゆるサブスクリプションサービスを提供するにあたり、一定期間分の契約料を先に受け取ることがあります。

これには、以下の2点のメリットがあります。

  • 回収を確実にしてキャッシュインフローを充実させる
  • 入金処理の手間を少なくする

毎月の入金があると手数料の負担も大きくなってしまいます。財務の健全性を保つためにも、前受金として受け取ることには大きな意味があります。

しかしその反面、前受金の取り崩し処理の手間が生じる、得意先ごとの残高の把握が煩雑になる、売上計上に漏れが生じる、などのデメリットもあります。

そこで活用したいのが、『サブスクリプション管理ソフト』です。

『サブスクリプション管理ソフト』とは、前受金の整理や売上計上、入金消込などのさまざまな機能を備えたソフトのことです。

本記事ではそのようなシステムを使用することでどのようなメリットがあるかをご紹介します。

前受金の取り崩しを自動化し、仕訳処理の漏れを防ぐ

向こう半年分や一年分の代金を先に受け取ったとき、経理上では「前受金」として処理します。その後、毎月サービスを提供するごとにこの前受金を取り崩すことになります。

しかし担当者がその処理を忘れていた、何らかの手違いで処理ができていなかった……などのアクシデントが起こる可能性もあります。

そうなると「前受金勘定」の金額に誤りが生じるだけでなく、「売上勘定」も計上されないことになってしまい、経理業務に大きな支障をきたしてしまいます。

そこで、管理するためのシステムを導入してみましょう。あらかじめ処理に関する設定をしておけば、前受金の取り崩し処理、売上金の計上を自動的におこなってくれます。

これによって前受金はリアルタイムに更新され、得意先ごとの残高も一目で把握できます。仕訳内容を出力することもできますので、チェックもカンタンです。

また、もし設定を間違ってしまっても、さかのぼって処理をやりなおす機能があり安心です。

売上高の計上を自動化!月次、年次決算にも適切に反映させることが可能

前受金の取り崩しと並行して考えなければならないのが、売上高の認識です。

通常、前受金として受け取った時点では収益計上はせず、毎月のサービス提供ごとに前受金の取り崩しを行い、同時に売上高を計上します。

請求管理システムを利用すれば、前受金の取り崩し処理とともに売上高も自動的に計上してくれます。

計上漏れを防ぎ、月次損益計算書や年次損益計算書にも適切に収益を反映させることができるのです。

請求書や領収書を自動で発行

サブスクリプションサービスを提供する企業にとって意外と面倒なのが、請求書や領収書の発行業務です。特に固定額でサービスを提供している場合、内容は同じで日付だけが異なる書式を毎月発行している……ということも。

請求管理システムはこうした面倒な事務作業を簡略化するのにうってつけです。あらかじめ必要な項目を設定しておけば、指定された日時に請求書や領収書を発行してくれます。

ツールの種類によっては、“印刷作業や封入作業さえも不要”という機能もあるので、大幅に業務の効率化を図ることができます。

まとめ

以上が請求管理システムを導入する主なメリットです。

前受金の管理は複雑で手間暇を要します。特に得意先が多いと、入金不足や過入金が発生するケースもあり、それらを一社ずつ把握するのは大変です。

ツールを効果的に活用することで、事務処理の負担を減らし、コストカットにつなげることができます。これを機にツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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