製造業のバックオフィス業務を自動化!請求書発行をシステム化して業務を改善しよう

一般的なバックオフィス業務とは、総務や経理・人事などの社内業務全般をいいますが、製造業の場合は、材料加工や組立した製品を製造し販売する業種なので、工程管理や従業員のスケジュール管理もバックオフィス業務の一貫として行われています。

製造業のバックオフィス業務の中でも保守契約に伴う「請求書発行」・「請求書管理」に時間を要するケースが多くなってきています。

なぜなら、デジタル化が推奨される現代社会において、保守契約(サブスクリプション)は仕事をおこなう上で欠かせないものとなってきているからです。

実際、PCや複合機、それら機器に伴う保守費用やメンテナンス費用などが必要になるケースが増えてきています。製造業の経理面でも、このような保守契約の請求や管理に関する業務の占める割合は年々高くなってきているため、請求書発行のシステム化が製造業全体の課題となっているのです。

製造業の保守契約請求書発行の効率化

本章では、保守契約請求書発行業務を効率化する3つの方法をご紹介しています。

PDFデータで送受信

Excel等で作成した保守契約に伴う契約書をPDFデータに保存し、メールやチャットにて添付します。電子データで保存・送受信することで紙代・印刷代・郵送代など、請求書のやりとりに付随するコストの削減が可能です。取引先が多い企業であればあるほど大幅な業務改善とコストカットが期待できます。

請求書発行WEBシステムの活用

請求書発行システムとは、Web画面上で請求書を発行できるシステムをいいます。記録はWeb上に保管され、Web上で請求書のやりとりが完結するため、発行先と送信先の照合もスムーズに確認することができます。さらに、社内の請求書情報の共有が容易になるため、確認作業の手間を削減できる効果も期待できます。

請求管理ITツールの利用

請求書発行業務に加えて、社内業務全体の作業効率化が期待できるのが請求管理ITツールです。請求書の作成・発行・保存はもちろん、請求書漏れや会計処理を自動で行う機能との連携も可能とします。社内への浸透が実現できれば、バックオフィス業務の大幅な改善・効率化につながります。

また、送信先の顧客ごとに請求書を管理することや請求日を変えて発行することも簡単に行えるため、臨機応変な対応を実現できます。

製造業のバックオフィス業務を請求管理システムによって効率化する方法

請求管理システムの請求書管理機能は、サブスクリプション(保守契約)の請求書郵送から入金消込、売上計上までを自動化することが可能です。

保守契約等の請求管理を自動化することにより、強固なセキュリティの中で請求書のやりとりを効率的に行えるようになります。近年では、AI技術の発展により精密かつ複雑会計処理にも対応できるシステムとなっています。

請求管理システムの請求書管理機能を導入するメリットは様々です。

  • 年額請求書等の請求漏れや請求ミスを最小限に抑える
  • 自動売上計上による計算の手間が省ける
  • 保守料残高の残高確認も一目でわかる

このように保守契約の請求書に関わる業務全般の効率化に成功することで、製造業のバックオフィス業務の大幅な改善に繋がります。

保守契約に伴う請求書管理が大変、取引先が多くて請求書の集計が大変、エクセル処理だと時間と労力がかかる、などのお悩みをお持ちの企業には請求管理システムの請求書管理機能はとてもおすすめです。

製造業に限らず、請求業務の時間が80%削減できる請求管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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