製造業の保守契約の種類とは？それぞれの請求業務を効率化する方法

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

製造業の保守契約とは、どのようなものかご存知でしょうか？

保守契約とは、製品に不具合やトラブルが発生したときに、製造業者が早急に保守や修繕を実施する契約のことです。

製造業は製品を作って販売していますが、生産した製品の中には、もしかしたら不具合品があるかもしれません。当然製造業者は、不具合が発生しないように注意する必要があるのですが、100%防げるものではありません。また製品が使用される中で、当初予想できなかったトラブルが発生する場合も考えられます。

そこで、不具合が発生したときに備えて、製造業者と顧客との間で保守契約を締結しておくのです。保守契約を締結しておくと、顧客側には、不具合やトラブル発生時に製造業者が迅速に修繕してくれるというメリットがあります。

製造業の保守契約にはどんな種類があるの？

では、製造業の保守契約には、どのような種類があるのでしょうか？

保守契約は、大きく分けて２つ種類があります。それは、カウンター保守契約とスポット保守契約です。

1つ目のカウンター保守契約とは、毎月あるいは毎年一定料金を支払うことで、トラブルが発生した際はいつでも対応してくれるという契約です。このカウンター保守契約が、保守契約のうち約8割を占めています。

製造業にとっては、毎月あるいは毎年の一定期間、必ず保守費用を請求できるというメリットがあります。トラブルや修理が必要な分だけ対応しなければなりませんが、毎月あるいは毎年、一定の収益を見込めるので、多くの製造業でカウンター保守契約を採用しています。

もう1つの契約が、スポット保守です。これは、修理やメンテナンスが必要なときに、その都度修理費用が発生するというものです。トラブルが発生したときには、急な出費が必要となります。

顧客にとっては、修理が必要なときに急な出費となるため、リスクを避けるという意味でも、スポット保守契約をあまり採用しない傾向にあります。

請求業務は大変

ここまで保守契約の種類を紹介しましたが、締結している顧客の数が増えると、請求書の管理業務が煩雑となります。

一般的な請求管理業務の流れは、まず締め日に請求の締めを行い、請求書の発行、送付を行います。その後、入金の確認を実施し、入金確認後、リストの消込を行うという流れです。

保守契約は、契約期間が長期間に及ぶことが多く、どの顧客と保守契約を締結したのか、どのような契約形式で締結したのかを正確に把握する必要があります。もし誤った請求を取引先に対して行うと、信用問題に関わる話となるためです。

カウンター保守契約の場合は、毎月あるいは毎年の一定期間、保守代金の請求を忘れずに行う必要があります。

スポット保守契約の場合は、修理が発生したときに、請求する必要があります。いつ発生したのかを記録し、忘れずに請求書を作成しなければなりません。

このように保守契約の内容や請求額に誤りがないように、正確な作業が求められるのです。またこれ以外にも、請求書に角印を押す、あるいは電子署名を付与する手間がかかります。

請求業務を効率化する方法

では、そのような煩雑な請求業務を効率化するためには、どうすれば良いのでしょうか。

1番良い方法は、請求業務の自動化です。

請求管理ツールを利用することで、自動的に請求書を作成、発行することができます。

カウンター保守契約の場合は、毎月一定額の契約料が発生しますが、請求管理ツールを使うことで自動的に入力、発行することができます。またスポット保守契約でも、修繕が発生した場合に入力を失念しなければ、正確な請求書を作成することができます。

請求管理ツールを活用することで、手作業で行っていた入力作業や郵送作業を自動で行うことができるのです。また請求書をメール送付にすれば、それまでかかっていた郵送コストも削減できます。

まとめ

ここまで製造業の保守契約の種類と請求業務を効率化する方法を紹介してきました。保守契約の締結先が増えると、また種類が分かれていると、請求書の数値を誤る可能性が出てきます。

請求管理ツールを利用し、請求業務を自動化することで、手間やミスを削減することができます。一度請求管理ツールを検討してみるのもいいかもしれません。