こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
政府のデジタル化推奨により、多くの企業が電子請求書の普及促進を行っています。「製造業」も例外ではありません。とはいえ、請求書の電子化を検討しているものの、なかなか踏み切れない製造業を営む企業も多いと思います。
本記事では、請求書を電子化するメリットに加えて、導入システムを社内に浸透させる準備ポイントをご紹介しています。請求書の電子化に興味にある企業はぜひ参考にしてみてください。
目次
製造業の請求書管理
「電子請求書」とは、紙媒体で保管していた請求書をPDFなどにデータ化した請求書をいいます。取引業者が多くなりがちな「製造業」では、請求書を電子化することで、保管場所が必要なくなるメリットに加えて、紙代・印刷代などのコスト削減にもつながります。
また、取引先に請求書を送る際もメールで完結できることやオンラインサービスを介して、取引業者が電子請求書をいつでもダウンロードすることが可能です。
製造業の請求書の電子化するメリット
製造業の請求書を電子化するメリットは大きく以下の3つに分類できます。
1. 請求書の保管場所が必要なくなる
企業の請求書等は確定申告資料として、一定の保存期間が生じます。紙媒体で保存している場合は、スペースが必要になる一方で、電子請求書の場合は、全てPC上、クラウド上で保管することができます。さらに、電子化した請求書は、検索機能等を使用することですぐに探し出すことができるため、資料を探す手間が大幅に削減できます。
2. 作業効率アップ
請求書の電子化により、保存した書類の検索や取引先ごとの請求書管理が簡単になります。過去の請求書を探す手間や1から請求書を作成する労力の削減が期待できます。請求書の時間を効率化することにより、業務に集中できるメリットがあります。
3. ペーパーレス化
紙媒体での管理は、取引先が多ければ多いほど保管資料が膨大になるため、資料管理がとても難しいです。さらに、保管場所のコスト、印刷コスト、保管ファイルコスト、付箋コストなど、紙媒体で保存することでさまざまなコストが付随してきます。
請求書の電子化は「ペーパーレス化」にもつながります。請求書の電子化を社内に浸透させることで、上記の付随コストが大幅に削減できることに加えて、紙媒体からデジタル化が浸透し、業務全体の効率化が期待できます。
製造業向け業務効率化システムとは？
製造業が導入する業務効率化システムとは、製造業の生産管理と販売管理等を一括管理したシステムです。製造業に必要なさまざまな管理機能に加えて、オフィス業務の効率化が期待できる便利機能が備え付けられているのも業務効率化システムの特徴です。
納期スケジュール管理から在庫管理、原価管理まで一括管理できるため、これまで時間と労力を費やしてきた業務の改善にもつながります。
請求書を電子化することで得られる効果
請求書を電子化することで以下の効果が期待できます。
- 請求書・納品書の発行がスムーズ
- チャット機能により社内情報共有が円滑化
- 連絡漏れや作業ミスの防止
- データ管理の簡略化
- 社内への電子化浸透
- 電子化浸透
豊富な機能で業務効率化をサポートする機能を順にご紹介していきます。
請求書・納品書の発行がスムーズ
請求書や納品書の発行はもちろん、見積書の作成にも対応しています。豊富なテンプレートも利用できるため、自社の販売形態に合わせたスムーズな請求書等の作成が可能です。
チャット機能により社内情報共有が円滑化
チャット機能とは、従業員のリアルタイムなやりとりを可能にした機能です。個人間・チーム・部署ごとにグループチャットを設定できるため、複数のプロジェクト管理を効率的に行うことが可能です。また、社内外で円滑なやりとりをするツールとしても多くの製造業で利用されています。
連絡漏れや作業ミスの防止
組織が大きければ大きいほど連絡漏れや作業ミスは増えてしまいます。業務効率化システムでは、ユーザーごとに作業スケジュールを確認・設定できるため、作業の進捗状況と作業漏れがないかを確認することができます。さらに、ユーザーごとに通知できる機能も備わっており、連絡漏れのリスクを最小限に抑える効果も期待できます。
社内への電子化浸透
デジタル技術は日々凄まじいスピードで変化し、企業の働き方に大きな変化をもたらしています。特にBtoCビジネスにおいてはデジタル技術の活用は必須と言っても過言ではありません。つまり、社内でのデジタル化はもはや無視できないものなってきています。
デジタル化転換への一歩として請求書の電子化はとてもおすすめです。大きく一新するのではなく、日々の業務に電子化を取り入れていくことで、常習的な業務が改善され、社内全体に浸透する頃には、企業全体の業務効率化が実現しています。
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