製造業保守契約の期間按分計算は大変！エクセル管理とシステム管理のメリット・デメリット

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

数年にわたる保守契約をした場合、期間按分計算が必要になります。特に製造業の場合は、製造原価もあるので製造原価がない業種に比べて管理が複雑になる可能性があります。

今回は、製造業の保守契約の期間按分計算の「エクセル管理」と「システム管理」のメリット・デメリットを具体的にみていきます。

保守契約の期間按分計算のポイント

例えば2年の保守契約をした場合、1年目と2年目の経費を各年度で計上するために期間按分計算をします。つまり、保守を受ける側は経費をどの期間にどの科目でいくら計上するか、また、資産科目は各決算期末（月末）にどの科目にいくら残高があるかの管理が必要です。

一方、保守を実施する側では売上と前受金などの負債科目の管理をすることになります。

製造業の保守契約の期間按分計算のポイント

今回は製造業、保守を受ける側について見ていきます。製造業では製品を製造しているため、製造原価を計算します。そのため同じ「修繕費」という勘定科目でも、製造原価と販売費及び一般管理費に分ける必要があります。つまり、製造業はサービス業よりも保守契約の管理が複雑になる可能性があります。

ではどのように管理するのがいいのでしょうか。代表的な管理方法である「エクセル管理」と「システム管理」のメリット・デメリットを見ていきます。

エクセル管理のメリット・デメリット

まず、エクセル管理の主なメリット・デメリットを３つずつ挙げました。

ひとつひとつみていきましょう。

（１）メリット3つ

①使い慣れている

エクセルを使って経理業務を行っている方は多く、日常業務の延長線上で対応することができます。また、お互いにエクセルファイルの共有や送受信をすることで共有することが容易です。

②追加費用がかからない

エクセルは日常業務で使用している場合、新しくソフトをダウンロードする必要はありません。そのため追加費用はかからず、節約することができます。

③自社オリジナルの管理表を作成できる

管理表を作成していると追加したい情報が出てくることがあります。エクセル管理の場合、列・行を追加することで会社が好きなフォーマットで管理表を作成することができます。

（２）デメリット3つ

①ヒューマンエラーの可能性が高い

エクセルは自動で計算できますが、計算式を間違えたり、コピー&ペーストでミスがあり計算を間違えることがあります。そのため計算式までよくチェックする必要があり、チェックの時間を要します。

②管理表作成に時間がかかる

最初に管理表を作成する時間がかかります。一度、管理表を作成しても、より効率的に管理できるように作り直すこともあります。そのため、管理表作成やメンテナンスに時間がかかります。

③属人的になりやすい

管理表が複雑になるほど作成者本人しか表の計算式などを理解できない場合があります。そのため、作成者が部署移動などでいなくなるとメンテナンスすることができず、再度管理表を作成するなど非効率になる場合があります。

システム管理のメリット・デメリット

では次にシステム管理のメリット・デメリットを見ていきましょう。

（１）メリット3つ

①ヒューマンエラーが起きにくい

システム管理の場合、情報登録時に入力を間違える可能性はありますが、一度登録すると計算式の入力が不要なのでヒューマンエラーのリスクを減らすことができます。

②管理時間を短縮できる

基本的に一度登録すれば管理表の行・列を追加するなどの作業が不要になるので、管理時間を短縮することができます。

③属人的でなく引き継ぎしやすい

システム管理の場合、担当者が異動してシステムの使い方がわからなくなったとしてもシステムの会社に問い合わせをすれば確認することができます。

（２）デメリット3つ

①追加費用がかかる

最初にシステムの導入費用がかかります。システムによっては毎年費用がかかってくるものもありますので、最初にどれくらいメリットがあるか検討しておく必要があります。

②使い慣れるまでに時間がかかる

新しくシステムを導入すると慣れるのに時間がかかります。登録方法など最初に手順を覚えることも必要になってきますし、今後の引き継ぎのことも考えてマニュアルの作成を検討する必要があるでしょう。

③自社で追加したい情報を追加できない場合がある

システムの場合、フォーマットが決まっているので情報を追加して管理したい場合は対応が難しい場合があります。システム会社に依頼できる場合もありますが、大体追加費用がかかる場合が多いです。

まとめ

エクセル管理とシステム管理のメリット・デメリットを見てきました。

製造業の場合は、製造原価まで管理することが必要なため、管理する種類が増えて複雑になることがあります。

最初はエクセル管理からはじめ、管理する件数が増えたり、複雑になってきたりして時間がかかる場合はシステム管理への切り替えを考える良い機会でしょう。

システム導入による追加費用などを考慮して、システム管理のメリットの方が多ければエクセル管理からシステム管理への移行を検討することをおすすめします。