ハードウェアメーカーの年間保守契約における請求管理でミスを防ぐ方法

企業が売上をあげるためには取引先に対して請求書を毎月発行する作業が欠かせません。BtoBの場合、商品やサービスを顧客に提供した後に請求書を発行して代金を受領するのが一般的です。このため、請求管理は企業にとって最も重要な業務のひとつといえます。しかし、業務量の増加とともに請求管理は煩雑になりやすく、ミスも起きがちです。請求先の間違いや遺脱、入金確認の誤りなど会社全体の信用問題にもなりかねません。特にハードウェアメーカーの年間保守契約の場合、請求先ごとに内容が異なり、慎重に管理を行わなければなりません。

本稿では、ハードウェアメーカーの年間保守契約における請求管理を取り上げてミスを防ぐ方法を紹介します。請求管理は1円の間違いも許されない業務です。だからこそ業務の流れを把握してミスを起こさないように日頃から勉強しておきたいものです。

請求管理における業務フローとは?

請求管理ではまず①各契約に関わる請求の締めを行います。保守契約の内容はオプションサービスを含め多様であることが多く、取引先ごとに請求内容を確定させなければなりません。確定した請求内容は取引先とも共有して齟齬が起きないようにします。

②請求の締めが行われた後に請求書を作成します。取引内容や支払い期日に間違いがないかの確認が必須です。

③発行された請求書は顧客に送付されます。送付方法は、かつては郵送やファックスが大半でしたが、近年では電子データとしてメールで送信するケースも多いです。オンライン上でやりとりが完結するのは簡便ではありますが、請求書が正しく発行されたものかどうかを確認するためには電子署名やタイムスタンプなどの技術を取り入れる必要があります。

④入金期日になった後に担当者は入金が適切になされているか確認します。

⑤入金確認がとれた場合は入金消込を行います。リストを準備して、実際の入金情報との照合を行います。売掛金として管理されていた代金を支払い済みとして消し込み、売掛金台帳から消去します。支払期日までに入金がない場合は取引先に確認を行います。単純作業ではありますが、二重請求などのトラブルを防ぐために消し込みは非常に重要です。

請求管理でミスを防ぐための方法とは?

ハードウェアメーカーの年間保守契約は、サービス内容が多様になりがちで請求管理も慎重に行わなければなりません。では、ミスを防止するためにどのような方法があるでしょうか。

第一に、受注したタイミングで請求予定をリストアップすることです。ありがちなパターンとして請求書を発行するタイミングで請求予定を確認するような場合がありますが、繁忙期に慌てて請求内容を確定させるとミスにつながります。請求内容は契約を受注した時点で可能な限り把握しておきたいものです。

第二に、請求情報を一元管理して「請求済」と「入金済」が一目でわかるようなリストを作成することです。請求予定のリストをもとに請求情報を管理して、請求と入金のステータスを把握します。こうすることで未請求の顧客を把握すると同時に、二重請求を予防できます。

第三に、請求書のフォーマットを統一することです。保守契約の場合、ケースに応じて複数の請求書を求められることもあります。例えば、定期保守点検とオプションサービスの請求書を別々に発行するようなケースです。既存のデータを元に別々の請求書を一から作成しているとミスにつながります。そこで、請求書のフォーマットをエクセルなどを利用して請求データを貼り付ければすぐに請求書が完成するような形が理想でしょう。

まとめ

ハードウェアメーカーの年間保守契約は、契約内容の複雑さから請求管理が煩雑になりがちです。しかも、契約数や取引先の規模に応じて作業量は比例的に増大します。入金確認や消込の作業は目視による確認が多く、経理担当者の経験に頼らざるを得ないのが現実です。そうだとすれば、請求管理の業務フローを可能な限り自動化することは現実的な選択肢といえます。

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