こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書の発行は、パソコンに標準装備されているソフトの「エクセル」を使用している法人が多いです。手軽に使うことができますが、メリットとデメリットを把握している方は少ないように思われます。
この記事では製造業の保守契約にスポットを当て、経理担当者や経営者の皆さまに向けて、エクセルで請求書を発行することのメリットとデメリットを解説するとともに、効率的な請求業務を行うための一案を紹介します。
製造業の保守契約における契約書発行
ビジネス上、請求書の発行は必須の作業ですが、製造業の保守契約においては特に重要な業務になります。保守契約は、一定の期間にわたり保守サービスを提供し、対価を得るというビジネススタイルです。したがって、定期的に請求書を発行しなければ、収益を得ることができません。
実務では、請求書のフォーマットをエクセルで作成し、取引先に送付している法人も多いと思われます。以下の項目では、エクセルで請求書を発行するメリットとデメリットを紹介してきます。
エクセルでの請求書発行のメリット
エクセルは、ビジネス用のパソコンであれば標準装備されているソフトで、使い方を少し学べば誰でも使えます。フォーマットをつくり、計算式を設定するだけで自動で計算してくれるため、自社の需要に適した請求書を発行することができます。また、請求書の記載項目などを変えたい場合でも、容易にフォーマットや計算式を修正できます。
エクセルでの請求書発行のメリット
| ・誰でも手軽に使えるソフトである ・計算式やフォーマットを編集し、自社に適した請求書をつくることができる ・請求書の記載項目などに変更があった場合でも容易に修正できる |
エクセルでの請求書発行のデメリット
エクセルを使った請求書を作成・発行は手軽で編集が容易というメリットがありますが、デメリットや問題点も無視できません。請求書のフォーマットに要求される機能が増えると、計算式が複雑化したり、マクロを導入したりする必要があるため、最終的には一部のスタッフしか扱えないファイルになってしまう可能性があります。
また、実際の請求内容と作成した請求書が合っているかをチェックする作業が必要になります。保守契約では、定期的に請求書を送付するため、事業が拡大するほどチェック量が増えることになります。さらに、人の目でチェックする都合上、二重請求や請求漏れをしてしまうリスクも見逃せません。
エクセルでの請求書発行のデメリット
| ・計算式が複雑化すると、一部のスタッフしか扱えなくなる ・請求内容と作成した請求書のチェックが必要 ・事業が拡大するほどスタッフの負担が増える ・二重請求や請求漏れのリスクがある |
上記のようなデメリットを解消するためにはどうすればいいのでしょうか。次の項目では、効率的な請求書発行業務をするための一案を紹介します。
効率的な請求書発行業務のための提案
エクセルでの請求書発行は、手軽ですがデメリットや問題点もあることを解説しました。効率的な請求書発行業務のためには、売上計上から請求まで一元化できるシステムやツールを導入することをおすすめします。
一元化されたシステムを導入すると以下のようなメリットがあります。
| ・売上の計上と請求書作成が一元化しているためチェックが手間が省ける ・保守契約などでの収益の按分計上を自動化できる ・売上データとの連携により請求書を作成し、請求フラグを自動で割り振る（二重請求・請求漏れを防止） |
まとめ
エクセルでの請求書発行は、手軽で編集も容易というメリットがありますが、スタッフの負担増加や二重請求・請求漏れといったミスが発生する可能性があります。
エクセルで請求書を発行している法人も多いと思われますが、この記事で紹介したとおり、事業の規模が大きくなるほど請求ミスなどが発生するリスクが高まります。効率的でミスのない請求書発行業務を行うためにも、売上計上から請求までを一元化できるシステムを導入してみてはいかがでしょうか。
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