ハードウェアメーカーの保守契約で銀行振込の入金確認を自動化して効率化する方法

ハードウェアメーカーの保守契約で銀行振込の入金確認を自動化して効率化する方法

保守契約の主な目的は、ハードウェアの不具合が発生した場合、速やかに補修することにあります。顧客は保守契約を締結することで、万一に備えることができ、ハードウェアメーカー側では定期的な収入を得ることができます。

ハードウェアメーカーの一般的な保守契約

保守契約をさらに手厚くしたものとして、ハードウェアが突然故障し運用が停止した場合、顧客の業務にできる限り影響を及ぼさないよう、緊急対応を可能とするオプション契約を用意することもあります。

代表的な保守方法:オンサイト型とオフサイト型

ハードウェアの保守会社が、自社の技術者を現場に派遣させて故障・修理対応を行うことを「オンサイト型」保守と呼びます。保守会社において必要人員を確保する必要があるため、最も高額な保守契約となります。

土日や夜間の保守の対応時には追加料金が発生する契約もあり、そのような保守対応後の入金額が一時的に増加します。

「オンサイト型」保守に対して、ハードウェアの故障時にリモートで遠隔対応するケースがあり、これを「オフサイト型」保守と呼びます。「オンサイト型」よりも運用コストがかからないため、保守料金は基本的に定額となります。

保守契約に関する入金方法

一般的な保守契約は短期間・1回限りのスポット型ではなく、一定の期間を対象とした継続的な役務提供契約となります。顧客が支払うパターンは一括払い、月額払い、半年払い等があり、保守サービスを提供する会社側でも一括支払いを選択する顧客に対してディスカウントを提示する等があります。

一括払い契約の場合、契約期間に応じて売上を認識し、残額は前受金とする点に留意が必要です。

継続的な役務提供サービス事業者の入金業務の効率化

多くの保守契約では、毎月決まった時期に顧客から一定額の入金があります。銀行振り込みによることが通常ですので、おおむね月末付近から月初にかけて代金の振り込みが集中します。

数百件以上の顧客を持つ規模になると、これらの入金処理をエクセル等で管理することは非常に煩雑になりますので、適切なシステムを導入して、入金業務の正確性と効率性を実現したいものです。

入金業務の効率化に向けた準備

入金業務を効率化する方法として、顧客に入金先口座を指定して、口座別で顧客からの入金有無を確認できるようにする仕組みを利用することがあります。

例えば、みずほ銀行が提供している「ベストレシーバー」では、 顧客ごとに専用口座を振り当てることで、口座単位での管理を可能にしています。

これにより、追加保守対応が発生したことで、通常よりも多く保守代金の入金があった場合や、請求額の分割入金があった場合でも、即時に状況を把握することができます。

入金管理システムと銀行情報のAPI連携

入金管理システムでAPI(Application Programming Interface)連携により、銀行の入金情報を毎日取得し、入金状況を管理できる仕組みがあります。

API連携前は、システムが顧客に代わって、一定のタイミングでオンラインバンキングサービスへ自動的にログインし、その利用明細データを取り込むことが一般的でした。

この方法では、システムに銀行のユーザーIDとパスワードを保存しなければならず、セキュリティ面に不安がありましたが、API連携ではシステム間で情報のやりとりをすることができるため、より安全でかつ安定的になりました。

入金確認作業の自動化へ

銀行の口座設定、利用システムによるAPI連携、そして利用システム側で顧客別の入金管理・消込機能が備わっていれば、毎月の大量の入金情報をほぼ自動化することが可能です。

なお、利用システム側での入金管理・消込機能とは、顧客別の債権管理とも連携している必要があります。

例えば、ある顧客が入金遅延で1ヶ月分の未入金があり、その分を合わせて2か月分を振り込んできたような場合、その入金額が2か月分であるとシステムが認識できなければなりません。未入金および過入金のエラーデータになる可能性があるためです。

入金確認の自動化によっていても、顧客からの入金時期、入金額が個別に把握できるようリスト化できる機能も大切です。

この情報を営業部門、保守部門でも共有することで、それぞれの部門が適時適切な時期に必要な対応をすることが可能になるためです。

自動化により、月末月初の繁忙期に割いていた人手を、より重要な業務へシフトすることができますので、人件費の抑制効果も期待できます。

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