保守サービスの種類ごとの特徴と正確な請求管理をするための留意点

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

電化製品を購入したとき、保証期間について必ず説明を受けます。ここでの保証は初期不良の故障を対象としています。故障せずに使い続けられれば問題ないのですが、電化製品に故障はつきものです。

しかも、数ある電化製品の中でもパソコンやプリンター、コピー機は特に壊れやすく、購入後に生じた不調への対応は必須となります。

このため、有償で専門業者と保守契約を結ぶのが一般的です。月単位や年単位で一定額を支払って、故障が発生した場合には専門業者が迅速に対応します。

このように保守契約は地味な存在ですが、ハードウェア機器を使う上では不可欠の存在です。だからこそ、自社にとって最適な保守契約を選びたいものです。

そこで、本稿では保守契約の概要を説明し、契約の種類ごとに特徴を示します。そして、保守契約は長期の契約となりがちであるため請求管理も複雑となるので、請求管理上の留意点についても解説します。

保守契約の種類

保守契約には、センドバック保守とオンサイト保守という2つの種類があります。これらの特徴を把握すれば自社に最適な保守サービスは何かが、自ずと見えてくるはずです。

まずセンドバック保守ですが、製品が故障した場合にメーカーや販売店に郵送して修理を行ったり、代替品と交換して送り返してもらうサービスです。

センドバック保守が適しているのは、修理による断絶期間なくサービスを継続利用することが求められるようなケースです。

これに対して、オンサイト保守とは顧客のところへ技術者が出向いて、その場で故障や不具合の改善を行うサービスです。出張修理という方式をとります。

オンサイト保守が適しているのは大型のサーバーやコピー機など業者までの輸送が困難であったり、業務への影響が大きく迅速な修理が求められるようなケースです。

請求管理とは、取引先に請求を行い代金を回収するまでの一連の事務処理のことです。

請求管理の流れは、①請求の締め、②請求書の発行、③請求書の送付、④入金情報の確認、⑤リストの消込というものになります。保守契約は契約期間が長期にわたることが多く、請求管理には慎重さが求められます。

具体的には、保守契約をどの顧客と、どの契約形式で締結したのかを正確に把握して取引先に請求書を送るのですが、誤った請求を行うと自社の信用問題にもなりかねません。同時に保守サービスを適切に行っても代金の回収がなされないと自社の資金繰りにも影響を及ぼしかねないのです。

請求管理上の留意点として、特に注意を要するのが消込作業です。

上記フローでは⑤リストの消込に該当します。消込作業は属人化しやすく、例えば「この振込人名義はA社のこと」「請求金額と振込金額が違うのは振込手数料を差し引いているため」など、ベテランの経理担当者に依存するようになってしまうのです。

こうなってしまうと一部の経理担当者だけが作業内容を把握するようになり、担当者が代わった場合に過誤が頻発するのです。

請求管理は取引先企業の増加に伴って作業量が格段に増えていくため、経理担当者への負担はかなり大きなものとなります。しかも、保守契約の場合は契約期間が長期となるためさらに請求管理が複雑なものとなりがちです。

誤請求や入金確認のミスは会社の信頼を揺るがしかねない問題です。絶対的な正確性が求められる以上、属人的な要素は極力排除していかなければなりません。

会社ごとの事情はあるかと思いますが、処理件数が一定規模以上になった場合は請求管理のシステム化は当然の選択肢になってくるはずです。自社にとって最適な業務フローの確立に向けて本稿が参考になれば幸いです。

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