ハードウェア機器の保守契約における入金消込の留意点とシステム化のメリット

ハードウェア機器の保守契約における入金消込の留意点とシステム化のメリット

パソコンやプリンター複合機などのハードウェア機器は障害が発生しやすく、定期メンテナンスが不可欠です。また、技術的な質問や最新版への更新といったサービスも必要ですし、利用する中でバグが生じればプログラムの修正作業しなければなりません。これらの業務をまとめて提供するのが保守契約です。ハードウェア機器の故障は会社業務の全体的な停止にもつながりかねません。このため、故障を未然に防止して円滑に運用するために保守契約は不可欠です。

もっとも、保守契約の場合、サービスの代金の支払いが後日となるケースも多く、その場合経理担当者が入金消込を行わなければなりません。本稿では入金消込を行う際の留意点を解説し、業務効率化へのポイントも指摘します。

消込作業とは?

顧客からの注文と商品の引渡が完了することで、帳簿上も売上が計上されるのが原則です。一般的な商品の大半はこのような処理となります。

しかし、ハードウェアの保守契約の場合は多少異なる場合があります。つまり、受注は終わっているものの入金がなされていない場合です。この場合の会計処理ですが、いったんは売掛金とされ、その後入金が行われると売掛金は消去されます。売掛金を帳簿上から消す作業が入金消込です。

なお、支払消込とは支払い情報と照らし合わせながら買掛金を消していく作業のことで、入金消込とは逆の処理となります。

消込作業で銀行振込を利用する際の留意点

消込は実際の入金情報と照合しつつ慎重に行わなければなりません。ところが、クライアントの数が増えるにつれて処理も複雑化します。特にハードウェア業界の場合は、企業毎に異なる対応なども頻繁に発生するため、入金日がバラバラになったり、入金単位が商品ごとに異なったりと、確認する項目が多くなりがちです。そのため手作業で処理を行っていると入力間違いや未入金の見落としなどが発生する恐れが高まるのです。

特に、間違いの発生しやすいポイントとして銀行振込を指摘できます。銀行振込はミスの発生する温床となりがちです。では、どのような点に留意すべきでしょうか。

第一に、振込人名義と契約者名義の不一致です。保守契約を契約した人と振り込みを行った人の名義が違っていて、入金情報がどの契約と対応しているのかわからなくなってしまうのはよくある間違いです。偶然、同姓同名の顧客がいる場合に間違ってしまうことも起こりえます。

第二に、入金額の間違いが起こりやすいことです。銀行振り込みを利用すると、クライアント自身が金額を入力ために実際の請求金額と照合できず入金額の間違いが頻繁に発生します。また、振込手数料を含むか含まないかという点も齟齬が生じやすい点です。

消込作業をシステム化するメリット

データを目視で確認して作業を行う場合、その正確性は作業者の熟練度に依存します。例えば、入金額が契約額と一致しているか、請求先と振込人名義は一致しているか、これらを間違いなく行うのは相当な熟練を要します。一朝一夕にできるようにならないのは自明です。そこで、求められるのはシステム化です。消込をシステム化することで次のようなメリットが得られます。

第一に、消込作業のスピードと正確性が向上します。システム化によって通帳の入金データの目視による確認は自動化され、人為的なミスを回避できます。非熟練の経理担当者でも入金消込を行えるようになります。

第二に、入金状況をリアルタイムで確認できます。銀行振込による入金をいちいち確認していると、タイムラグが生じてしまいます。この点、システム化することで自動で入金データを取得でき、入金情報を即座に把握できるのです。

まとめ

システム化の導入は自社の状況もあり、導入すべきかどうかは一概に結論付けられません。しかし、契約数の増加に伴い、会計処理の手間は比例的に増大します。どこかのタイミングでシステム化は検討すべき選択肢となるはずです。本稿を参考にしてそのタイミングを模索していただければ幸いです。

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