ハードウェア保守サービスにおける請求管理のポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

ハードウェア保守サービスとは、IT機器以外にも様々なハードウェア機器に対しての保守サービスが存在します。その請求パターンは毎月定額だけでなく、様々な契約条件に応じた方法があることから、その態様に適した請求管理を行うことが必要になります。本記事においては、ハードウェア保守サービスにおける請求管理の留意すべきポイントをご紹介します。

ハードウェア保守サービスとは

ハードウェア保守サービスとは、IT機器や電気・機械系の機器など、ハードウェアと呼ばれる製品に対する点検やや障害復旧などの保守サービス業務のことをいいます。

保守サービスの内容については、例えばIT機器などの場合は、基本保守契約やオプションごとの保守契約などサービス形態に応じて設定しているケースもあります。

契約当事者としては、ユーザーとの間で直接契約する場合や、製品保証として、ハードウェアの納入先からの再委託というケースも存在します。料金や期間は様々ですが、一定の期間を契約期間定めて、定額料金とするケースが一般的です。

ハードウェア保守サービスにおける主な請求パターン

ハードウェア保守サービスにおける請求パターンとしては、主に以下のケースがあります。

(1)月額請求

保守契約期間に亘って、毎月定額請求するケースです。追加作業や部品代など、通常保守の範囲外のサービス提供が発生した場合は、上乗せ請求する形になります。請求回収のパターンとしては、当月分当月回収の場合や、当月請求翌月回収(月末の債権残高が発生)するケースが存在します。

(2)年額請求

保守契約期間の初回に年間保守料を請求するケースです。年間分を請求するため、期間経過前に相当する保守料は前受金として残高が発生します。

請求管理のポイント

ハードウェア保守サービスに係る請求管理については、請求パターンに応じて適切に管理を行う必要があります。したがって、請求管理のポイントとしては、主に以下の4つを留意することが必要です。

(1)契約単位別の請求情報の適切な管理

既述のとおり、保守サービスに係る請求パターンについては、月額請求や年額請求などの請求回数だけでなく、追加料金の請求や〆後請求時期など、契約条件によって様々なケースがあります。したがって、取引先に対して正確に漏れなく請求するためには、契約単位別の請求情報(請求時期・回数など)を適切に管理する必要があります。

(2)請求内容の取消・修正への適切な対応

また、契約内容については、途中でキャンセルや変更などの場合も想定されることから、適宜請求内容の情報の取消(請求不要な状態にすること)や正しい情報への変更をタイムリーに反映することで、取引先への請求へ適宜に反映できるようにする必要があります。

(3)請求業務の標準化・自動化 

請求業務フローが定まっていない場合や、複数人で担当する場合に情報の一元化などが図られていないと、無駄な作業時間が発生し、不必要な要員確保に繋がります。請求情報の一元化や共通化、また請求書発行業務の標準化や自動化をすることで、業務の効率化を図り、生産性を向上させることによって、コスト削減を図る必要があります。

(4)請求パターンに応じた残高管理

請求のタイミングによって、売掛金や前受金がそれぞれ発生することが想定されます。通常、売掛金と前受金の残高管理は複雑となるケースが多いことから、請求情報をもとに、回収消込を正しく処理したうえで、適切な残高管理を行うことが重要となります。

まとめ

ハードウェア保守サービスにおいては、様々な請求パターンがあり、それらの請求管理を適切におこなうためには、複数の請求情報を正確かつタイムリーに集約し、一元化することが重要となります。

そのためには、あらゆるパターンに応じた請求管理情報を一元化できるシステムの導入が必要になるため、自社にとって必要な課題を解決できる最適なシステムを検討することが重要です。

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