保守料の請求業務を効率的に管理するポイントとは?

保守料あるいは保守費用についての明確な定義はありませんが、一般的には設備機器の導入やソフトウェアの開発後において、品質を一定に保つために機器導入事業者等の最低限の経費相当額とされています。

ソフトウェア業界では、将来のアップデートやバグ除去のために、開発総コストの10%~15%としていることが多いようです。

近年では、保守料の意義が拡大し、EC事業者による、サーバーのメンテナンスコストや、オンライン・プラットフォームの改善・更新等も、この保守料に含まれるケースがあります。

これらの保守料は、顧客と年間契約、あるいは数か月単位での契約とすることが多く、通常は利用期間(例えば1年利用)の定期自動更新契約となっています。

保守料の一般的な会計処理

年間契約時の保守料を前もって収入した場合は、これを契約期間で均等に売上認識することが妥当であり、未経過期間分については、前受としなければなりません。

例えば、契約時に1年分の保守料を収入した場合は、これを12か月間で均等に按分して、期間が経過するごとに売上高に計上します。

仮に、保守料の支払者が税法の例外判断基準である「短期の前払費用(法人税基本通達2-2-14)」に沿って、支出時の一時費用としていた場合においても、代金を受け取った側の会計処理には影響しませんので留意が必要です。

保守料の請求管理の留意点

従量制の保守料金の請求

保守料金が毎月変動する代表的なケースとして、コピー機メーカーにおける「カウンター保守契約」があります。

これは、コピー機の利用度に応じて、従量制で顧客に課金する仕組みで、コピー機メーカーにとって重要な収入源になっている他、顧客にとって、万一の故障時には作業員の出張修理料等を負担する必要がないようにした仕組みです。

このような固定料金制なっていない保守契約の場合、顧客への課金を適切に実行できるよう、毎月決められた日までに顧客の利用量を測定し、請求できるようにしなければなりません。大手コピー機メーカーでは、コピー機をオンラインで繋げることで、利用量を常時把握するとともに、コピー機の状態もチェックしています。

固定制や複数契約がある場合の保守料金の請求

毎月の作業実施に基づいて、定額で顧客に請求する場合は、作業の指示に基づいた作業の完了が、該当月になっていることを確認できる仕組みも必要です。

また、同じ顧客が異なる保守契約を同一の事業者と締結している場合(例えば、複数のコピー機がある、いくつかのシステムに関する保守契約がある等)には、それぞれの請求対象資産の契約が有効になっているかどうか、月途中での契約のアップグレード・ダウングレードの有無はどうか、等を確認する必要があります。

請求対象によっても留意点が変わります。

企業間取引では掛売りにより、締め日ごとに請求をかけることが通常ですが、一般消費者に対する請求処理では、クレジットカードで請求をかけることが多くなりますので、契約不備等によるカード会社からの入金漏れを防ぐ必要があります。

請求管理の効率化を目指す

多くの取引先は月末締めが一般的ですが、取引先によっては20日締めや25日締もあり、さらに取引先毎に請求金額が異なれば、これらを管理することは非常に煩雑となります。

保守契約に基づく保守料は、毎月で顧客に請求することが多いため、保守料金の請求処理を自動化しやすく、この自動処理機能があるシステムを使うことで、毎月の請求がスムーズになります。

システムによる請求処理の他にも、銀行CSVデータをシステムと連携するか、API接続により日々入金データを把握することで、自動請求額の消込処理にも対応できるようになります。

これらの機能をフル活用することで、請求から入金までの一連の業務まで、人手を介さずにできるため大量のトランザクションを期日までに処理できます。専用の人員を配備することが不要になり、人件費の抑制にも有効です。

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