保守契約の段階別管理ポイントを解説!企業が求められる保守契約とは?

保守契約の段階別管理ポイントを解説!企業が求められる保守契約とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

契約書には権利や義務、そしてリスクに関する情報が記載されており、契約アナリティクスは貴重なさまざまなデータをビジネスへ活かすことになります。その第一歩は契約書に記載されている主な項目をリストアップし、データに変換することです。

本記事では保守契約の項目の中で管理しなければならない項目を段階別にご紹介しています。

保守契約とは

システム開発時には不具合が常につきまとっており、ユーザーが利用する時点で想定外の不具合が出現することも珍しくありません。

このような不具合が生じた時、または最初のシステムについて改善してもらいたい時にスピーディーな対応を行ってもらうための契約が保守契約です。一般的には、効率的にシステムを活用できる保守体制を作ってもらうことを契約に入れて締結されるケースがあります。

他にも運用契約や保守管理契約などの契約も存在します。

保守契約書の管理術

最初に保守契約のポイントとして、契約書内の内容を考えなければなりません。

どのような項目をリストアップするか、本記事では、「最低限の契約内容」「一般的な契約内容」「企業が求められる契約内容」の3つのレベルに分類しています。

最低限やるべき保守管理のポイント

保守契約を作成する際の最低限として、契約相手の名前と契約内容が明記してある契約書を作成しましょう。

  • 契約相手名
    特定契約相手に対する販売や仕入れに関する依存度を把握
  • タイトル
    契約に関する内容把握

上記2つの項目は最低限データとして保管しておきましょう。

一般的な保守管理のポイント

一般的な保守契約の事項としては、上記2つの事項に加えて以下の項目が入ります。

  • 契約締結日
    開始日の古さと信頼関係が合致しないことを把握、バックデートの監査
  • 契約の開始日(有効期限が開始した日)
    開始日の古さと信頼関係が合致しないことを把握、バックデートの監査
  • 契約の終了日(有効期限が終了する日)
    更新や再契約を忘れるのを防ぐ
  • 自動更新について
    更新や再契約を忘れるのを防ぐ
  • 再委託ができるかどうか
    再委託近視義務違反について防止
  • 取引金額
    特定契約案件に対する販売や仕入れ依存度に関する把握
  • 所管部署
    責任部署を把握、部署ごとにある偏りや依存度を把握
  • 管理番号
    稟議と紐付け、漏れを防止

上記のうち、保守契約の管理ポイントとして重要なのは、「契約の終了日(有効期限が終了する日)」「自動更新について」「再委託ができるかどうか」の3つ。更新や再契約の問題は、保守契約の根幹といっても過言ではないほど重要な項目です。

大型保守契約ともなれば、ひとつの契約の有無で数千万円~数億円動く契約も存在します。

企業が求められる保守管理のポイント

保守契約の理想は、下記10項目が加わった保守契約書です。

  • 自社フォーマットからの変更有無
    リスクに関する概要の把握
  • 損害賠償額について予定や上限
    最大リスクの把握
  • 支払いサイト
    貸し倒れリスクを把握
  • 競売避止義務について
    競売避止義務違反に対する防止
  • 再委託ができるかどうか
    再委託近視義務違反について防止
  • OSSを使えるかどうか
    OSS利用禁止義務違反について防止
  • 知的財産権共有義務について
    知的財産権共有義務違反について防止
  • 下請け取引が該当するか
    下請法違反するか、下請法の調査対策
  • 準拠法
    リスクや外国法調査に関するコストの把握
  • 紛争解決手段
    リスクや外国法調査に関するコストの把握

本記事でご紹介した20項目の記載がある保守契約書が作成できれば、万全といえるほど確かな契約書になり得ます。ただし、100%安全といえる保障はできないので、参考程度にみてもらえるとうれしいです。

今後、保守契約を結ぶ際は、上記の項目が記載されているかを確認し、記載されていない場合は、同様の項目または、同等の意味を持つ項目を増やしてみてください。

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