レンタル契約における売上管理の解決方法とは?リース契約との違いも解説

レンタル契約における売上管理の解決方法とは?リース契約との違いも解説

レンタル契約の売上金額は複数の単価掛率、貸出期間等を加味して算出する必要があるため、経理処理に苦戦する経理担当者もいるのではないでしょうか?また、レンタル契約とリース契約にはどちらも「貸し出し」という共通点があるため、処理方法の違いがわからず混乱していませんか?

本記事では、レンタル契約の基本から売上管理の課題、作業効率アップの紹介、さらにリース契約との違いを解説していきます。

レンタル契約とは

レンタル会社が所有している設備や備品などをユーザーへ貸し出し、その賃借料を収益とする取引契約です。使用期間のしばりがないので、ユーザーは必要な期間のみ賃借が可能です。不要になった際はいつでも返却できます。貸手側は、収益(売上)認識をレンタル案件、対応期間ごとに詳細に把握する必要があります。

レンタル契約とリース契約の違い

同じ「貸し出し」という意味を持つリース契約とは何が違うのでしょうか?リース契約は、ユーザーが必要とする設備や備品などをリース会社が代わりに購入します。そのリース資産を長期に渡って貸し出し、一定のリース料を収益(売上)計上する取引契約です。基本、途中解約が出来ないのが特徴です。

2つの契約の大きな違いをまとめてみましょう。

レンタル契約

  • レンタル会社がすでに所有している設備や備品の貸し出し
  • 比較的短期契約
  • 必要に応じていつでも返却可能

リース契約

  • ユーザーの依頼に合わせてリース会社が新規購入した設備や備品の貸し出し
  • 比較的長期契約
  • 中途解約は基本できない

レンタル契約とリース契約には大きな違いがあることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

レンタル契約による売上金額の算定方法

レンタル契約は、ユーザーが必要とするものを必要な期間だけ貸し出す取引契約なので、貸手側の経理処理が複雑になります。レンタル単価、貸出期間の変動など、収益(売上)金額の算定に関わる内容を詳しく紹介していきます。

レンタル単価が複雑

取引先、設備や備品、日数などの違いによってレンタル単価が変動します。レンタル単価には複数の単価が存在し、それぞれのレンタル品の契約に合わせた単価を正確に適用しなければなりません。単価の種類は以下の通りです。

  • 最低日数単価
  • 日極単価
  • 月極単価
  • 月極日割単価
  • 期間単価
  • 期間終了後継続単価

それぞれの契約に合わせてレンタル金額を算出し、収益(売上)を計上します。

「月極日割」と「月額切替」

日極単価と月極単価を織り交ぜて収益(売上)計上が必要になる場合があります。

  • 月極日割:月の途中で貸出、返却がされた場合の収益計算方法
    レンタル初月と返却日は日割計算して、継続する月は月極で収益計上をします。
  • 月極切替:切替日を設定し日極から月極に変更する場合の集計計算方法
    2カ月目までが日極計算で、切替設定日を越えた日から月極で収益計上します。
    ただし、最終月の1カ月に満たない端数日数は日割計算をします。

レンタル商品の貸出期間や貸出数量の変更

レンタル契約は、商品の貸出期間や貸出数量が最初の契約から変更になることもしばしばです。そのたびに再計算が必要になるため、非常に業務負荷がかかります。

エクセル管理をしている企業によくある課題

レンタル料をエクセルで管理している企業も多いのではないでしょうか。複雑な管理が課題だと感じている企業も少なくないようです。たとえば、以下のような課題が考えられます。

  • エクセル管理の属人化や入力ミスの発生
  • 貸出期間や貸出金額計算など複数のエクセルファイルで管理しているので、照合等に手間がかかる
  • 拠点ごとにエクセル管理ファイルが異なり、業務統一が難しい
  • 契約情報が担当者個人で管理をしているため、担当者がいないと情報確認が難しい

このような課題が積み重なれば、業務時間のロスや生産性の低下につながる可能性もあるでしょう。

効率よく売上管理を行うには?

レンタル契約に伴う売上計上管理は、ユーザーの意向に合わせたレンタル期間を加味し、複数の単価を駆使して売上額を確定しなければなりません。経理担当者は、大変労力のかかる業務だと感じているでしょう。この膨大な労力を最小限に抑えるには、レンタル業に特価したシステムの利用がおすすめです。

システムを利用するメリットは以下の通りです。

  • 貸出期間に応じて売上金額が自動計算されるので、請求書の計算ミスがなくなる
  • 貸出期間延長時の請求もれがなくなる
  • 商品ごとの売上実績や売上予測などの分析が容易になる
  • 情報を共有することで、情報の属人化が回避される
  • タイムリーな情報が確認できる

システムを導入するとメリットも大きいですが、コストが発生してしまいます。業務の生産性とコストを比較して、業務内容に見合ったシステムを導入することが大切です。

まとめ

レンタル契約はユーザーにとって非常に利用しやすい契約ですが、貸手側の経理処理は複雑で、細部に注意を払う必要があります。テレワークが推進されているなか、データは属人化するものではなく、共有する方向性に変わってきています。上手にシステムを利用して生産性アップを図ってはいかがでしょうか?

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