e-文書法と電子帳簿保存法の違いとは?要件や対象文書を解説

リモートワークの普及にあわせて、書類の電子化を検討している法人の方は多いと思われます。電子化に関する法律には「e-文書法」や「電子帳簿保存法」がありますが、要件や対象となる文書が異なることはご存知でしょうか?

この記事では、混同しがちな「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の違いを解説していきます。

e-文書法とは

e-文書法とは、これまで紙で保存することが義務付けられていた文書を、電子データでも保存できるということを定めた法律です。法人の業務コストの削減やリスク管理の強化を目的として2005年に施行されました。

対象となるのは会社法や商法、法人税法などで保存が義務付けられている文書で、その範囲は多岐にわたります。代表的な文書には以下のようなものがあげられます。

e-文書法が適用できる文書例

  • 法人の定款、株主総会議事録
  • 会計帳簿
  • 建築図面
  • 診察記録

e-文書法を適用して書類を電子データで保存するために、以下の4要件が定められています。

なお、要件はすべて満たす必要はなく、ほとんどの文書は「見読性」を満たすことが求められています。重要性に応じて、「完全性」、「機密性」、「検索性」が求められます。

見読性ディスプレイ上で鮮明に文字を読むことができるか。
完全性改ざんを防ぐ措置(タイムスタンプなど)がされているか。
機密性データをパスワードなどで保護しているか。
検索性見たいデータをキーワードなどで検索できるか。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、以下のような国税関係帳簿などの一部または全部を電子データで保存できるという法律です。e-文書法よりも対象範囲は狭く、国税庁が管轄しています。適用するためには、所轄税務署長への申請が必要となります。

電子帳簿保存法が適用できる帳簿・書類例

  • 国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳など)
  • 決算関係書類(貸借対照表、損益計算書など)
  • 取引関係書類(契約書、見積書、請求書など)

電子帳簿保存法では書類の保存方法が3通りあり、

①電磁的記録(データ)での保存
②マイクロフィルムでの保存
③紙媒体書類のスキャナによる保存

で行います。ただし、帳簿類はスキャナでの保存が認められていないため注意しましょう。

電子帳簿保存法を適用するためには、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の確保・データの訂正
・削除履歴を確認できること。
・保存したデータと関連する帳簿の関連性を相互に確認できること。
・データを保存しているシステムの関係書類(仕様書など)を備え付けておくこと。
可視性の確保・ディスプレイや書面に、整然
・明瞭な状態で速やかに出力できるようにすること。
・取引年月日や勘定科目を検索条件とできる検索機能を確保すること。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法と電子帳簿保存法は混同されがちですが、以下の表のように対象文書や要件、適用のために申請が必要か否かなどに違いがあります。


e-文書法電子帳簿保存法
対象文書会社法、商法、法人税法などで保存が義務付けられている文書 ※電子帳簿保存法の対象文書を含む国税関係帳簿、決算関係書類など
要件見読性、完全性、機密性、検索性真実性・可視性の確保
所管内閣府国税庁
申請の要否不要必要(所轄税務署長)

e-文書法は、書類の電子化の大枠を定めた法律であり、電子帳簿保存法は国税関係帳簿などに限定して規定された法律です。よって、帳票類を電子化したい場合は、電子帳簿保存法に従う必要があります。また、電子帳簿保存法は税務署長への申請が必要な点から、e-文書法より適用のためのハードルが高いものであるといえます。

e-文書法や電子帳簿保存法を適用するために最も簡単な方法は、専用のシステムやサービスを利用することです。自社でゼロから環境を構築する必要がないため、低コストで要件を満たすことができます。

まとめ

この記事では、e-文書法と電子帳簿保存法の違いを解説しました。e-文書法は対象が広範にわたっており、電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や決算関係書類などだけが対象となっていることに加え、適用には申請が必要となります。

書類の電子化をしたい場合は、双方の法律の違いを理解したうえ、システムなどの導入も視野に入れて検討するとよいでしょう。

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